PAGE遣返機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強遣返機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在遣返工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機構(gòu)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本遣返機構(gòu)在遣返工作中形成的各類檔案，包括但不限于遣返人員信息檔案、遣返流程記錄檔案、與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映遣返工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理與遣返工作有關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及遣返人員隱私、敏感信息等予以保密。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理，保證檔案管理工作的科學(xué)性和系統(tǒng)性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理本機構(gòu)的各類檔案，進行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.各部門負責(zé)本部門在遣返工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，嚴格遵守檔案管理制度。3.檔案管理人員具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，負責(zé)檔案的具體操作和日常管理。嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和完整，積極為檔案利用提供服務(wù)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.遣返人員基本信息檔案：包括遣返人員的身份證明、護照、簽證、出入境記錄、違法違規(guī)記錄等相關(guān)材料。2.遣返流程檔案：涵蓋遣返申請、審批、執(zhí)行過程中的各類文件，如申請表格、審批文件、行程安排、交接記錄等。3.與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)檔案：涉及與公安、外交、海關(guān)、移民局等部門往來的函件、會議紀要、協(xié)作協(xié)議等。4.遣返工作記錄檔案：如遣返現(xiàn)場照片、視頻資料、工作日記、情況報告等。5.其他相關(guān)檔案：包括上級部門關(guān)于遣返工作的指示、通知，本機構(gòu)制定的與遣返工作有關(guān)的規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，內(nèi)容真實、字跡清晰、格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集，確保其可讀性和完整性，并進行有效的存儲和備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。如分為遣返人員檔案類、遣返流程檔案類、溝通協(xié)調(diào)檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的文件進行修復(fù)。三、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類編號順序排列上架存放，定期進行清查核對，確保檔案存放有序、查找方便。2.電子檔案：采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類管理和索引。同時，定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管：涉及遣返人員重大違法犯罪記錄、重要政策文件、與國家利益密切相關(guān)的檔案等。長期保管：一般為10年至50年，如遣返流程中的重要審批文件、與相關(guān)部門的長期協(xié)作記錄等。短期保管：一般為1年至10年，如日常遣返工作中的一般性文件、臨時性資料等。2.定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進行24小時監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，保障檔案的安全。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門代表組成。負責(zé)對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限。2.對于反映遣返工作歷史全貌、具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)予以長期或永久保存；對于時效性較強、現(xiàn)實利用價值不大的檔案，可確定較短的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定登記表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提交的鑒定登記表進行審核，逐份審查檔案內(nèi)容，形成鑒定結(jié)論。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清單，報本機構(gòu)負責(zé)人審批。（四）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，嚴禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密和合法利用原則，在確保檔案安全和不泄露機密的前提下，為遣返工作、相關(guān)部門及有合法需求的單位和個人提供檔案利用服務(wù)。2.嚴格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定的范圍和程序進行利用。（二）利用范圍1.本機構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案，用于遣返工作的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等。2.公安、外交、海關(guān)、移民局等相關(guān)部門因工作協(xié)作需要查閱檔案，以獲取遣返工作相關(guān)信息。3.司法機關(guān)因案件調(diào)查需要查閱檔案，依法辦理相關(guān)手續(xù)后進行查閱。4.其他經(jīng)本機構(gòu)批準(zhǔn)的單位和個人，因合法事由需要查閱檔案的，按照規(guī)定辦理利用手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱：本機構(gòu)內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字。2.借閱：外單位人員借閱檔案，需持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限等，經(jīng)本機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案利用情況的統(tǒng)計和分析依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.及時將紙質(zhì)檔案及電子檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（四）信息安全保障1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)用戶進行身份認證和授權(quán)管理，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立檔案管理監(jiān)督機制，由本機構(gòu)內(nèi)部審計部門或上級主管部門對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案安全管理情況，包括庫房設(shè)施設(shè)備的運行狀況、安全防范措施的落實情況等。4.檔案信息化管理情況，如信息化管理系統(tǒng)