PAGE人大辦公室檔案制度一、總則（一）目的為加強人大辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大辦公室各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人大辦公室檔案實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室指定專人負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映人大工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理人大工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門人大辦公室設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案，并做好銷毀工作。4.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，準(zhǔn)確統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，迅速、準(zhǔn)確地查找和提供檔案資料。6.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。7.參與檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級人大及相關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、決議、決定等。2.人大常委會會議、主任會議、黨組會議等各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。3.人大代表議案、建議、批評和意見的提出、交辦、辦理等過程中形成的文件材料。4.人大辦公室各科室在工作中形成的文件、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料等。5.人大組織的各類視察、檢查、調(diào)研等活動形成的文件材料。6.人大機關(guān)工作人員的任免、考核、獎懲等人事檔案材料。7.人大機關(guān)的財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案材料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲安全。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.對于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。（四）歸檔程序1.各科室將收集整理好的文件材料進行初步分類，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理室，一份留存本科室備查。2.檔案管理室對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原科室進行補充或修正。3.審核通過后，檔案管理室按照檔案分類方案對檔案進行分類、編號、編目，然后裝訂成冊，上架存放。四、檔案的整理（一）分類原則人大辦公室檔案按照文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等進行分類，每類檔案再根據(jù)其形成特點和內(nèi)容進行二級分類。（二）文書檔案分類文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。1.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行分類。2.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。3.機構(gòu)（問題）：根據(jù)人大辦公室的科室設(shè)置和工作職能，將文件分為綜合類、會議類、代表工作類、調(diào)研視察類、人事類、財務(wù)類等。（三）業(yè)務(wù)檔案分類業(yè)務(wù)檔案根據(jù)人大工作的具體業(yè)務(wù)進行分類，如代表議案建議辦理檔案、執(zhí)法檢查檔案、信訪檔案等，每類業(yè)務(wù)檔案再按照時間順序或項目進行排列編號。（四）人事檔案分類人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料等十大類。（五）財務(wù)檔案分類財務(wù)檔案按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等。（六）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.對每份文件進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重號、漏號。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、檔號等項目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制，保持文件的原貌。5.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案的安全。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序進行排列，盒內(nèi)文件應(yīng)排列有序，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案（1）人大常委會重要的決議、決定、報告等文件。（2）人大代表選舉工作中形成的重要文件。（3）涉及人大工作重大歷史事件的文件。（4）其他具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的文件。2.長期保管的檔案（1）人大常委會一般的決議、決定、報告等文件。（2）人大代表議案、建議辦理情況的綜合材料。（3）人大機關(guān)年度工作計劃、總結(jié)等文件。（4）其他在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的文件。3.短期保管的檔案（1）一般性的文件材料，如臨時性的通知、便函等。（2）在較短時間內(nèi)需要查考的文件。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.定期對檔案進行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。5.對檔案的借閱、查閱等情況進行詳細記錄，確保檔案的流向清晰可查。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、保管價值等進行綜合分析，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和價值，確定保管期限。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用需求等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其保管價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報人大辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.人大機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.人大代表依法查閱與本人履職相關(guān)的檔案。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱人大辦公室檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，迅速、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等信息。利用登記冊應(yīng)定期整理歸檔，以便查閱和統(tǒng)計。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機密、人大工作秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，確保信息安全。2.利用者在查閱檔案過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，確需摘抄、復(fù)制、拍照的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.利用者對查閱的檔案內(nèi)容負有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)人員。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、減少數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的檔案數(shù)量、分類情況、編目情況等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案庫房的溫濕度、檔案的完好率、破損情況等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱、借閱檔案的人次、數(shù)量、利用效果等。（二）統(tǒng)計方