PAGE老河口市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老河口市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老河口市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。老河口市檔案管理機(jī)構(gòu)對全市各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則。全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置老河口市設(shè)立專門的檔案管理局，作為全市檔案管理工作的主管部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全市檔案管理工作。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)對全市各類檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。3.接收、征集、整理和保管全市重要檔案資料，建立檔案信息資源庫，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為社會提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究中的作用。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和合理利用。（三）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和本市檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。對本單位形成的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、分類、整理和歸檔，定期向檔案管理部門移交。做好檔案的日常保管工作，包括檔案的裝訂、編目、上架等，確保檔案存放有序、便于查找。采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，防止檔案損壞和丟失。3.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理工作效率。制定檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作有序開展。建立檔案借閱、查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和審批程序。定期對檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化存儲。建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、利用統(tǒng)計(jì)等功能。加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理信息化水平。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。根據(jù)工作需要，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展、項(xiàng)目申報(bào)等提供檔案資料支持。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料和專題匯編，為單位發(fā)展和歷史研究提供參考。配合檔案管理局做好檔案開放利用工作，為社會提供檔案查閱服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.反映老河口市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等方面發(fā)展歷程的各類文件、資料、記錄等。2.各級黨政機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的文件材料，包括上級文件、本級文件、下級請示報(bào)告等。3.企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、行政管理等活動中形成的各類檔案，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等。4.社會團(tuán)體、民間組織在開展活動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。5.重大活動、重要事件、重點(diǎn)項(xiàng)目形成的專題檔案，如會議記錄、活動方案、項(xiàng)目成果報(bào)告等。6.與老河口市有關(guān)的歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案等。（二）檔案收集要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，確保各類檔案及時(shí)、完整地收集到位。2.對本單位形成的文件材料，應(yīng)按照歸檔范圍和保管期限的要求，進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.對于零散的、具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔，避免遺漏。4.在檔案收集過程中，應(yīng)注意收集電子文件，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲和管理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理將文件材料按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。按照分類順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊，編制頁碼。填寫檔案盒封面、盒脊等信息，將整理好的檔案裝入檔案盒。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷。對項(xiàng)目文件材料進(jìn)行編號、編目，編制項(xiàng)目檔案目錄。按照項(xiàng)目進(jìn)展情況，將文件材料進(jìn)行排序，裝入檔案卷。繪制項(xiàng)目檔案索引圖，便于查找和利用。3.會計(jì)檔案整理將會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等按照年度進(jìn)行分類。對會計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫憑證封面信息。對賬簿、報(bào)表等進(jìn)行編目，編制會計(jì)檔案目錄。將整理好的會計(jì)檔案裝入檔案盒，按照保管期限進(jìn)行存放。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類整理。對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。按照檔案內(nèi)容順序，將檔案材料裝入檔案袋。建立人事檔案索引，便于快速查找和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場所建設(shè)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保證檔案管理工作有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，對電器設(shè)備進(jìn)行定期檢查，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對火災(zāi)的能力。2.防潮措施檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮包裝，如使用防潮箱、密封袋等，防止檔案受潮發(fā)霉。定期對庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣流通。3.防蟲措施檔案庫房應(yīng)安裝防蟲設(shè)備，如防蟲網(wǎng)、驅(qū)蟲燈等，防止害蟲進(jìn)入庫房。對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如使用防蟲藥劑等。保持庫房環(huán)境清潔衛(wèi)生，避免害蟲滋生。4.防盜措施檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。建立檔案安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育。5.防光措施檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽光直射檔案。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和查閱時(shí)，應(yīng)在光線較暗的環(huán)境下進(jìn)行操作，防止檔案紙張褪色。6.防塵措施檔案庫房應(yīng)安裝空氣過濾設(shè)備，減少灰塵進(jìn)入庫房。定期對檔案進(jìn)行清掃，保持檔案表面清潔。7.防有害生物措施對檔案庫房進(jìn)行定期消毒，防止有害生物滋生。對檔案進(jìn)行檢查時(shí)，如發(fā)現(xiàn)有害生物侵害，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如使用殺蟲劑等。五、檔案的利用與開發(fā)（一）檔案利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱等審批程序。2.服務(wù)大局原則。檔案利用工作應(yīng)圍繞老河口市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱利用。利用者可根據(jù)需要到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案資料，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助。2.借閱利用。對于確需借出檔案的利用者，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制利用。利用者可根據(jù)需要對檔案進(jìn)行復(fù)制，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用，并對復(fù)制件的質(zhì)量和內(nèi)容進(jìn)行審核。4.咨詢服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案方面的問題。（三）檔案利用審批程序1.查閱利用審批程序利用者填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。申請表經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)對申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并通知利用者。利用者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。2.借閱利用審批程序利用者填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。申請表經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)對申請表進(jìn)行審核，必要時(shí)征求檔案形成單位意見，符合借閱條件的，可以批準(zhǔn)借閱，并辦理借閱手續(xù)。借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用審批程序利用者填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、目的、復(fù)制數(shù)量等信息。申請表經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)對申請表進(jìn)行審核，符合復(fù)制條件的，安排復(fù)制，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。檔案管理機(jī)構(gòu)對復(fù)制件進(jìn)行審核，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（四）檔案開發(fā)利用1.檔案編研工作檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織開展檔案編研工作，圍繞老河口市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，編寫檔案參考資料、專題匯編、大事記等。編研成果應(yīng)經(jīng)審核后出版發(fā)行或提供給相關(guān)部門和單位使用，發(fā)揮檔案的資政育人作用。2.檔案展覽展示利用檔案資源舉辦各類展覽展示活動，如歷史文化展覽、重點(diǎn)項(xiàng)目成果展覽等，向社會公眾宣傳老河口市的發(fā)展歷程和成就。展覽展示活動應(yīng)注重形式創(chuàng)新和內(nèi)容豐富，提高展覽的吸引力和影響力。3.檔案信息資源共享推進(jìn)檔案信息資源共享平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、下載、利用等功能，為社會公眾提供便捷的檔案服務(wù)。加強(qiáng)與其他部門和單位的信息共享與合作，促進(jìn)檔案信息資源的整合與利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.全面審查原則。對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.客觀公正原則。檔案鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何因素干擾，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。3.定期鑒定原則。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，及時(shí)調(diào)整檔案保管期限。（二）檔案鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家等。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審定。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對反映老河口市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等方面發(fā)展歷程的重要檔案，應(yīng)永久保存。2.對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可確定為長期或短期保存，長期保存期限一般為16年至50年，短期保存期限一般為5年至15年。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對