PAGE嘎查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)嘎查檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在嘎查各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本嘎查實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本嘎查內(nèi)所有部門、單位及個(gè)人形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。嘎查檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映嘎查各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理嘎查在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為嘎查各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立嘎查檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)全嘎查檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。檔案管理辦公室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本嘎查檔案管理制度，制定檔案管理工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高嘎查干部職工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門形成的檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋嘎查行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理等文件材料。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：涉及嘎查經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目建設(shè)、招商引資、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方面的檔案。4.社會(huì)事務(wù)類：包含民政、社保、教育、衛(wèi)生、文化、體育、計(jì)劃生育等社會(huì)事務(wù)管理工作中形成的檔案。5.其他類：凡與嘎查工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料均屬收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。例如，行政管理類可細(xì)分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等小類。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。例如，2023年行政管理類第5份文件編號(hào)為2023XZGL0（5）。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，上架排列，便于查找和利用。同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案借閱登記冊(cè)，記錄檔案借閱情況。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，方便檢索和利用。3.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行整理編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并刻錄成光盤進(jìn)行保存。聲像檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，便于查閱和利用。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本嘎查主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本嘎查工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本嘎查工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本嘎查工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（四）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。同時(shí)，建立檔案清查臺(tái)賬，記錄檔案清查情況。五、檔案的利用（一）利用范圍本嘎查干部職工因工作需要可查閱、借閱本嘎查檔案。外單位因工作需要查閱本嘎查檔案時(shí)，須持有單位介紹信，并經(jīng)嘎查檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.查閱：本嘎查干部職工查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。外單位查閱檔案時(shí)，除填寫檔案查閱登記表外，還應(yīng)提交單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱：本嘎查干部職工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。外單位借閱檔案時(shí)，除辦理上述手續(xù)外，還應(yīng)與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）利用登記建立檔案利用登記冊(cè)，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、批準(zhǔn)人、歸還日期等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和檔案鑒定的有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告，明確檔案存毀意見。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)嘎查主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息，并永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的嘎查檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。數(shù)字化采集應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本嘎查檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)備份機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)，提高系統(tǒng)的易用性和便捷性，方便檔案管理人員和利用人員操作使用。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防