PAGE檔案調(diào)取查閱存放制度圖一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的調(diào)取、查閱和存放流程，確保檔案的安全與完整，提高檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的檔案調(diào)取、查閱和存放行為。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在調(diào)取、查閱和存放過程中的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的調(diào)取、查閱和存放操作。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。二、檔案調(diào)取（一）調(diào)取申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體：公司內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取檔案時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案調(diào)取申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、調(diào)取檔案名稱、調(diào)取目的、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門進(jìn)行審核。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審查，對(duì)于符合調(diào)取條件的申請(qǐng)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回檔案管理部門，作為調(diào)取檔案的依據(jù)。（二）調(diào)取手續(xù)1.檔案管理人員核對(duì)：檔案管理人員根據(jù)審批通過的《檔案調(diào)取申請(qǐng)表》，核對(duì)申請(qǐng)部門及申請(qǐng)人的身份信息，確保調(diào)取行為的合法性。2.填寫調(diào)取記錄：檔案管理人員在檔案調(diào)取登記表上詳細(xì)記錄調(diào)取檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)取時(shí)間、申請(qǐng)人等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。3.交付檔案：檔案管理人員按照申請(qǐng)表上的要求，將所需檔案交付給申請(qǐng)人，并要求申請(qǐng)人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和完好情況。（三）特殊情況調(diào)取1.緊急情況：如遇緊急工作需要，無法按照正常審批流程調(diào)取檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)向檔案管理部門說明情況，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，可先行調(diào)取檔案，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.外部單位調(diào)?。喝缫蚬ぷ餍枰?，外部單位需調(diào)取公司檔案時(shí)，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門按照本制度的規(guī)定，辦理檔案調(diào)取手續(xù)。三、檔案查閱（一）查閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)由本人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、申請(qǐng)日期、查閱檔案名稱、查閱目的等內(nèi)容。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門進(jìn)行審核。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審查，對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回檔案管理部門，作為查閱檔案的依據(jù)。（二）查閱手續(xù)1.檔案管理人員安排查閱地點(diǎn)：檔案管理部門根據(jù)審批通過的《檔案查閱申請(qǐng)表》，安排專門的查閱地點(diǎn)，并指定檔案管理人員協(xié)助查閱。2.查閱人員登記：查閱人員進(jìn)入查閱地點(diǎn)前，需在檔案查閱登記表上登記姓名、所在部門、查閱時(shí)間等信息。3.查閱過程監(jiān)督：檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱人員如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定范圍內(nèi)進(jìn)行。4.查閱結(jié)束后歸還檔案：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量和完好情況后，將檔案歸還原位。（三）保密要求1.查閱范圍限制：對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限制在經(jīng)批準(zhǔn)的人員范圍內(nèi)。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得查閱、傳播公司機(jī)密檔案內(nèi)容。2.資料保管：查閱人員在查閱過程中，應(yīng)妥善保管所查閱的檔案資料，不得將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需臨時(shí)借閱，應(yīng)按照本制度的借閱規(guī)定辦理手續(xù)。3.禁止泄露：查閱人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在公開場(chǎng)合談?wù)撋婕肮緳C(jī)密的檔案信息。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行處理。四、檔案存放（一）存放場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲藥品等。2.庫(kù)房環(huán)境要求：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）存放方式1.分類存放：檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。例如，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別，每類檔案再按照年度順序排列，不同保管期限的檔案分別存放。2.編號(hào)管理：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)包含檔案類別、年度、保管期限、順序號(hào)等信息，以便于快速準(zhǔn)確地查找檔案。例如，文書檔案的編號(hào)可表示為：WS[年度][保管期限][順序號(hào)]。3.上架存放：檔案應(yīng)存放在專門的檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次上架存放，避免混亂。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找。（三）存放安全管理1.專人負(fù)責(zé)：檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案存放流程和安全要求。2.出入庫(kù)登記：檔案管理人員應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，并詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、經(jīng)手人等信息。定期對(duì)檔案出入庫(kù)情況進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.安全檢查：定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案存放情況、防火防盜措施落實(shí)情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案存放安全。4.災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案：制定檔案庫(kù)房災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)災(zāi)害的能力。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.真實(shí)性原則：檔案整理應(yīng)保持檔案內(nèi)容的真實(shí)性，不得對(duì)檔案進(jìn)行篡改或偽造。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全完整，對(duì)每份檔案的相關(guān)材料進(jìn)行全面收集和整理。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯順序?qū)n案進(jìn)行分類整理，使檔案之間具有內(nèi)在的聯(lián)系和系統(tǒng)性。（二）整理流程1.收集：各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和真實(shí)性。2.分類：根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。例如，文書檔案可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理等類別；科技檔案可分為科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等類別。3.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。4.裝訂：對(duì)零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。5.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案一同存放。（三）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核和登記，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。2.歸檔手續(xù)：檔案管理人員在接收歸檔檔案時(shí)，應(yīng)與移交部門辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等信息。3.歸檔標(biāo)識(shí)：對(duì)歸檔的檔案應(yīng)在檔案封面、目錄等顯著位置標(biāo)明歸檔日期、保管期限等信息，以便于識(shí)別和管理。六、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)永久保管。例如，公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等檔案。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如，一般性的行政管理文件保管期限為3年；人事檔案中的員工考核材料保管期限為5年；財(cái)務(wù)憑證保管期限為15年等。（二）保管期限調(diào)整1.定期評(píng)估：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行保管期限評(píng)估，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和公司發(fā)展情況，對(duì)保管期限進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整程序：如需要調(diào)整檔案保管期限，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案保管期限調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整后的保管期限。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門按照調(diào)整后的保管期限對(duì)檔案進(jìn)行管理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：對(duì)已達(dá)到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。2.失去保存意義：因公司機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致某些檔案失去保存意義的，可進(jìn)行銷毀。3.保密期滿：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案銷毀鑒定報(bào)告。鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。2.審批：檔案銷毀鑒定報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，但需確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄