PAGE鎮(zhèn)政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鎮(zhèn)政府各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)各部門、各下屬單位以及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鎮(zhèn)政府綜合檔案室負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映鎮(zhèn)政府各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是鎮(zhèn)政府檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鎮(zhèn)政府檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)各部門、各下屬單位的檔案工作，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查，提高檔案管理水平。4.參與鎮(zhèn)政府重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，對(duì)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案資料的齊全完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。6.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為鎮(zhèn)政府決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（二）各部門、各下屬單位檔案管理人員各部門、各下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案管理工作，其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，按照鎮(zhèn)政府檔案管理制度的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并定期向綜合檔案室移交。2.建立本部門、本單位的檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案管理工作的規(guī)范化和有序化。3.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常保管和安全保密工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極配合綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查工作，及時(shí)整改存在的問題，提高本部門、本單位的檔案管理水平。5.根據(jù)工作需要，為本部門、本單位及其他相關(guān)部門提供檔案查閱和利用服務(wù)，并做好登記和記錄工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍鎮(zhèn)政府檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與鎮(zhèn)政府工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.鎮(zhèn)政府制定的各類政策文件、規(guī)劃計(jì)劃、工作方案、會(huì)議紀(jì)要、決議決定等。3.鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)各部門、各下屬單位在履行職責(zé)過程中形成的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.鎮(zhèn)政府組織召開的各類會(huì)議的文件材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。5.鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)參加各類活動(dòng)的講話稿、發(fā)言稿、調(diào)研報(bào)告等。6.鎮(zhèn)政府在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)事業(yè)、民生保障等方面形成的重要文件、資料、圖片、音像等。7.鎮(zhèn)政府與其他單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議、承諾書等。8.鎮(zhèn)政府工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、考核檔案、培訓(xùn)檔案等。（二）收集要求1.各部門、各下屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門、本單位的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，確保檔案資料的時(shí)效性和完整性。4.各部門、各下屬單位應(yīng)積極配合綜合檔案室的檔案收集工作，按照要求及時(shí)移交檔案，并提供必要的協(xié)助和支持。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。（四）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)各部門、各下屬單位的職能和工作內(nèi)容進(jìn)行劃分；保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.編號(hào)對(duì)分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等多級(jí)編號(hào)方式。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，確保檔案目錄的準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，應(yīng)建立電子目錄，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等，確保各類檔案的安全保管。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。6.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。（三）檔案的安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的監(jiān)督和檢查。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。5.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案的信息泄露和損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重從事的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，審查檔案是否仍具有保存價(jià)值，是否需要繼續(xù)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)鎮(zhèn)政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.按照檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行檔案銷毀，檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和現(xiàn)狀。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)，不斷提高檔案管理工作的水平。（二）利用工作1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等，確保檔案利用工作的規(guī)范化和有序化。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.檔案利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理人員審核同意后