PAGE企業(yè)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)單位各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映企業(yè)單位各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面涵蓋企業(yè)單位各項活動的各個方面，保證檔案的齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及企業(yè)單位商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為企業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)單位檔案管理的日常工作。2.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案的安全保管。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全。4.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)研發(fā)、基本建設(shè)、黨群工作等各項活動中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.企業(yè)單位與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。3.企業(yè)單位收到的上級文件、通知、批示、批復(fù)等材料。4.企業(yè)單位內(nèi)部形成的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件材料。5.企業(yè)單位的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、科研成果、專利證書等文件材料。6.企業(yè)單位的基本建設(shè)項目文件材料（包括項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等）。7.企業(yè)單位的設(shè)備儀器文件材料（包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等）。8.企業(yè)單位的人事檔案材料（包括員工履歷表、工資檔案、考核材料、獎懲材料、任免文件等）。9.企業(yè)單位的財務(wù)檔案材料（包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等）。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求及時間1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門形成的檔案材料，并進(jìn)行分類整理。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。3.對于企業(yè)單位與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料，應(yīng)在合同簽訂或協(xié)議生效后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。4.對于上級文件、通知等材料，應(yīng)在收到后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行登記，并移交檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等類別。3.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類，人事檔案應(yīng)按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度檔案類別進(jìn)行分類。4.檔案整理應(yīng)進(jìn)行編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。編號應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行，編目應(yīng)包括檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等信息，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防潮防蟲的地點建設(shè)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證庫房內(nèi)的溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案的分類和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。4.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，限制無關(guān)人員進(jìn)入，定期對庫房進(jìn)行檢查和清理，確保庫房的整潔和安全。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式，確保檔案的長期保存和有效利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案的分類和編號順序進(jìn)行存放，同一類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門制定的電子檔案管理辦法進(jìn)行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等管理，確保電子檔案的安全、完整和可檢索。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)單位的重要文件、合同、協(xié)議、章程、歷史資料、會計檔案等，這些檔案具有重要價值，需長期保存。3.長期保管的檔案主要包括企業(yè)單位的一般性文件、資料、報表等，保管期限一般為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括企業(yè)單位的臨時性文件、資料等，保管期限一般為[X]年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、價值和歷史意義等因素進(jìn)行綜合考慮，并按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)單位的實際情況進(jìn)行調(diào)整。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.企業(yè)單位外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)單位的對外提供檔案管理辦法辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)單位的保密規(guī)定進(jìn)行界定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.企業(yè)單位外部單位查閱、借閱檔案的，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照對外提供檔案管理辦法的規(guī)定，與外部單位簽訂檔案查閱、借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。4.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、人員姓名、部門名稱、檔案名稱、用途等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.檔案利用統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，報送企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的企業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用，為企業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策提供有力支持。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全、完整和保密，防止檔案信息泄露和被篡改。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同工作。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門制定的電子檔案管理辦法進(jìn)行收集、整理、存儲和利用，確保電子檔案的真實、完整、準(zhǔn)確和安全。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、著錄等管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和高效利用。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。4.電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保電子檔案的安全和保密。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露和被篡改。2.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.加強(qiáng)對檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致檔案信息安全事故。七、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)企業(yè)單位應(yīng)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)由企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度，包括檔案的分類編號、編目裝訂、存儲保管等是否符合要求。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、運行和維護(hù)情況，電子檔案的管理情況等。4.檔案安全管理情況，包括檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備配備、溫濕度控制、防火防盜防潮防蟲等措施的落實情況，檔案信息的安全保密情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年至少進(jìn)行[X]次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報送企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)不定期對檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要崗位，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的突出問題或重點任務(wù)，檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)組織開展專項檢查，確保檔案管理工作的順利推進(jìn)。