PAGE引進(jìn)人才檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司引進(jìn)人才檔案的管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司引進(jìn)的各類人才檔案的管理，包括但不限于應(yīng)屆畢業(yè)生、社會招聘人員、海外引進(jìn)人才等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映引進(jìn)人才的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績成果等情況。2.完整性原則：全面收集、整理引進(jìn)人才的各類相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)引進(jìn)人才檔案的機(jī)密信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)引進(jìn)人才的發(fā)展變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證明：身份證、護(hù)照等相關(guān)證件復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位證書：最高學(xué)歷和學(xué)位證書原件及復(fù)印件。3.就業(yè)報到證：應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)報到證原件及復(fù)印件。4.個人簡歷：包括教育背景、工作經(jīng)歷、項目經(jīng)驗、獲獎情況等。（二）工作經(jīng)歷證明1.勞動合同：與原工作單位簽訂的勞動合同原件及復(fù)印件。2.離職證明：原工作單位出具的離職證明原件。3.工作業(yè)績證明：如業(yè)績報告、項目成果、獲獎證書等。（三）專業(yè)技術(shù)資格證書1.職稱證書：專業(yè)技術(shù)職稱證書原件及復(fù)印件。2.職業(yè)資格證書：如注冊會計師、注冊律師、注冊工程師等職業(yè)資格證書原件及復(fù)印件。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)經(jīng)歷1.培訓(xùn)證書：參加各類培訓(xùn)獲得的證書原件及復(fù)印件。2.進(jìn)修學(xué)習(xí)證明：在國內(nèi)外高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)修學(xué)習(xí)的證明材料。（五）考核與評價材料1.年度考核表：原工作單位或?qū)W校出具的年度考核表。2.績效考核記錄：在原工作單位的績效考核結(jié)果記錄。3.專家評價意見：如同行專家、導(dǎo)師等對引進(jìn)人才的評價意見。（六）其他材料1.獲獎證書：個人獲得的各類獎項證書原件及復(fù)印件。2.榮譽稱號證書：獲得的榮譽稱號證書原件及復(fù)印件。3.專利證書：個人擁有的專利證書原件及復(fù)印件。4.發(fā)表的論文、著作：在國內(nèi)外學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表的論文、出版的著作原件及復(fù)印件。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.人才本人提供：引進(jìn)人才按照要求提交個人檔案材料。2.原工作單位或?qū)W校提供：通過函調(diào)、派人前往等方式，從引進(jìn)人才的原工作單位或?qū)W校獲取相關(guān)檔案材料。3.其他渠道收集：如人才市場、人才中介機(jī)構(gòu)等提供的相關(guān)信息。（二）收集要求1.明確收集范圍：根據(jù)檔案內(nèi)容要求，明確需要收集的各類材料清單，并告知引進(jìn)人才。2.確保材料真實性：對收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保其真實性和有效性。3.及時收集歸檔：在引進(jìn)人才入職后規(guī)定時間內(nèi)，完成檔案材料的收集工作，并及時歸檔。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別，將各類材料進(jìn)行分類整理，如個人基本信息、工作經(jīng)歷證明、專業(yè)技術(shù)資格證書等。2.編號排序：對每一類材料進(jìn)行編號，并按照編號順序進(jìn)行排序，便于查找和管理。3.編制目錄：根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制檔案目錄，注明各類材料的名稱、編號、頁碼等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.初審：對整理好的檔案材料進(jìn)行初審，檢查材料的完整性、真實性和準(zhǔn)確性。2.裝訂成冊：將審核通過的檔案材料按照順序裝訂成冊，并在每冊檔案上加蓋檔案章。3.上架存放：將裝訂好的檔案上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.檔案庫房建設(shè)：建設(shè)專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲等。2.檔案存儲設(shè)備：配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、檔案盒、防蟲藥品等。3.檔案管理人員職責(zé)：明確檔案管理人員的職責(zé)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、維護(hù)和安全保衛(wèi)工作。4.檔案查閱登記：建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：因工作需要查閱引進(jìn)人才檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表。2.外部單位：因工作需要查閱引進(jìn)人才檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出具正式函件，說明查閱目的和范圍。（二）查閱程序1.提出申請：查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時間等信息。2.審批簽字：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.查閱登記：檔案管理人員對查閱人員的身份信息、查閱時間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。4.現(xiàn)場查閱：查閱人員在檔案管理人員的陪同下，在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：因工作需要借閱引進(jìn)人才檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請表。2.外部單位：原則上不允許借閱引進(jìn)人才檔案，如有特殊情況需要借閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序與查閱程序基本相同，但借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.工作調(diào)動：引進(jìn)人才因工作需要調(diào)往其他單位工作的。2.離職：引進(jìn)人才與公司解除勞動關(guān)系的。3.其他原因：如檔案保管期限到期、檔案信息變更等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.提出申請：由引進(jìn)人才本人或接收單位提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請表。2.審核批準(zhǔn)：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司人力資源部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.密封檔案：檔案管理人員對檔案進(jìn)行密封，并在封口處加蓋檔案章。4.填寫轉(zhuǎn)遞清單：填寫檔案轉(zhuǎn)遞清單，注明檔案編號、名稱、份數(shù)等信息，并由轉(zhuǎn)遞人員和接收人員簽字確認(rèn)。5.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿。喊凑找?guī)定通過機(jī)要交通或安排專人送取檔案，確保檔案安全、及時送達(dá)接收單位。（三）接收確認(rèn)接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)遞清單回執(zhí)寄回公司檔案管理部門，并對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有誤或缺失，應(yīng)及時與公司聯(lián)系。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.錄入檔案信息：將引進(jìn)人才檔案的紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息系統(tǒng)，建立電子檔案庫。2.完善系統(tǒng)功能：檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理和服務(wù)。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改篡改。（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性1.定期核對：定期對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對，確保兩者內(nèi)容一致。2.及時更新：如紙質(zhì)檔案內(nèi)容發(fā)生變更，應(yīng)及時在電子檔案中進(jìn)行更新，保證電子檔案的時效性。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.明確保密范圍：明確引進(jìn)人才檔案中涉及的保密信息范圍，如個人隱私、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等。2.保密措施：采取必要的保密措施，如限制查閱人員范圍、設(shè)置保密標(biāo)識、加密存儲等，防止檔案信息泄露。3.保密責(zé)任：明確檔案管理人員和查閱人員的保密責(zé)任，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）安全管理1.庫房安全：加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。2.防火防潮：配備必要的防火、防潮設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)等，防止檔案因火災(zāi)、潮濕等原因受損。3.防蟲防鼠：采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)引進(jìn)人才檔案材料的收集、整理工作，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對收集到的檔案材料進(jìn)行初審，檢查材料的真實性和有效性。（二）檔案歸檔與保管1.負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作，按照規(guī)定的流程和方法進(jìn)行檔案裝訂、上架存放等操作。2.做好檔案庫房的日常管理工作，確保庫房安全、整潔，檔案存儲設(shè)備完好。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案查閱與借閱服務(wù)1.負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱人員的身份信息、查閱時間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.陪同查閱人員在指定地點查閱檔案，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和信息泄露。3.及時歸還借閱的檔案，并對歸還情況進(jìn)行核對和記錄。（四）檔案轉(zhuǎn)遞工作1.負(fù)責(zé)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案密封、填寫轉(zhuǎn)遞清單等操作。2.跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案及時、安全送達(dá)接收單位，并做好轉(zhuǎn)遞清單回執(zhí)的回收和歸檔工作。（五）檔案信息化管理1.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時錄入、更新檔案信息。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（六）檔案保密與安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保護(hù)檔案信息的安全和機(jī)密。2.加強檔案庫房的安全管理，落實防火、防潮、防蟲、防鼠等措施。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部