PAGE基建類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司基建類檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在公司建設(shè)、管理、維護及改擴建等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目從項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建類檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀或拒絕歸檔。2.完整性原則全面收集基建項目各階段形成的文件材料，保證檔案內(nèi)容完整，反映項目建設(shè)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，與項目實際情況相符，數(shù)據(jù)可靠，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.系統(tǒng)性原則按照基建項目的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，對檔案進行科學(xué)分類、組卷，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保基建檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善基建類檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)基建項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對項目建設(shè)過程中的檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。3.參與基建項目的前期論證、設(shè)計審查、招投標(biāo)、合同簽訂等活動，對涉及檔案管理的條款提出意見和建議。4.負(fù)責(zé)收集、整理、保管基建項目各階段形成的檔案，按照規(guī)定進行分類、編號、編目、裝訂等工作，建立健全基建檔案目錄數(shù)據(jù)庫。5.負(fù)責(zé)基建檔案的鑒定、銷毀工作，對超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)提供基建檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進行登記。7.負(fù)責(zé)基建檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。8.組織開展基建檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員的檔案意識。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在基建項目建設(shè)過程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、及時。2.按照檔案管理部門的要求，對項目建設(shè)過程中形成的各類文件材料進行分類整理，編制文件材料移交清單，定期向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好基建項目檔案的驗收工作，提供相關(guān)資料和說明，對驗收提出的問題及時進行整改。4.在項目建設(shè)過程中，督促各參建單位做好檔案管理工作，將檔案管理納入合同管理范疇，明確參建單位的檔案管理責(zé)任。（三）項目設(shè)計單位職責(zé)1.在項目設(shè)計過程中，按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成完整、準(zhǔn)確的設(shè)計文件，并對設(shè)計文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.向項目建設(shè)單位提供設(shè)計文件的電子版本和紙質(zhì)版本，確保設(shè)計文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合項目建設(shè)單位和檔案管理部門做好設(shè)計變更文件的收集、整理和歸檔工作，及時提供變更依據(jù)和相關(guān)說明。（四）項目施工單位職責(zé)1.建立健全項目施工檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工過程中文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.按照合同要求和檔案管理部門的規(guī)定，及時整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、物資資料、工程照片等，確保檔案資料真實、完整、有效。3.在工程竣工后，按照檔案管理部門的要求，將整理好的施工檔案移交項目建設(shè)單位，配合做好檔案驗收工作。（五）項目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對項目施工過程中的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保施工單位按照規(guī)定及時整理和歸檔文件材料。2.審核施工單位報送的檔案資料，對不符合要求的及時提出整改意見，督促施工單位整改到位。3.參與項目檔案的驗收工作，提供監(jiān)理過程中形成的文件材料和相關(guān)意見。三、檔案的形成與收集（一）項目規(guī)劃階段1.項目立項批復(fù)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。2.項目規(guī)劃設(shè)計方案、規(guī)劃圖、效果圖等。3.與項目規(guī)劃相關(guān)的會議紀(jì)要、專家論證意見、請示報告等。（二）項目設(shè)計階段1.初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件，包括設(shè)計說明書、圖紙、概算等。2.設(shè)計變更文件，包括變更通知單、設(shè)計變更圖紙、變更說明等。3.設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等。（三）項目施工階段1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底文件等。2.施工日志、工程大事記等。3.工程測量記錄、材料檢驗報告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。4.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。5.工程質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量問題整改報告等。6.工程進度計劃、進度報表、工程進度照片等。7.工程簽證單、工程聯(lián)系單、索賠文件等。8.施工過程中形成的各類合同文件，包括施工合同、監(jiān)理合同、物資采購合同等。（四）項目竣工驗收階段1.工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。2.工程質(zhì)量評估報告、工程竣工預(yù)驗收報告等。3.工程竣工決算報告、審計報告等。4.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。5.工程竣工驗收會議紀(jì)要、驗收意見等。（五）其他文件材料1.項目建設(shè)過程中形成的各類榮譽證書、獎狀、錦旗等。2.與項目建設(shè)相關(guān)的聲像資料，包括照片、錄音、錄像等。3.項目建設(shè)過程中形成的電子文件，如電子圖紙、文檔、數(shù)據(jù)等。各部門和參建單位應(yīng)按照上述要求，及時收集本部門或本單位在基建項目各階段形成的文件材料，并確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照項目進行整理，一個項目的檔案應(yīng)集中在一起，不得分散。2.按照檔案形成的規(guī)律和特點，對文件材料進行分類整理，一般可分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件、工程聲像及電子文件等類別。3.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號可采用分類流水編號的方式，如工程前期文件為A類，編號為A001、A002……；工程設(shè)計文件為B類，編號為B001、B002……等。4.對每份文件材料進行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號、密級等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。5.對紙質(zhì)文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（二）歸檔要求1.項目建設(shè)部門應(yīng)在項目竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的基建檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級等，移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回項目建設(shè)部門進行整改，直至符合要求為止。4.檔案管理部門應(yīng)將歸檔的基建檔案按照規(guī)定進行分類存放，建立檔案庫房管理制度，確保檔案的安全保管。五、檔案的保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。檔案應(yīng)按照分類順序存放，標(biāo)識清晰。（二）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：項目立項批復(fù)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質(zhì)量評估報告、工程竣工決算報告、審計報告、工程竣工圖等。2.長期保管的檔案包括：工程設(shè)計文件、施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底文件、施工日志、工程大事記、工程測量記錄、材料檢驗報告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量問題整改報告、工程進度計劃、進度報表、工程進度照片、工程簽證單、工程聯(lián)系單、索賠文件、工程質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量問題整改報告等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括：與項目建設(shè)相關(guān)的一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全保管。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在查閱、借閱過程中受到損壞或丟失。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱情況進行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)與公司內(nèi)部人員相同。5.涉及國家機密、商業(yè)秘密的基建檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。（二）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立基建檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案編號、文件題名、責(zé)任者、日期、來源、去向、查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.定期對基建檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，及時掌握檔案的管理情況和利用情況，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.按照上級主管部門的要求，定期向上級主管部門報送基建檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)基建檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的保管期限是否合理，是否還有繼續(xù)保存的價值，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀工作1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的基建檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級等