PAGE檔案管理制度文件歸放一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案管理制度文件歸放規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的文件歸放操作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的查找和管理。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案分類及歸放要求（一）行政檔案1.公司文件上級(jí)來文：包括黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門發(fā)來的各類文件，按照文件的密級(jí)、重要程度和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸放。密級(jí)文件應(yīng)單獨(dú)存放，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報(bào)告、請(qǐng)示等，按照文件的類別、文號(hào)順序進(jìn)行排列歸放。會(huì)議文件：公司各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等，按照會(huì)議的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。2.人事檔案員工個(gè)人檔案：包括員工的履歷表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄等，按照員工姓名的拼音順序進(jìn)行排列歸放。人事任免文件：公司關(guān)于員工任免的文件材料，按照任免時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表：公司人事部門編制的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，按照?qǐng)?bào)表的年度和類別進(jìn)行整理歸放。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行排列，每月裝訂成冊(cè)，并在封面上注明年度、月份、冊(cè)數(shù)、起訖日期、憑證張數(shù)等信息。會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，按照賬簿的種類和年度進(jìn)行整理歸放。財(cái)務(wù)報(bào)表：公司年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)表，按照?qǐng)?bào)表的年度和類別進(jìn)行整理歸放。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：公司接受外部審計(jì)或內(nèi)部審計(jì)形成的審計(jì)報(bào)告，按照審計(jì)時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。4.法務(wù)檔案合同文件：公司簽訂的各類合同，按照合同的類別和簽訂時(shí)間順序進(jìn)行排列歸放。合同應(yīng)包括合同文本、審批表、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)材料。訴訟文件：公司涉及的訴訟案件材料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書等，按照案件的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件：公司的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)的類別和申請(qǐng)時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。（二）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案市場(chǎng)調(diào)研資料：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析數(shù)據(jù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等，按照調(diào)研項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。營(yíng)銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料：營(yíng)銷活動(dòng)的策劃方案、宣傳資料、活動(dòng)照片、總結(jié)報(bào)告等，按照營(yíng)銷活動(dòng)的名稱和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放?？蛻魴n案：客戶的基本信息、交易記錄、信用評(píng)估等資料，按照客戶名稱的拼音順序進(jìn)行排列歸放。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃文件：公司年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，按照計(jì)劃的年度和類別進(jìn)行整理歸放。生產(chǎn)工藝文件：產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件，按照產(chǎn)品的類別和工藝文件的版本進(jìn)行整理歸放。生產(chǎn)記錄：生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)記錄，如生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄等，按照記錄的時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。設(shè)備檔案：公司生產(chǎn)設(shè)備的購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)資料等，按照設(shè)備的名稱和編號(hào)進(jìn)行整理歸放。3.質(zhì)量管理檔案質(zhì)量體系文件：公司的質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，按照文件的類別和版本進(jìn)行整理歸放。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：產(chǎn)品的原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告等，按照檢驗(yàn)報(bào)告的編號(hào)和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。質(zhì)量事故處理文件：公司發(fā)生的質(zhì)量事故相關(guān)文件，包括事故報(bào)告、調(diào)查處理結(jié)果等，按照事故發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。4.研發(fā)檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件：研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算等文件，按照項(xiàng)目的類別和立項(xiàng)時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。研發(fā)過程文件：研發(fā)項(xiàng)目過程中的實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、測(cè)試數(shù)據(jù)等，按照項(xiàng)目的名稱和研發(fā)階段進(jìn)行整理歸放。研發(fā)成果文件：研發(fā)項(xiàng)目取得的成果，如專利證書、軟件著作權(quán)證書、新產(chǎn)品鑒定證書等，按照成果的類別和頒發(fā)時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放。（三）其他檔案1.聲像檔案包括公司活動(dòng)照片、錄像、錄音帶等，按照活動(dòng)的名稱和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。2.電子檔案公司形成的各類電子文件，如辦公文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，按照文件的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸放，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)采用加密、防病毒等安全措施，確保檔案信息的安全。三、檔案歸放流程（一）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.文件收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行清理，將需要?dú)w檔的文件整理好，移交至公司檔案管理部門。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)來文、合作單位文件等，由公司辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門。相關(guān)部門在處理完文件后，應(yīng)將文件原件或復(fù)印件移交至公司檔案管理部門歸檔。（二）文件整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文件后，按照檔案分類及歸放要求進(jìn)行整理。2.整理過程中，應(yīng)檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新編制。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理；對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）文件歸放1.整理好的文件按照檔案分類及歸放要求，分別歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.檔案管理人員應(yīng)在檔案盒或文件夾上注明檔案的類別、年度、保管期限等信息，并按照編號(hào)順序排列上架存放。3.對(duì)于重要檔案或頻繁使用的檔案，應(yīng)建立副本或備份，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以確保檔案的安全。（四）檔案編目1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案總目錄，對(duì)檔案的類別、編號(hào)、名稱、保管期限、存放位置等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.對(duì)于每一份檔案，應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。3.檔案編目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化檢索和查詢。四、檔案保管（一）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的質(zhì)量和安全。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置的準(zhǔn)確性。清點(diǎn)和檢查工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，并做好記錄。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定結(jié)果應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本規(guī)定和公司的相關(guān)保密制度。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，為員工提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，員工應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。查閱檔案后，員工應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還檔案管理部門。2.借閱檔案員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，為員工辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案借閱給員工。借閱檔案時(shí)，員工應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。員工應(yīng)按照規(guī)定的歸還日期及時(shí)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并說明原因。延期歸還時(shí)間一般不得超過[X]個(gè)工作日。員工借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對(duì)外提供。2.檔案利用人員不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非工作目的。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。（二）銷毀工作1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門