PAGE檔案管理制度查閱流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱流程，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人查閱公司檔案的活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案查閱人員提供必要的便利，提高檔案利用效率。二、檔案查閱申請(qǐng)（一）內(nèi)部查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)由查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。（二）外部查閱申請(qǐng)1.與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人因工作需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)材料應(yīng)提交至公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)，由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，外部查閱申請(qǐng)人應(yīng)與公司簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全保密。三、檔案查閱審批（一）審批流程1.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)內(nèi)容是否符合規(guī)定、查閱目的是否合理、查閱時(shí)間是否合適等。2.對(duì)于內(nèi)部查閱申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意查閱”章，并注明查閱期限；對(duì)于外部查閱申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)將申請(qǐng)材料及保密協(xié)議一并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)外部查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的，在申請(qǐng)表上簽署同意意見(jiàn)；審批不通過(guò)的，應(yīng)注明原因并退回申請(qǐng)材料。（二）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要查閱檔案，檔案管理部門(mén)可先口頭同意查閱，但查閱人應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦查閱申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專題研究，根據(jù)研究結(jié)果決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。四、檔案查閱實(shí)施（一）查閱地點(diǎn)1.公司內(nèi)部查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.外部查閱檔案一般應(yīng)在公司檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行；如因特殊情況需要在公司外查閱的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（二）查閱方式1.檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的查閱工具，不得自行復(fù)制、拍照、錄像或損毀檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）查閱期限1.檔案查閱期限應(yīng)根據(jù)查閱目的和檔案內(nèi)容確定，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.查閱期限屆滿后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案復(fù)制管理（一）復(fù)制申請(qǐng)1.檔案查閱人員因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否符合復(fù)制條件。（二）復(fù)制審批1.檔案管理部門(mén)收到復(fù)制申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)內(nèi)容是否符合規(guī)定用途、復(fù)制份數(shù)是否合理等。2.對(duì)于內(nèi)部復(fù)制申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意復(fù)制”章，并注明復(fù)制期限；對(duì)于外部復(fù)制申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)將申請(qǐng)材料提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)外部復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的，在申請(qǐng)表上簽署同意意見(jiàn)；審批不通過(guò)的，應(yīng)注明原因并退回申請(qǐng)材料。（三）復(fù)制實(shí)施1.檔案復(fù)制應(yīng)在檔案管理部門(mén)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，復(fù)制設(shè)備應(yīng)符合安全保密要求，確保復(fù)制過(guò)程中檔案信息不被泄露。2.復(fù)制完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。核對(duì)無(wú)誤后，在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”，并注明復(fù)制日期、復(fù)制份數(shù)等信息。（四）復(fù)制件管理1.檔案復(fù)制件的所有權(quán)歸公司所有，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定用途使用復(fù)制件，不得擅自將復(fù)制件提供給他人或用于其他目的。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記造冊(cè)，定期進(jìn)行整理歸檔，確保復(fù)制件的安全與完整。六,檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核.,確定是否符合借閱條件。（二）借閱審批1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)內(nèi)容是否符合規(guī)定、借閱時(shí)間是否合適等。2.對(duì)于內(nèi)部借閱申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章，并注明借閱期限；對(duì)于外部借閱申請(qǐng)，如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)將申請(qǐng)材料及保密協(xié)議一并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)外部借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的，在申請(qǐng)表上簽署同意意見(jiàn)；審批不通過(guò)的，應(yīng)注明原因并退回申請(qǐng)材料。（三）借閱實(shí)施1.檔案借閱人員應(yīng)憑檔案管理部門(mén)開(kāi)具的《檔案借閱憑證》到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取檔案，不得自行到檔案庫(kù)房提取檔案。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的借閱工具，不得擅自將檔案帶出公司。如需帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（四）借閱期限1.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)借閱目的和檔案內(nèi)容確定，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)將借閱的檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)在查閱過(guò)程中知悉的公司檔案信息予以保密，不得泄露給任何第三方。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱活動(dòng)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，確保檔案信息的安全保密。（二）保密措施1.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所。2.檔案查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)將手機(jī)等通訊工具關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)使用通訊工具進(jìn)行與查閱無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)和保密技能。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案查閱人員違反保密規(guī)定，泄露公司檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。2.檔案管理部門(mén)工作人員如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案查閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)人員等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保檔案查閱流程的規(guī)范執(zhí)行。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱申請(qǐng)、審批、實(shí)施、歸還等環(huán)節(jié)的信息，以便監(jiān)督小組進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。（二）檢查內(nèi)容1.查閱申請(qǐng)是否符合規(guī)定程序，審批手續(xù)是否齊全。2.查閱人員是否在規(guī)定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，是否遵守查閱紀(jì)律。3.檔案復(fù)制、借閱等手續(xù)是否完備，復(fù)制件、借閱檔案是否按時(shí)歸還。（三）問(wèn)題處理1.監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)提出整