PAGE集團公司檔案室制度一、總則（一）目的為加強集團公司檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團公司檔案室負責對全集團檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，各單位應設立專門的檔案管理機構或配備專（兼）職檔案管理人員，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.真實完整原則：檔案應如實反映集團公司各項工作活動的歷史過程和實際情況，保證檔案內容的真實性和完整性。3.科學規(guī)范原則：檔案管理應遵循科學的方法和程序，采用先進的技術手段，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構及職責（一）集團公司檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團公司檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.負責集團公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定集團公司總部及所屬各單位移交的檔案。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的數字化存儲、檢索和利用。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為集團公司各項工作提供檔案信息服務。5.組織檔案業(yè)務培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作水平。6.對所屬各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查和指導，定期組織檔案工作考核評估。（二）各單位檔案管理機構1.貫徹執(zhí)行集團公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細則，并組織實施。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.按照集團公司檔案室的要求，及時向集團公司檔案室移交應歸檔的檔案。4.建立本單位檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的有效管理和利用。5.開展本單位檔案編研工作，為單位各項工作提供檔案信息支持。6.負責本單位檔案管理人員的業(yè)務培訓和日常管理工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.負責檔案的查閱、借閱、利用登記工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還檔案。5.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為單位提供檔案信息服務。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對到期檔案進行鑒定和銷毀。7.負責檔案管理設備的維護和管理，確保設備正常運行。8.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的材料，均應納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、黨群工作文件、經營管理文件、生產技術文件、財務審計文件、人力資源文件、基本建設文件、科研項目文件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體完好。3.對電子文件應同時收集其元數據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類，建立項目檔案卷內目錄和備考表，裝訂成冊。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內容主題進行分類，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事由等信息，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照文件類別、年度、保管期限進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，編制電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.集團公司檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時更換。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：集團公司重要的規(guī)章制度、年度綜合計劃、財務決算、重大合同協(xié)議、重要會議記錄、重要人事任免文件等。3.長期保管的檔案主要包括：集團公司一般的規(guī)章制度、年度工作計劃、財務報表、一般合同協(xié)議、重要業(yè)務文件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：集團公司一般性文件、臨時性業(yè)務文件等，保管期限為1年至10年。（五）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。3.每年應對檔案進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應在指定的查閱場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（二）查閱范圍1.集團公司內部人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外部單位因工作需要查閱集團公司檔案的，應按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并提供相應的檔案查閱服務。3.查閱人員應按照批準的查閱范圍和查閱期限進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或延長查閱期限。（四）借閱原則1.檔案借閱應遵循嚴格審批、限期歸還的原則，確保檔案的安全和完整。2.借閱檔案應在檔案室辦理借閱手續(xù)，不得委托他人代借。（五）借閱手續(xù)1.借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權利和義務。3.借閱人員應按照批準的借閱范圍和借閱期限借閱檔案，不得擅自轉借他人或帶出集團公司。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案室報告，并承擔相應的責任。（六）查閱、借閱登記1.檔案室應建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、查閱（借閱）內容、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應定期進行整理和歸檔，以備查閱。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.集團公司成立檔案鑒定工作領導小組，由集團公司分管領導擔任組長，檔案室負責人及相關部門負責人為成員。2.檔案鑒定工作領導小組負責組織開展檔案鑒定工作，制定檔案鑒定標準和工作方案，對擬銷毀的檔案進行審核和批準。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對保管期滿但仍有一定保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，提出擬銷毀檔案清單，報檔案室負責人審核。2.檔案室負責人組織相關人員對擬銷毀檔案進行鑒定，形成鑒定意見。3.將鑒定意見提交檔案鑒定工作領導小組審核，經批準后，確定銷毀檔案清單。（四）銷毀手續(xù)1.對批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定工作領導小組組長簽字后，由檔案室組織實施銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《檔案銷毀清冊》應永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立集團公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.推進檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對集團公司存量檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)涵蓋檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。3.檔案信息安全保障體系建設：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同