PAGE環(huán)境局污普檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)境局污染源普查（以下簡(jiǎn)稱“污普”）檔案管理，確保污普檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在污普工作及后續(xù)環(huán)境管理中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)境局在組織開展污普工作過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理，包括普查準(zhǔn)備、清查建庫(kù)、入戶調(diào)查、數(shù)據(jù)審核、匯總上報(bào)、總結(jié)驗(yàn)收等各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則污普檔案由環(huán)境局指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映污普工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，嚴(yán)禁虛假記錄和篡改檔案信息。3.安全保密原則采取有效措施確保污普檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為環(huán)境管理決策、環(huán)境質(zhì)量改善、污染源監(jiān)管等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善污普檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開展污普檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立污普檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.對(duì)各部門和工作人員的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送污普檔案管理工作情況，接受上級(jí)部門的監(jiān)督和考核。（二）普查工作機(jī)構(gòu)職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門在污普工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的審核、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。3.在污普工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉污普工作流程和檔案管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，并做好利用登記工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.污普工作方案、計(jì)劃、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。2.普查機(jī)構(gòu)組建、人員培訓(xùn)、宣傳動(dòng)員等工作中形成的文件、資料。3.清查建庫(kù)階段的各類清查表格、數(shù)據(jù)匯總表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。4.入戶調(diào)查階段的調(diào)查表格、問卷、企業(yè)基本信息表及相關(guān)證明材料等。5.數(shù)據(jù)審核過程中形成的審核記錄、修改說明、審核報(bào)告等。6.匯總上報(bào)階段的各類匯總數(shù)據(jù)報(bào)表、上報(bào)文件等。7.總結(jié)驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)報(bào)告等。8.與污普工作相關(guān)的其他文件、資料，如照片、錄像、音頻等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時(shí)將在污普工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同年度、不同階段、不同類別進(jìn)行整理，便于管理和查找。3.按照檔案的保管期限和密級(jí)進(jìn)行分類，便于檔案的鑒定和保管。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理按照文件材料的類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制頁(yè)碼。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝訂成冊(cè)，在左側(cè)打孔裝訂，保持文件整齊牢固。填寫案卷封面，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.電子檔案整理按照文件類別和時(shí)間順序建立文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。在文件夾內(nèi)按照文件名稱、日期等信息進(jìn)行排序，確保文件排列有序。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)文件內(nèi)容、時(shí)間、類別等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。建立電子文件索引目錄，記錄文件的存儲(chǔ)路徑和相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在污普工作任務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案檢索工具。（二）保管期限1.永久保存污普工作的重要文件、報(bào)告、總結(jié)等。涉及國(guó)家重大戰(zhàn)略、環(huán)境保護(hù)重點(diǎn)區(qū)域和關(guān)鍵領(lǐng)域的污普數(shù)據(jù)及相關(guān)資料。具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和研究意義的污普檔案。2.定期保存普查工作中形成的一般性文件、資料、數(shù)據(jù)等，保管期限為[X]年。與污普工作相關(guān)的階段性成果報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別排列上架，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、霉變等情況及時(shí)采取修復(fù)或其他處理措施。2.電子檔案保管采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和利用，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可利用性。制定電子檔案數(shù)據(jù)遷移計(jì)劃，根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用壽命和技術(shù)發(fā)展情況，及時(shí)將電子檔案數(shù)據(jù)遷移到新的存儲(chǔ)介質(zhì)上。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、普查工作機(jī)構(gòu)及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)污普檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.查閱檔案利用記錄，了解檔案的利用頻率和效果，作為鑒定的參考依據(jù)。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行論證。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，填寫《污普檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《污普檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、環(huán)境局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《污普檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門備案。六、檔案利用與查閱（一）利用范圍1.環(huán)境局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱污普檔案。2.上級(jí)部門、其他相關(guān)單位因工作需要查閱污普檔案。3.因環(huán)境科研、環(huán)境管理決策等需要查閱污普檔案的社會(huì)機(jī)構(gòu)和個(gè)人。（二）查閱要求1.查閱污普檔案應(yīng)填寫《污普檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《污普檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，確定是否同意查閱，并告知查閱人查閱方式和地點(diǎn)。4.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并反饋查閱利用情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的污普檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合污普檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等全過程信息化管理。3.信息安全保障采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)