PAGE基層檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織基層檔案室的管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。3.維護檔案的完整與安全原則：采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門設立專門的基層檔案室，負責本公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案的完整性、準確性進行審核，確保檔案質(zhì)量。3.建立健全檔案管理制度，定期檢查檔案保管狀況，做好檔案的安全保護工作。4.負責檔案的查閱、借閱、利用登記等服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.參與檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。6.協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，開展檔案業(yè)務培訓和指導。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門應歸檔的文件材料移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本公司/組織各項工作活動的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.本公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類合同、協(xié)議、憑證等。3.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。6.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、科技檔案等專門檔案。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等進行分類，一般分為黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)技術類檔案、科研開發(fā)類檔案、基本建設類檔案、設備儀器類檔案、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對破損的文件材料進行修復，對紙張規(guī)格不一致的文件進行折疊整理，然后按照一定的順序進行裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫房內(nèi)清潔、整齊、通風良好。3.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對字跡模糊或易退變的檔案應采取相應的保護措施。3.電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密事故的發(fā)生。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，須經(jīng)本公司/組織相關部門批準。3.司法機關、行政機關等依法查閱本公司/組織檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，為其出具檔案內(nèi)容的證明材料。（三）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，交檔案室審批。2.檔案室對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并提供相應的檔案服務。3.利用者查閱、借閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、圈劃、污損等。4.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保管價值。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織領導批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量及銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等處理，建立準確的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息化系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理需求的信息化管理軟件，確保系統(tǒng)功能完善、運行穩(wěn)定。2.建立健全信息化系統(tǒng)管理制度，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對信息化系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（四）電子檔案管理1.嚴格按照電子檔案管理要求，對電子檔案進行存儲、備份和保管，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案利用登記制度，記錄電子檔案的查閱、借閱等利用情況。3.加強對電子檔案的安全管理，采取加密、防火墻等技術措施，防止電子檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責對本公司/組織檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量和規(guī)范程度。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保護措施的落實情況。（三）檢查結(jié)果處理1