PAGE外包船員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強外包船員檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護外包船員合法權益，保障公司/組織（以下簡稱“本公司”）與外包船員業(yè)務往來的正常秩序，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司與外包船員相關的檔案管理工作，包括但不限于外包船員的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、證書資質(zhì)、勞動合同、考勤記錄、獎懲情況等各類檔案資料。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映外包船員實際情況，保證信息準確無誤。3.完整安全原則：保證檔案資料的完整性，采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.便于利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率，滿足公司/組織業(yè)務需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善外包船員檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.集中統(tǒng)一管理外包船員檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行全程監(jiān)督和指導。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.按照規(guī)定向有關部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和記錄工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門外包船員檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料真實、準確、完整，并及時移交檔案管理部門。2.在業(yè)務活動中產(chǎn)生的與外包船員相關的文件、資料等應按照檔案管理要求及時歸檔，不得擅自留存或銷毀。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并配合做好相關工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負責外包船員檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管和安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員提供服務，做好登記、借閱期限監(jiān)控和歸還核對等工作。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.業(yè)務部門在與外包船員建立業(yè)務關系時起，應同步開展檔案資料收集工作。收集的檔案資料應包括但不限于以下內(nèi)容：外包船員個人基本信息，如身份證、學歷證書、健康證明等復印件。船員適任證書、培訓證書、特殊培訓合格證等相關證書資質(zhì)文件。勞動合同、勞務協(xié)議等相關合同文本?？记谟涗洝⒐ぷ髋虐啾?、工作任務分配記錄等工作相關資料。獎懲記錄，包括表揚、獎勵、違紀處分等文件。其他與外包船員業(yè)務相關的重要文件和資料。2.檔案資料應確保原件真實有效，復印件應清晰可辨，并由提供資料的人員簽字確認或加蓋單位公章。對于電子文檔，應保證其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并進行備份存儲。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到業(yè)務部門移交的檔案資料后，應及時進行整理。整理工作按照檔案類別、時間順序、重要程度等進行分類，確保檔案資料條理清晰、便于查找。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則應在檔案管理制度中明確規(guī)定。3.編制檔案目錄，目錄應詳細列出每份檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索和查閱。4.按照檔案保管期限要求，對檔案進行分類存放。檔案保管期限分為永久、長期、短期，具體劃分標準依據(jù)國家相關規(guī)定和行業(yè)慣例執(zhí)行。四、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件。2.檔案保管場所應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品等，以保障檔案安全。（二）檔案存儲1.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用標準檔案盒或檔案夾進行裝訂，并在檔案盒或檔案夾上標明檔案類別、編號、年度等信息。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應按照一定的命名規(guī)則進行命名，確保文件名與檔案內(nèi)容相符，便于識別和檢索。（三）檔案保管期限1.外包船員檔案保管期限應根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和時效性確定。具體保管期限如下：永久保管檔案：包括外包船員的重要資質(zhì)證書、勞動合同等具有長期法律效力和重要參考價值的檔案。長期保管檔案：保管期限為[X]年，主要包括船員的工作經(jīng)歷、培訓記錄、考勤記錄等對公司/組織業(yè)務有一定參考價值的檔案。短期保管檔案：保管期限為[X]年，如臨時性的工作任務記錄、一般性的通知文件等。2.檔案保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，對確無保存價值的檔案填寫銷毀清單，經(jīng)公司/組織負責人批準后予以銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。五、檔案利用（一）查閱1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外包船員檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的\查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，應安排專人陪同查閱，并在指定的查閱場所進行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱外包船員檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延長。3.檔案管理部門應對借閱檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案借閱憑證。借閱人應妥善保管檔案借閱憑證，不得轉借他人。4.借閱人應嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。（三）復印與摘錄1.如需對外包船員檔案進行復印或摘錄，應填寫《檔案復印/摘錄申請表》，注明復印/摘錄的內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理相關手續(xù)。2.檔案管理部門應按照審批意見進行復印或摘錄，并對復印或摘錄的內(nèi)容進行核對，確保與原件一致。復印或摘錄的檔案資料應加蓋檔案管理部門公章，并注明“此件與原件一致”字樣。3.復印或摘錄的檔案資料僅供申請用途使用，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關人員。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應對查閱、借閱人員進行保密提醒，要求其不得泄露檔案內(nèi)容。3.對于涉及外包船員個人隱私或商業(yè)機密的檔案，應采取特殊的保密措施，限制查閱范圍和知悉人員。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案保管場所24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，如發(fā)現(xiàn)設備故障應及時維修或更換。3.制定檔案安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處置措施，定期組織演練，提高應急處置能力。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理操作規(guī)程，避免因操作不當導致檔案損壞或丟失。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立外包船員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公，為公司/組織各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入：對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描后的電子文件按照檔案整理要求進行分類、命名、存儲，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息維護：定期對檔案管理系統(tǒng)中的信息進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。如外包船員的基本信息發(fā)生變更、證書資質(zhì)到期等情況，應及時在系統(tǒng)中進行修改。3.檔案檢索利用：利用檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。檔案管理人員可根據(jù)用戶需求，提供電子檔案的在線查閱、下載、打印等服務。4.數(shù)據(jù)備份與安全管理：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設備上，并異地存放。加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機制，由公司/組織內(nèi)部審計部門或紀檢監(jiān)察部門定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應定期對自身檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改落實。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程和標準。2.檔案資料的完整性和準確性，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、真實，編號、目錄等是否規(guī)范。3.檔案保管場所的安全狀況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實到位。4.檔案信息化管理情況，檢查檔案管理系統(tǒng)的運行情況、數(shù)據(jù)備份情況等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定詳細的整改措施，認真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告公司/組織。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題