PAGE審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高審計(jì)工作質(zhì)量和效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合審計(jì)機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)機(jī)關(guān)及所屬單位在各項(xiàng)審計(jì)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計(jì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映審計(jì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，設(shè)置檔案庫房、閱檔室、整理室等工作場所。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本機(jī)關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，并做好記錄。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.參與檔案信息化建設(shè)，錄入、維護(hù)檔案信息。5.協(xié)助開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計(jì)項(xiàng)目檔案包括審計(jì)通知書、審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等相關(guān)材料。2.行政管理檔案如機(jī)關(guān)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案（與審計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)部分）等。3.其他檔案如科研成果、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、外事活動(dòng)檔案等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門，不得自行留存。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理要求。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照審計(jì)項(xiàng)目、行政管理類別和其他類別進(jìn)行一級分類，再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體特點(diǎn)進(jìn)行二級及以下分類。例如，審計(jì)項(xiàng)目檔案可按年度、項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類；行政管理檔案可按文書種類、時(shí)間順序分類等。2.編號為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用年度類別流水號的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，便于檔案的存放和取用。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映審計(jì)工作重大事項(xiàng)、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如重要審計(jì)項(xiàng)目的綜合性文件材料、涉及重大違法違紀(jì)問題的審計(jì)檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。具體劃分根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用價(jià)值確定。例如，一般性審計(jì)項(xiàng)目的檔案可保管30年；一般性行政管理文件可保管10年。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案壽命。五、檔案的利用（一）利用范圍1.審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、其他單位依法查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。上級機(jī)關(guān)、相關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。司法機(jī)關(guān)等依法查閱檔案，應(yīng)持有相關(guān)法律文書，按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立閱檔室，為利用者提供必要的查閱條件。2.對利用檔案的情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員姓名、單位、時(shí)間、檔案內(nèi)容等信息。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件或電子副本，但涉及保密內(nèi)容的檔案除外。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如保管期限已滿且無繼續(xù)利用價(jià)值的檔案、重復(fù)或內(nèi)容無效的檔案等，予以鑒定剔除。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)審計(jì)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.安裝檔案管理軟件，確保軟件功能符合檔案管理規(guī)范和業(yè)務(wù)需求。（三）電子檔案管理1.對電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步形成、同步管理。2.按照檔案分類方案對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案信息系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員職責(zé)。2.采取防火墻、入侵檢測、防病毒等安全防護(hù)措施，保障系統(tǒng)安全運(yùn)行。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檔案管理部門負(fù)責(zé)對自身工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度規(guī)定。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年至少進(jìn)行一次全面的檔案工作檢查，對檔案管理情況進(jìn)行詳細(xì)審查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分檔案或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（四）檢查結(jié)果處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)