PAGE檔案館檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案館檔案的借閱利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則確保檔案在借閱利用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.服務(wù)利用原則在確保檔案安全的前提下，積極為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案借閱利用服務(wù)，滿足工作需要。二、檔案借閱利用的范圍（一）可供借閱利用的檔案類型1.各類行政管理檔案，包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案，涵蓋員工基本信息、薪資待遇、考核記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等。4.財(cái)務(wù)檔案，包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.其他經(jīng)鑒定可供借閱利用的檔案。（二）限制借閱利用的檔案類型1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批。2.正在進(jìn)行重要項(xiàng)目且檔案內(nèi)容可能影響項(xiàng)目進(jìn)展的，在特定時(shí)間段內(nèi)限制借閱。3.經(jīng)鑒定暫不宜公開或借閱利用可能對(duì)公司/組織造成不利影響的檔案。三、借閱利用流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，明確借閱的必要性和合規(guī)性。（二）審批1.檔案館管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.對(duì)于普通檔案借閱申請(qǐng)，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或復(fù)雜情況的申請(qǐng)，需提交公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批時(shí)間根據(jù)具體情況確定。3.審批通過后，檔案館管理人員在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并告知借閱人。（三）借閱登記1.借閱人憑審批通過的申請(qǐng)表到檔案館辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案館管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱人姓名及部門等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。（四）檔案交付1.檔案館管理人員根據(jù)借閱登記記錄，為借閱人提供相應(yīng)的檔案。2.交付檔案時(shí)，需向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人注意檔案的保管和使用要求。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案館提交《檔案借閱延期申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，借閱人需確保檔案的完整性和整潔性，無(wú)損壞、涂改、丟失等情況。3.檔案館管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與借閱人溝通并記錄相關(guān)情況。驗(yàn)收合格后，在借閱登記記錄上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。四、借閱利用要求（一）使用規(guī)范1.借閱人只能將檔案用于申請(qǐng)表中注明的用途，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非申請(qǐng)用途。2.在使用檔案過程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印，需經(jīng)檔案館管理人員同意，并按照規(guī)定的復(fù)印范圍和方式進(jìn)行操作。復(fù)印后的檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。（二）安全保密1.借閱人應(yīng)對(duì)所借檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或泄露。2.借閱人不得將檔案帶出公司/組織規(guī)定的使用區(qū)域，如需在公司/組織外使用，需另行辦理審批手續(xù)。3.在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或可能涉及泄密等情況，應(yīng)立即向檔案館管理人員報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）特殊情況處理1.如借閱人在借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與檔案館管理人員聯(lián)系，不得擅自處理。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或緊急工作需要的檔案借閱，檔案館管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)先安排，并確保檔案的及時(shí)歸還和安全使用。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案館管理人員定期對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行檢查，確保借閱人按時(shí)歸還檔案。2.每[X]個(gè)月對(duì)檔案借閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查檔案的使用頻率、流向等是否符合規(guī)定。（二）不定期抽查1.公司/組織檔案管理部門不定期對(duì)借閱檔案的使用情況進(jìn)行抽查，核實(shí)借閱人是否按照規(guī)定使用檔案。2.抽查內(nèi)容包括檔案的完整性、使用記錄、安全保密措施等方面。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的借閱行為，如擅自轉(zhuǎn)借、逾期不還、損壞丟失檔案等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.情節(jié)較輕的，給予警告，并要求借閱人立即改正；情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，包括但不限于罰款、解除勞動(dòng)合同等。3.如因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露或給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)檔案館檔案的整理、分類、編目、上架等日常管理工作，確保檔案的有序存放和便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)檔案數(shù)量、完整性等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。（二）借閱服務(wù)1.受理檔案借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定流程進(jìn)行審核、登記、交付和歸還等工作，為借閱人提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。2.解答借閱人關(guān)于檔案借閱利用的相關(guān)問題，提供必要的指導(dǎo)和幫助。（三）安全保密1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高安全保密意識(shí)和技能，防止檔案信息泄露。（四）監(jiān)督檢查1.對(duì)檔案借閱利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，確保檔案借閱利用活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。2.配合公司/組織檔案管理部門開展定期檢查和不定期抽查工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。