PAGE銀行人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工從參加工作至離職期間形成的各類人事材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)人事檔案中的機(jī)密信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案與員工實(shí)際情況的一致性。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善銀行人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理銀行全體員工的人事檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)下屬分支機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和銀行人事檔案管理制度，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）員工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門員工的人事材料，并按規(guī)定定期移交人力資源部門歸檔。2.協(xié)助人力資源部門做好人事檔案的查閱、核實(shí)等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。3.督促本部門員工遵守人事檔案管理制度，確保個(gè)人檔案材料的及時(shí)更新和準(zhǔn)確完整。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、工作單位、職務(wù)等。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.員工學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等相關(guān)學(xué)歷證明材料。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、績(jī)效考核表等反映員工工作業(yè)績(jī)和表現(xiàn)的材料。2.任職期滿考核材料、晉升考察材料等與員工職務(wù)晉升、崗位變動(dòng)相關(guān)的考核考察材料。3.先進(jìn)工作者、優(yōu)秀員工等各類榮譽(yù)稱號(hào)的審批表及相關(guān)事跡材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等學(xué)歷學(xué)位證明材料。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等培訓(xùn)材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件、專業(yè)技術(shù)職稱證書復(fù)印件等專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）相關(guān)材料。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書，入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，自傳，政治歷史情況的審查材料，黨籍、團(tuán)籍處理材料等。2.出國(guó)（境）審批表、出國(guó)（境）人員審查表等出國(guó)（境）相關(guān)政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員組織關(guān)系介紹信、黨員證明信等黨員組織關(guān)系材料。2.團(tuán)支部換屆選舉材料、團(tuán)員證等團(tuán)的組織建設(shè)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.個(gè)人獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)的審批表、榮譽(yù)證書復(fù)印件等獎(jiǎng)勵(lì)證明材料。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)原因和主要事跡。（八）處分材料1.員工受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、通報(bào)批評(píng)等處分文件。2.處分調(diào)查材料、本人對(duì)處分的意見及檢討材料等相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資調(diào)整通知等工資相關(guān)材料。2.任免文件、任職通知等職務(wù)任免材料。3.出國(guó)（境）任務(wù)批件、護(hù)照復(fù)印件等出國(guó)（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明等健康相關(guān)材料。2.員工的個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等反映個(gè)人工作情況和思想動(dòng)態(tài)的材料。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)布人事檔案材料收集清單，明確各類材料的收集范圍、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的人事材料，確保材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.員工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合所在部門和人力資源部門，及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)人事材料。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的人事材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案材料目錄，確保材料的完整性和系統(tǒng)性。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持材料的清晰可讀。4.按照檔案裝訂要求，將每份材料整齊裝訂，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，便于查閱和保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.嚴(yán)格遵守檔案保管期限規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人和銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱人員應(yīng)持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、辭退、退休等原因離開銀行的，應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)員工的新工作單位或接收部門的要求進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的離職情況，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否安全送達(dá)，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案材料的完整和安全，不得扣留、遺漏檔案材料。2.轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人力資源部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的銀行人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析和共享利用。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將人事檔案材料的內(nèi)容準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入員工的最新人事信息，保證檔案信息的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。（四）信息利用與共享1.人力資源部門及相關(guān)部門可通過信息化管理系統(tǒng)查詢、統(tǒng)計(jì)人事檔案信息，為人力資源決策提供支持。2.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限和程序，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在銀行內(nèi)部的共享利用。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價(jià)值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。銷毀前，應(yīng)編制《人事檔案銷毀清