PAGE檔案管理制度與流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括公司/組織員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司/組織各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。1.文書檔案編號(hào)：采用年度+保管期限+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1件。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱或類別進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目編號(hào)為[項(xiàng)目名稱縮寫][年份][流水號(hào)]。例如：KJ2023001，表示2023年的科技項(xiàng)目檔案第1件。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證檔案第1件。4.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。例如：001號(hào)員工的人事檔案編號(hào)為001。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)部門和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：市場(chǎng)部客戶檔案2023001，表示市場(chǎng)部2023年的客戶檔案第1件。四、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案。具體收集范圍如下：1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本公司/組織文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、各類報(bào)表等。2.科技檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)報(bào)告、成果鑒定材料、專利證書等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書、考核評(píng)價(jià)材料、薪酬福利記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)策劃方案、客戶資料、銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，并對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。4.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)分類，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理：按照員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等類別進(jìn)行整理，建立員工人事檔案袋，并編制人事檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案類別，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，并編制業(yè)務(wù)檔案目錄。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。3.檔案整理過程中，應(yīng)編制詳細(xì)的整理說明和目錄清單，便于檔案的管理和查找。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，防止檔案損壞。3.按照檔案保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于檔案的管理和查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。七、檔案鑒定（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和憑證價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值和保管期限。（五）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定意見進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報(bào)告。3.根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整保管期限或銷毀處理。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得延誤。九、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（三）利用程序1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)提供檔案原件或復(fù)印件供查閱人員查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，需填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。十、檔案保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。2.檔案管理人員不得私自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.查閱檔案人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對(duì)重要檔案實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理，對(duì)不同人員的檔案查閱、借閱、復(fù)制等操作進(jìn)行權(quán)限控制。3.對(duì)檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪