PAGE城建檔案館檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案館檔案收集工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)和管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本館對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案的收集工作。包括但不限于城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房屋建筑工程、市政工程、園林景觀工程、地下管線工程等項(xiàng)目檔案。（三）基本原則1.依法收集原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，依法開展檔案收集工作，確保檔案收集工作的合法性和規(guī)范性。2.全面收集原則：涵蓋城市建設(shè)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的全面性和完整性。3.及時(shí)收集原則：在項(xiàng)目建設(shè)過程中及相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)跟進(jìn)檔案收集工作，避免檔案散失或遺漏。4.質(zhì)量控制原則：對(duì)收集的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理和保管要求。二、檔案收集范圍（一）城市規(guī)劃?rùn)n案1.城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件、圖紙、模型及相關(guān)審批資料。2.規(guī)劃調(diào)整、變更的相關(guān)文件和記錄。（二）城市建設(shè)工程檔案1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)證件。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、說明書、計(jì)算書等。設(shè)計(jì)變更通知及相關(guān)審批文件。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。工程定位測(cè)量、基槽驗(yàn)線、樓層放線等測(cè)量記錄。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄，如地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位驗(yàn)收資料。分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。施工日志、工程大事記等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量問題通知單及整改回復(fù)等。5.竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表。工程竣工決算審計(jì)報(bào)告。工程質(zhì)量保修書。建設(shè)工程聲像檔案，包括工程建設(shè)前期、施工過程、竣工驗(yàn)收等階段的照片、錄像等。（三）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案1.道路、橋梁、隧道、排水、照明、燃?xì)?、熱力等市政工程的?guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收文件。2.市政工程設(shè)施的維護(hù)、維修、改造等相關(guān)文件和記錄。（四）園林景觀工程檔案1.公園、廣場(chǎng)、綠地等園林景觀項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙及相關(guān)資料。2.植物種植、養(yǎng)護(hù)管理記錄，景觀設(shè)施建設(shè)及維護(hù)記錄。（五）地下管線工程檔案1.城市供水、排水、供電、通信、燃?xì)狻崃Φ鹊叵鹿芫€的普查、探測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收文件。2.地下管線的現(xiàn)狀圖、竣工圖、維護(hù)記錄等。（六）其他相關(guān)檔案1.城市建設(shè)領(lǐng)域的科研成果、新技術(shù)應(yīng)用、學(xué)術(shù)交流等方面的文件資料。2.涉及城市建設(shè)的重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的具有保存價(jià)值的檔案。三、檔案收集職責(zé)分工（一）館內(nèi)職責(zé)分工1.收集整理部負(fù)責(zé)制定檔案收集年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。主動(dòng)與城市建設(shè)各相關(guān)部門、單位溝通協(xié)調(diào)，獲取檔案收集線索，開展檔案收集工作。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理、分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。建立檔案收集工作臺(tái)賬，記錄檔案收集的來源、時(shí)間、內(nèi)容等信息。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)部對(duì)城市建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案符合檔案管理要求。參與重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)。針對(duì)檔案收集工作中存在的問題，提出改進(jìn)意見和建議，提高檔案收集工作質(zhì)量。3.保管利用部負(fù)責(zé)對(duì)收集整理后的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案實(shí)體安全。按照檔案利用規(guī)定，為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。對(duì)檔案收集工作的效果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，為檔案收集制度的完善提供參考依據(jù)。（二）相關(guān)部門職責(zé)1.城市建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本單位建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理要求及時(shí)收集、整理項(xiàng)目檔案，并向城建檔案館移交。配合城建檔案館做好檔案收集工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按照合同約定和檔案管理要求，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，并向建設(shè)單位移交。接受城建檔案館和建設(shè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量符合要求。四、檔案收集程序（一）檔案形成單位預(yù)立卷1.城市建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)按照檔案管理要求，同步開展檔案收集、整理工作，形成預(yù)立卷檔案。2.預(yù)立卷檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）檔案移交申請(qǐng)1.項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工后，應(yīng)及時(shí)向城建檔案館提交檔案移交申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、建設(shè)地點(diǎn)、建設(shè)規(guī)模、檔案形成單位、檔案數(shù)量等基本信息。2.同時(shí)，提交項(xiàng)目檔案預(yù)立卷情況說明，包括檔案整理情況、分類編號(hào)情況、卷內(nèi)文件目錄等。（三）檔案審核與接收1.城建檔案館收到檔案移交申請(qǐng)后，組織業(yè)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。2.審核通過的，辦理檔案接收手續(xù)，出具檔案接收證明。檔案接收證明應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。3.審核不通過的，向建設(shè)單位出具整改意見，要求建設(shè)單位限期整改，整改合格后重新提交檔案進(jìn)行審核。（四）特殊檔案收集對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案，按照國家相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理。在收集過程中，嚴(yán)格履行保密手續(xù)，確保檔案信息安全。五、檔案收集時(shí)間要求（一）項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在取得項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等文件后，及時(shí)向城建檔案館移交相關(guān)檔案。在取得建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等證件后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將證件復(fù)印件及相關(guān)審批資料移交城建檔案館。（二）設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)完成后，施工圖設(shè)計(jì)文件應(yīng)在圖紙會(huì)審后，及時(shí)向城建檔案館移交。設(shè)計(jì)變更通知及相關(guān)審批文件應(yīng)在變更確定后，及時(shí)移交。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件應(yīng)在工程開工前，向城建檔案館移交。2.工程定位測(cè)量、基槽驗(yàn)線、樓層放線等測(cè)量記錄應(yīng)在測(cè)量完成后，及時(shí)移交。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)在材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收合格后，及時(shí)移交。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄應(yīng)在隱蔽工程驗(yàn)收合格后，及時(shí)移交。5.分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)在驗(yàn)收合格后，及時(shí)移交。6.施工日志、工程大事記等應(yīng)按日、月、年及時(shí)整理歸檔，每隔一定時(shí)間向城建檔案館移交。（四）監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則應(yīng)在監(jiān)理工作開展前，向城建檔案館移交。監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)按規(guī)定時(shí)間整理歸檔，及時(shí)移交。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量問題通知單及整改回復(fù)等應(yīng)在工程竣工后，及時(shí)移交。（五）竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工決算審計(jì)報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后，及時(shí)向城建檔案館移交。建設(shè)工程聲像檔案應(yīng)在工程建設(shè)各階段結(jié)束后，及時(shí)整理歸檔，與其他竣工驗(yàn)收文件一并移交。（六）其他檔案城市建設(shè)領(lǐng)域的科研成果、新技術(shù)應(yīng)用、學(xué)術(shù)交流等方面的文件資料，應(yīng)在成果形成或活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)向城建檔案館移交。涉及城市建設(shè)的重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢后，按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)移交。六、檔案收集質(zhì)量控制（一）審核標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況相符。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，編號(hào)應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，卷內(nèi)文件排列應(yīng)有序。3.檔案載體應(yīng)符合要求，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章應(yīng)齊全。4.檔案整理應(yīng)符合國家和行業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，包括卷內(nèi)目錄、備考表、封面等的編制應(yīng)規(guī)范。（二）審核方式1.書面審核：對(duì)檔案的文字材料進(jìn)行詳細(xì)審查，檢查文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性等。2.現(xiàn)場(chǎng)核查：對(duì)檔案形成過程和相關(guān)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地核查，核實(shí)檔案內(nèi)容與實(shí)際情況是否一致。3.數(shù)據(jù)比對(duì)：對(duì)涉及數(shù)據(jù)的檔案，與相關(guān)原始記錄、報(bào)表等進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）整改措施1.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，向檔案形成單位出具整改通知書，明確整改內(nèi)容、整改要求和整改期限。2.檔案形成單位應(yīng)按照整改通知書要求，及時(shí)組織整改，整改完成后提交整改報(bào)告。3.城建檔案館對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決，檔案質(zhì)量符合要求。七、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案收集信息管理系統(tǒng)利用信息化技術(shù)，建立檔案收集信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的在線申請(qǐng)、審核、接收、查詢等功能。通過系統(tǒng)記錄檔案收集的全過程信息，提高工作效率和管理水平。（二）檔案數(shù)字化采集對(duì)收集到的檔案進(jìn)行數(shù)字化采集，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，具備完整的元數(shù)據(jù)信息，便于檔案的存儲(chǔ)、利用和管理。（三）信息安全管理加強(qiáng)檔案收集信息化管理中的信息安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改，確保檔案信息安全。八、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.城建檔案館定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集制度執(zhí)行情況、檔案收集質(zhì)量、檔案移交及時(shí)性等。2.對(duì)城市建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的