PAGE檔案管理員催繳制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保各類檔案資料的及時(shí)、完整收集與妥善保存，規(guī)范檔案催繳工作流程，提高檔案管理效率，保障公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案管理過(guò)程中涉及的檔案催繳工作。涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等所有檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案催繳工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則明確檔案催繳的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人發(fā)出催繳通知，確保檔案資料按時(shí)、準(zhǔn)確提交，避免延誤或遺漏。3.責(zé)任明確原則清晰界定檔案產(chǎn)生部門、檔案移交責(zé)任人以及檔案管理員在檔案催繳過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于工作推進(jìn)與監(jiān)督。4.溝通協(xié)作原則檔案管理員與各部門保持密切溝通，積極協(xié)作，共同解決檔案催繳過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案管理工作順利開展。二、檔案催繳職責(zé)分工（一）檔案產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案管理規(guī)定和檔案管理員的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將應(yīng)歸檔的檔案資料移交至檔案管理部門。3.明確本部門檔案移交責(zé)任人，負(fù)責(zé)與檔案管理員對(duì)接檔案催繳事宜，及時(shí)反饋檔案整理進(jìn)度和存在的問(wèn)題。（二）檔案移交責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案符合移交要求。2.按照檔案管理員提供的檔案移交清單，逐一核對(duì)檔案資料，確保移交檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交給檔案管理員，并辦理交接手續(xù)。4.對(duì)檔案催繳過(guò)程中檔案管理員提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改和反饋，配合檔案管理員完成檔案催繳工作。（三）檔案管理員職責(zé)1.制定檔案催繳計(jì)劃，明確催繳對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式，并定期跟蹤催繳進(jìn)度。2.負(fù)責(zé)與各部門檔案移交責(zé)任人溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案整理情況，解答相關(guān)疑問(wèn)，提供必要的指導(dǎo)和幫助。3.對(duì)各部門移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回并要求整改。4.建立檔案催繳工作臺(tái)賬，詳細(xì)記錄催繳過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括催繳時(shí)間、催繳對(duì)象、反饋情況、整改結(jié)果等，以便對(duì)檔案催繳工作進(jìn)行全程監(jiān)控和管理。5.定期向公司檔案管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案催繳工作進(jìn)展情況，對(duì)催繳過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題及時(shí)提出解決方案和建議。三、檔案催繳流程（一）催繳準(zhǔn)備階段1.檔案管理員根據(jù)公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)需求，制定年度檔案催繳計(jì)劃。催繳計(jì)劃應(yīng)明確各部門需歸檔的檔案類型、數(shù)量、時(shí)間要求以及催繳方式等內(nèi)容。2.檔案管理員收集和整理公司各類檔案的歸檔范圍、保管期限、整理要求等相關(guān)規(guī)定，形成檔案催繳工作指南，發(fā)放給各部門檔案移交責(zé)任人，以便其了解檔案管理要求和催繳標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理員按照檔案產(chǎn)生時(shí)間和重要程度，對(duì)檔案催繳對(duì)象進(jìn)行分類，確定重點(diǎn)催繳部門和檔案項(xiàng)目，提前做好催繳準(zhǔn)備工作。（二）首次催繳1.在檔案規(guī)定的歸檔時(shí)間到期前[X]個(gè)工作日，檔案管理員向各部門檔案移交責(zé)任人發(fā)出首次催繳通知。催繳通知應(yīng)明確檔案名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間要求、催繳原因以及逾期后果等內(nèi)容，并通過(guò)公司內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊工具或書面通知等方式送達(dá)。2.各部門檔案移交責(zé)任人收到催繳通知后，應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門檔案整理情況進(jìn)行自查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改。對(duì)于能夠按時(shí)完成檔案整理和移交的部門，應(yīng)在收到催繳通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)檔案管理員，并告知預(yù)計(jì)移交時(shí)間。3.檔案管理員對(duì)各部門的回復(fù)進(jìn)行跟蹤和記錄，對(duì)于預(yù)計(jì)按時(shí)移交的部門，提醒其按時(shí)完成移交工作；對(duì)于存在困難或問(wèn)題的部門，及時(shí)與其溝通，了解具體情況，協(xié)助解決問(wèn)題，確保檔案按時(shí)歸檔。（三）再次催繳1.若首次催繳后，在檔案規(guī)定的歸檔時(shí)間到期時(shí)仍有部門未完成檔案移交工作，檔案管理員應(yīng)在到期后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出再次催繳通知。再次催繳通知應(yīng)強(qiáng)調(diào)逾期未移交檔案的嚴(yán)重性，并明確給出最后的整改期限和移交時(shí)間要求。2.再次催繳通知發(fā)出后，檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)與未按時(shí)移交檔案部門的溝通頻率，每周至少與該部門檔案移交責(zé)任人聯(lián)系一次，了解檔案整理進(jìn)度和存在的問(wèn)題，督促其盡快完成移交工作。3.對(duì)于再次催繳后仍未按時(shí)移交檔案的部門，檔案管理員應(yīng)及時(shí)向該部門負(fù)責(zé)人反饋情況，尋求支持和協(xié)調(diào)，共同推動(dòng)檔案催繳工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，將該部門的檔案催繳情況記錄在工作臺(tái)賬中，作為績(jī)效考核和檔案管理工作評(píng)價(jià)的依據(jù)。（四）特殊情況處理1.若因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、突發(fā)事件等）導(dǎo)致檔案無(wú)法按時(shí)整理和移交，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理員說(shuō)明情況，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案催繳時(shí)間進(jìn)行合理調(diào)整，并記錄在案。2.對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整、人員變動(dòng)頻繁等原因?qū)е聶n案整理工作受到影響的部門，檔案管理員應(yīng)主動(dòng)與該部門溝通，協(xié)助其梳理檔案整理流程，明確責(zé)任分工，制定合理的工作計(jì)劃，確保檔案能夠盡快移交。3.如遇檔案移交責(zé)任人離職或崗位變動(dòng)等情況，原責(zé)任人應(yīng)在離職前或崗位變動(dòng)前將檔案移交工作交接給新的責(zé)任人，并及時(shí)通知檔案管理員。新責(zé)任人應(yīng)按照檔案催繳要求，繼續(xù)完成檔案整理和移交工作。（五）催繳結(jié)果跟蹤與反饋1.檔案管理員在收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于審核通過(guò)的檔案，辦理入庫(kù)手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記；對(duì)于審核不通過(guò)的檔案，應(yīng)詳細(xì)記錄問(wèn)題清單，及時(shí)反饋給檔案移交責(zé)任人，要求其限期整改后重新移交。2.檔案管理員對(duì)檔案催繳工作的整體結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，統(tǒng)計(jì)各部門檔案按時(shí)移交率、逾期未移交檔案的原因等信息，形成檔案催繳工作報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括催繳工作開展情況、取得的成效、存在的問(wèn)題以及改進(jìn)建議等，定期向公司檔案管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.根據(jù)檔案催繳工作報(bào)告中反映出的問(wèn)題，檔案管理員應(yīng)與相關(guān)部門共同商討解決方案，完善檔案管理制度和流程，加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平，確保今后檔案催繳工作能夠更加順利地開展。四、檔案催繳監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司檔案管理負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人代表等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案催繳制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保檔案催繳工作嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行。2.監(jiān)督小組通過(guò)查閱檔案催繳工作臺(tái)賬、檢查檔案移交記錄、與檔案產(chǎn)生部門和檔案管理員溝通等方式，對(duì)檔案催繳過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。重點(diǎn)檢查催繳通知是否及時(shí)發(fā)出、催繳對(duì)象是否明確、催繳記錄是否完整、檔案移交是否按時(shí)等情況。3.對(duì)于在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反檔案催繳制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。(二)考核辦法1.建立檔案催繳工作考核機(jī)制，將檔案催繳工作納入各部門績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括檔案按時(shí)移交率、檔案質(zhì)量合格率、催繳工作配合度等方面。2.檔案按時(shí)移交率=按時(shí)移交檔案的部門數(shù)量/應(yīng)移交檔案的部門總數(shù)×100%。檔案質(zhì)量合格率=審核通過(guò)的檔案數(shù)量/移交檔案的總數(shù)量×100%。催繳工作配合度主要根據(jù)各部門在檔案催繳過(guò)程中與檔案管理員的溝通協(xié)作情況、問(wèn)題整改情況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，對(duì)各部門進(jìn)行評(píng)分。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等；對(duì)于考核結(jié)果不合格的部門，扣減相應(yīng)的績(jī)效分?jǐn)?shù)，并要求部門負(fù)責(zé)人做出書面檢討，制定整改措施，限期整改。4.檔案管理員的工作表現(xiàn)也納入考核范圍，主要考核其催繳計(jì)劃制定的合理性、催繳工作的執(zhí)行力度、溝通協(xié)調(diào)能力以及檔案管理質(zhì)量等方面。考核結(jié)果作為檔案管理員薪酬調(diào)整、晉升、評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)。五、檔案催繳工作的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案催繳工作納入系統(tǒng)管理。通過(guò)信息系統(tǒng)，檔案管理員可以實(shí)時(shí)記錄檔案催繳計(jì)劃、催繳通知發(fā)送情況、檔案移交進(jìn)度、審核結(jié)果等信息，實(shí)現(xiàn)檔案催繳工作的全程信息化跟蹤與管理。（二）信息系統(tǒng)功能模塊1.催繳計(jì)劃管理模塊檔案管理員可以在系統(tǒng)中制定年度、季度、月度檔案催繳計(jì)劃，明確催繳對(duì)象、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、檔案類型等詳細(xì)信息，并設(shè)置提醒功能，確保催繳工作按時(shí)進(jìn)行。2.催繳通知發(fā)送模塊系統(tǒng)能夠根據(jù)催繳計(jì)劃自動(dòng)生成催繳通知，并通過(guò)郵件、短信等方式發(fā)送給各部門檔案移交責(zé)任人。同時(shí)，記錄催繳通知的發(fā)送時(shí)間、接收人、通知內(nèi)容等信息，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。3.檔案移交進(jìn)度跟蹤模塊各部門檔案移交責(zé)任人可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新檔案整理進(jìn)度和預(yù)計(jì)移交時(shí)間，檔案管理員能夠及時(shí)掌握各部門檔案移交情況，對(duì)進(jìn)度滯后的部門進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和催繳。4.檔案審核與反饋模塊檔案管理員收到檔案后，在系統(tǒng)中進(jìn)行審核操作，記錄審核意見和問(wèn)題清單，并通過(guò)系統(tǒng)反饋給檔案移交責(zé)任人。檔案移交責(zé)任人可以在系統(tǒng)中查看審核結(jié)果，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改后的檔案重新提交審核。5.統(tǒng)計(jì)分析模塊系統(tǒng)能夠?qū)n案催繳工作的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，如檔案按時(shí)移交率、逾期未移交檔案原因分析、各部門檔案催繳情況對(duì)比等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理的優(yōu)勢(shì)1.提高工作效率通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案催繳工作流程的自動(dòng)化和規(guī)范化，減少人工操作環(huán)節(jié)，提高工作效率和準(zhǔn)確性。2.加強(qiáng)溝通協(xié)作檔案管理信息系統(tǒng)為檔案管理員與各部門之間提供了便捷的溝通平臺(tái)，及時(shí)傳遞信息，促進(jìn)協(xié)作，避免因溝通不暢導(dǎo)致的工作延誤。3.便于監(jiān)督考核系統(tǒng)記錄了檔案催繳工作的全過(guò)程，為監(jiān)督小組提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)和信息，便于對(duì)檔案催繳工作進(jìn)行全面、客觀的監(jiān)督和考核。4.數(shù)據(jù)安全可靠檔案管理信息系統(tǒng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，確保檔案信息的安全性和保密性，防止數(shù)據(jù)丟失