PAGE單位檔案管理人員制度一、總則（一）目的為加強單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及全體檔案管理人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映單位各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存單位在各項活動中形成的各類檔案資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。4.參與單位重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化。6.定期向上級主管部門報送檔案工作情況。（二）檔案管理人員崗位職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準確。做好檔案的保管工作，維護檔案的安全與完整，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案及時歸還。協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化錄入工作，保證錄入信息準確無誤。參與檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。2.檔案審核員對各部門提交的檔案進行審核，確保檔案內(nèi)容符合歸檔要求，手續(xù)完備。對檔案整理質(zhì)量進行抽檢，提出整改意見并跟蹤落實。協(xié)助檔案管理部門制定檔案審核標準和流程，不斷完善審核機制。3.檔案信息化專員負責檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，保障系統(tǒng)正常運行。按照檔案管理信息化建設(shè)要求，開展檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索等工作，提高檔案利用效率。對檔案信息化安全進行管理，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。參與檔案管理系統(tǒng)的升級和優(yōu)化工作，根據(jù)實際需求開發(fā)新的功能模塊。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本單位內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。5.本單位重要活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。6.本單位人員的人事檔案、榮譽證書、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保材料及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。裝訂成冊，填寫案卷封面和脊背。2.科技檔案按照項目分類，每個項目下再按階段、專業(yè)等進行細分。編制項目檔案目錄，對每份文件進行編號、編目。建立項目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案按照會計年度分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別。對會計憑證進行裝訂，填寫封面和脊背。編制會計檔案目錄，注明保管期限。4.聲像檔案按照載體形式分類，如照片、錄像帶、錄音帶等。對每張照片進行編號、標注拍攝時間、地點、人物等信息。對錄像帶、錄音帶等進行編目，注明錄制內(nèi)容、時間等。5.實物檔案按照實物類別分類，如獎杯、獎牌、證書等。對每件實物進行編號，注明獲得時間、來源等信息。建立實物檔案目錄和清單。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。4.聲像檔案和實物檔案應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或取得實物后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收。3.檔案管理人員按照分類方案將檔案進行上架排列，填寫檔案存放位置索引。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和單位實際情況確定。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確、完整。4.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)及時進行修復和復制。5.采用先進的檔案保管設(shè)備和技術(shù)，如密集架、電子存儲設(shè)備等。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和單位制度提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)為本原則：以滿足單位各項工作需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：確保檔案信息安全，防止檔案泄露和丟失。（二）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱本單位相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案。（三）借閱程序1.填寫借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱時間等。2.部門負責人簽字審批。3.檔案管理部門審核同意后，辦理借閱手續(xù)，發(fā)放借閱證。4.借閱人員憑借閱證到檔案庫房查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。5.如需復印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。6.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員進行核對、注銷借閱證。（四）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、數(shù)量及歸還日期等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和單位實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案進行鑒定。3.對涉及單位商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開的檔案進行嚴格鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定工作小組對鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.經(jīng)單位主管領(lǐng)導批準后，確定銷毀檔案清單。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案采用數(shù)據(jù)刪除等方式進行銷毀。（五）銷毀監(jiān)督1.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定。2.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。2.提高檔案信息的檢索效率和利用價值，為單位各項工作提供便捷的信息服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案收集、整理、歸檔功能：實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線錄入、分類整理和自動歸檔。2.檔案存儲功能：安全存儲各類檔案數(shù)據(jù)，支持多種存儲方式。3.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，快速準確查找所需檔案信息。4.檔案借閱管理功能：在線辦理借閱手續(xù)，跟蹤借閱情況。5.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案