PAGE文明學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文明學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文明學(xué)校各部門、各年級組、各班級及全體教職工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、學(xué)生管理、后勤服務(wù)等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，涵蓋學(xué)校工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)校工作的實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對各部門移交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目、上架、保管等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記和統(tǒng)計工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級主管部門頒發(fā)的與學(xué)校工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校文件：學(xué)校黨委會、校長辦公會、行政會等會議記錄、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。3.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教材、試卷、成績冊、教學(xué)研究成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.科研檔案：科研項(xiàng)目申報書、研究計劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報告、論文著作、科研成果鑒定材料等。5.師資隊(duì)伍建設(shè)檔案：教師個人檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料、職稱評定材料等。6.學(xué)生管理檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生獎懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評價材料、畢業(yè)生登記表等。7.行政管理檔案：學(xué)校規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、工資福利、財務(wù)審計、房產(chǎn)基建、設(shè)備購置等文件材料。8.后勤服務(wù)檔案：物資采購、維修記錄、水電管理、環(huán)境衛(wèi)生、食品安全等方面的文件材料。9.外事檔案：學(xué)校對外交流合作協(xié)議、來訪接待記錄、出國考察報告等文件材料。10.聲像檔案：學(xué)校重大活動、會議、教學(xué)實(shí)踐、校園風(fēng)貌等方面的照片、錄像、錄音等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，定期移交學(xué)校綜合檔案室。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時收集，及時移交。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理工作、教學(xué)工作、科研工作、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理、后勤服務(wù)、外事工作等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的數(shù)據(jù)。3.長期保管的檔案是指反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的數(shù)據(jù)，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映學(xué)校局部工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的數(shù)據(jù)，保管期限為5年至15年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、轉(zhuǎn)借檔案。（二）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱時間、查閱人、借閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)校檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）檔案信息開發(fā)與利用1.綜合檔案室應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，編制檔案檢索工具、專題匯編、參考資料等，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供信息支持。2.利用檔案舉辦展覽、講座等活動，宣傳學(xué)校的歷史和文化，發(fā)揮檔案的教育功能。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時間、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用符合學(xué)校實(shí)際需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對電子檔案