PAGE宜昌市檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強宜昌市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宜昌市各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全市檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映各項工作活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.服務(wù)利用原則充分開發(fā)利用檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，提高檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門宜昌市設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標準。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全市各級各類組織的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和交流活動。3.負責接收、征集、整理、保管和統(tǒng)計全市重要檔案資料，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.依法開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開發(fā)利用檔案資源，為社會提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，編研出版檔案資料。（二）單位內(nèi)部檔案管理機構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的日常管理工作。其職責如下：1.貫徹執(zhí)行上級檔案管理部門的規(guī)定和要求，制定本單位檔案管理制度和工作流程。2.負責收集、整理、分類、歸檔本單位在各項工作活動中形成的檔案資料，確保檔案的完整和準確。3.做好檔案的保管、保護工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.建立檔案檢索體系和借閱制度，為單位內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為單位決策提供參考依據(jù)。5.定期向同級檔案管理部門報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本單位在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)活動等方面形成的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、合同協(xié)議等。2.科技檔案收集在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、實驗報告、成果鑒定材料等。3.人事檔案收集本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、培訓、黨團組織關(guān)系等方面的材料。4.會計檔案收集本單位的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等會計核算專業(yè)材料。5.聲像檔案收集反映本單位重要活動、重大事件的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案收集以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體和字跡符合要求。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案資料的齊全和完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，按照一定的分類標準進行整理。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于保管和檢索利用，采用科學合理的整理方法，確保檔案整齊、規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進行整理。將同一年度形成的文件材料，按機構(gòu)（問題）分類，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，分別進行裝訂、編目、裝盒。2.科技檔案按照項目專業(yè)時間順序進行整理。對每個項目的檔案材料，按專業(yè)類別進行分類，再按時間先后順序排列，編目成冊，建立項目檔案卷。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進行分類整理，建立個人檔案卷。檔案材料應(yīng)齊全完整，編排有序，目錄清晰，裝訂整齊。4.會計檔案按照會計檔案管理辦法的要求，進行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，會計賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財務(wù)報表應(yīng)按年度裝訂成冊，分別編制會計檔案目錄。5.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）和內(nèi)容主題進行分類整理。對照片應(yīng)編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等；對錄音帶、錄像帶應(yīng)注明錄制內(nèi)容、時間、地點等信息，并進行編號、編目。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行標識、著錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，應(yīng)采取有效的備份措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備。安裝防火報警裝置、滅火器材，設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置、防盜門窗及監(jiān)控系統(tǒng)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和管理檔案。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求，盒面應(yīng)標注全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等信息，便于檔案的查找和管理。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，同類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，永久檔案應(yīng)優(yōu)先安排存放位置，確保其安全保管。3.檔案存放應(yīng)遵循便于利用的原則，按照一定的順序排列，建立檔案存放索引，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。（四）檔案保管期限劃分1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、聲像檔案等其他門類檔案的保管期限，應(yīng)根據(jù)其重要程度、利用價值等因素，參照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準確定。3.會計檔案的保管期限按照會計檔案管理辦法執(zhí)行。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)分析原因，提出改進措施，確保檔案的安全保管。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門代表組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案的存毀。2.堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、完整性、準確性以及與現(xiàn)行工作的關(guān)聯(lián)程度。2.參考檔案的保管期限劃分標準，對已到保管期限的檔案進行重點審查。3.征求檔案形成部門和利用部門的意見，了解檔案的實際利用情況和價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責任者、密級等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負責人審核批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案與銷毀清冊是否一致，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本單位相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱相關(guān)檔案。4.其他符合國家法律法規(guī)規(guī)定的利用情形。（二）利用方式1.查閱利用利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱利用因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制利用利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。復(fù)制時應(yīng)采用符合檔案保護要求的方式進行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用審批1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負責人審批。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以配合。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名（單位）、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式、審批情況等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立覆蓋全市各級各類組織檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、管理和共享。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。3.利用信息技術(shù)手段，加強檔案信息安全保障，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對館藏重要檔案資料進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長期保存要求，并進行圖像處理，確保圖像清晰、完整。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)標準，對數(shù)字化檔案進行著錄標引，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。3.對數(shù)字化檔案進行存儲管理，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動化管理，包括檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶角色設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)與其他部門信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為社會提供便捷的檔案信息服務(wù)。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，