PAGE基層社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強基層社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基層社區(qū)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映社區(qū)工作的實際情況，保證檔案的完整性。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門社區(qū)設立專門的檔案管理室，負責社區(qū)檔案的日常管理工作。（二）職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善社區(qū)檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管社區(qū)各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，積極開發(fā)檔案信息資源，為社區(qū)工作提供服務。4.按照規(guī)定向街道檔案管理部門移交檔案，接受上級檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。5.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高社區(qū)工作人員的檔案管理意識和業(yè)務水平。三、檔案的分類與編號（一）分類1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設、黨員管理、群團工作等方面的檔案。2.社區(qū)建設類：涵蓋社區(qū)規(guī)劃、基礎設施建設、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)服務等檔案。3.社會保障類：涉及居民社會保障、就業(yè)、救助等相關檔案。4.綜合治理類：包含社會治安、矛盾調(diào)解、安全生產(chǎn)等檔案。5.文化教育類：有關社區(qū)文化活動、教育工作等方面的檔案。6.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號檔案編號采用“年度類別流水號”的方式。例如：2023黨群001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案。四、檔案的收集（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織、居委會在工作中形成的各類文件、材料、記錄等。2.社區(qū)開展各項活動的計劃、方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。3.居民提交的各類申請、證明、反饋意見等材料。4.與社區(qū)工作相關的上級文件、通知、函件等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要的檔案材料，應同時收集電子文檔，確保檔案信息的數(shù)字化存儲。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應在工作結(jié)束后一周內(nèi)移交檔案管理部門。2.年度終了后，各部門應在次年1月底前將全年的檔案材料整理移交完畢。五、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.文件裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。3.編目編號：編制檔案目錄，對每份檔案進行編號，并加蓋檔案章。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，按照編號順序上架存放。六、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。2.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。3.建立檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，及時剔除已到保管期限的檔案。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。七、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員為開展工作查閱檔案。2.居民因個人事務需要查閱相關檔案。3.上級部門、其他單位或社會組織因工作需要查閱社區(qū)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按規(guī)定收取復制費用。（三）利用登記對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還情況等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成。2.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定小組應形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，經(jīng)社區(qū)負責人批準后實施。（二）銷毀1.對已鑒定需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量銷毀時間等。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行信息化管理。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體社區(qū)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定。3.檔案管理設施設備的運行情況。4.檔案信息化建設情況。