PAGE專合社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本專合社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在專合社發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本專合社各部門及全體成員在工作活動中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指專合社在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：專合社檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映專合社的各項工作活動，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理專合社在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及專合社商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便各部門及成員查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本專合社檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)專合社各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，確保檔案的實體安全和信息安全。5.對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。8.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的完整和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時歸還檔案，并做好相關(guān)記錄。4.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，便于綜合管理部門接收和管理。（三）專合社成員職責(zé)1.遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管好個人形成的文件、資料等，及時移交部門檔案管理人員。2.積極配合檔案管理工作，按照要求提供相關(guān)檔案信息，協(xié)助做好檔案的查閱、整理等工作。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出專合社或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括專合社的章程、制度、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件、合同、報表、數(shù)據(jù)等。3.項目建設(shè)類：涉及項目立項、可行性研究報告、設(shè)計方案、招投標(biāo)文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。4.科技研發(fā)類：包含科研項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、專利證書等。5.黨群工作類：如黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)活動等方面的文件、記錄。6.其他類：與專合社發(fā)展相關(guān)的其他有保存價值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件、資料，并定期進(jìn)行整理。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保原始材料的真實性和準(zhǔn)確性。3.對于重要文件、資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.聲像檔案應(yīng)同時收集文字說明材料，包括拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、項目建設(shè)、科技研發(fā)、黨群工作等類別。每個類別下可再細(xì)分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檢索。4.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識別和管理。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片、錄音帶、錄像帶等，并做好標(biāo)識。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保載體的質(zhì)量和信息的完整性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映專合社主要職能活動和歷史面貌的，對專合社發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對專合社工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對專合社工作有參考價值的檔案，保管期限為5年至15年。5.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，提出檔案保管期限的初步意見，報綜合管理部門審核確定。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全完整、有無損壞丟失、保管期限是否準(zhǔn)確等。3.清查過程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本專合社成員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在綜合管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等。4.查閱機(jī)密檔案，應(yīng)經(jīng)專合社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本專合社檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)專合社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還時間等，并按照規(guī)定繳納借閱押金。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，并由綜合管理部門檢查檔案是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.專合社成員因特殊原因需要借閱機(jī)密檔案，應(yīng)經(jīng)專合社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行保管和使用。借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并向綜合管理部門報告檔案的使用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.鑒定工作應(yīng)形成書面報告，詳細(xì)說明鑒定的檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存毀理由等，并經(jīng)專合社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等內(nèi)容。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息不可恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便各部門及成員查閱利用檔案，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理和操作。2.系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，提高檢索效率。3.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可查閱、借閱相應(yīng)范圍內(nèi)的檔案。4.系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安