PAGE責(zé)任追究檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理，規(guī)范責(zé)任追究工作，確保責(zé)任追究過程有跡可循、結(jié)果有據(jù)可查，特制定本責(zé)任追究檔案管理制度。通過建立完善的責(zé)任追究檔案，為公司/組織的決策、管理、監(jiān)督等提供有力支持，促進(jìn)公司/組織健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及責(zé)任追究的部門、崗位及人員。包括但不限于因工作失誤、違規(guī)操作、失職瀆職等行為導(dǎo)致公司/組織利益受損、形象受損或違反法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等情況而進(jìn)行責(zé)任追究的各類事件。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：責(zé)任追究檔案應(yīng)如實(shí)記錄責(zé)任追究事件的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.客觀性原則：檔案記錄應(yīng)基于客觀事實(shí)，不受主觀因素干擾，公正地反映責(zé)任追究情況。3.完整性原則：涵蓋責(zé)任追究事件從發(fā)生、調(diào)查、認(rèn)定到處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面收集相關(guān)資料。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的責(zé)任追究檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、責(zé)任追究檔案的內(nèi)容構(gòu)成（一）事件基本信息1.事件名稱：對(duì)責(zé)任追究事件進(jìn)行簡要概括性命名，突出事件核心特征。2.事件發(fā)生時(shí)間：精確記錄事件發(fā)生的年、月、日、時(shí)，以便準(zhǔn)確界定時(shí)間順序和相關(guān)責(zé)任。3.事件發(fā)生地點(diǎn)：明確事件發(fā)生的具體地理位置，包括公司/組織內(nèi)部的部門、場所等。4.涉及人員：詳細(xì)列出與事件相關(guān)的所有人員，包括責(zé)任人、參與人、見證人等，并注明其所在部門、崗位及職責(zé)。（二）事件經(jīng)過描述1.事件起因：闡述引發(fā)責(zé)任追究事件的直接原因和深層次背景，包括業(yè)務(wù)操作流程、管理規(guī)定執(zhí)行等方面存在的問題。2.事件發(fā)展過程：按照時(shí)間順序詳細(xì)描述事件從發(fā)生到造成后果的具體經(jīng)過，包括每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)、決策過程、行為表現(xiàn)等。3.事件后果：明確事件給公司/組織帶來的直接和間接損失，如經(jīng)濟(jì)損失、業(yè)務(wù)影響、聲譽(yù)損害等，并進(jìn)行量化或定性描述。（三）調(diào)查過程記錄1.調(diào)查組成員：列出參與責(zé)任追究事件調(diào)查的人員名單，包括調(diào)查負(fù)責(zé)人、成員及其職責(zé)分工。2.調(diào)查方法：說明采用的調(diào)查方式，如查閱文件資料、實(shí)地走訪、談話詢問、數(shù)據(jù)分析等，并詳細(xì)記錄每種調(diào)查方法的實(shí)施過程和獲取的相關(guān)證據(jù)。3.調(diào)查證據(jù)：收集整理調(diào)查過程中獲取的各類證據(jù)，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述等，對(duì)證據(jù)的來源、內(nèi)容、證明作用等進(jìn)行詳細(xì)說明，并附上證據(jù)復(fù)印件或相關(guān)記錄。（四）責(zé)任認(rèn)定依據(jù)1.法律法規(guī)依據(jù)：明確事件所違反的國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、政策文件等具體條款，作為責(zé)任認(rèn)定的法律支撐。2.公司/組織內(nèi)部規(guī)定：指出違反的公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度、操作流程、崗位職責(zé)等具體內(nèi)容，說明責(zé)任認(rèn)定與公司/組織內(nèi)部管理要求的契合度。3.責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：闡述依據(jù)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，對(duì)不同類型責(zé)任（如直接責(zé)任、間接責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任等）的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保責(zé)任認(rèn)定的科學(xué)性和公正性。（五）責(zé)任認(rèn)定結(jié)果1.責(zé)任主體：明確被認(rèn)定為負(fù)有責(zé)任的個(gè)人或部門，詳細(xì)說明其責(zé)任性質(zhì)（如主要責(zé)任、次要責(zé)任、同等責(zé)任等）和責(zé)任程度。2.責(zé)任認(rèn)定結(jié)論：以清晰、準(zhǔn)確的語言總結(jié)責(zé)任認(rèn)定的最終結(jié)果，對(duì)責(zé)任主體應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行明確表述，如給予警告、罰款、降職、撤職等具體處理建議。（六）處理決定及執(zhí)行情況1.處理決定：記錄公司/組織根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果作出的具體處理決定，包括處理方式、處理期限、處理依據(jù)等，并以正式文件形式呈現(xiàn)。2.執(zhí)行情況：跟蹤處理決定的執(zhí)行情況，記錄責(zé)任人或責(zé)任部門對(duì)處理決定的執(zhí)行過程、執(zhí)行結(jié)果，以及在執(zhí)行過程中遇到的問題及解決措施。3.整改措施：要求責(zé)任主體針對(duì)責(zé)任追究事件制定切實(shí)可行的整改措施，明確整改目標(biāo)、整改內(nèi)容、整改期限和責(zé)任人，并跟蹤整改措施的落實(shí)情況，確保問題得到徹底解決，防止類似事件再次發(fā)生。（七）申訴與復(fù)查情況1.申訴情況：如責(zé)任主體對(duì)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果或處理決定不服，有權(quán)提出申訴。記錄申訴的時(shí)間、理由、申訴方式（書面申訴、口頭申訴等）以及申訴受理部門和處理過程。2.復(fù)查情況：受理申訴的部門應(yīng)組織復(fù)查，記錄復(fù)查的過程、復(fù)查依據(jù)、復(fù)查結(jié)論以及對(duì)原處理決定的調(diào)整情況（如有）。三、責(zé)任追究檔案的建立與歸檔（一）檔案建立部門責(zé)任追究檔案由公司/組織內(nèi)部負(fù)責(zé)責(zé)任追究工作的部門（如紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門等）負(fù)責(zé)建立和管理。（二）檔案建立流程1.資料收集：在責(zé)任追究事件調(diào)查處理過程中，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將各自掌握的與事件有關(guān)的資料提交給檔案建立部門。檔案建立部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核和整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案編制：檔案建立人員按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容構(gòu)成，對(duì)審核整理后的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編排，形成責(zé)任追究檔案的基本框架。同時(shí)，對(duì)每份資料進(jìn)行簡要摘要說明，以便于查閱和理解。3.檔案審核：檔案編制完成后，由檔案建立部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合要求、格式規(guī)范、邏輯清晰。審核通過后，在檔案首頁加蓋檔案建立部門印章，并注明檔案編號(hào)、建立日期等信息。（三）檔案歸檔要求1.歸檔時(shí)間：責(zé)任追究事件處理完畢后，檔案建立部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）完成檔案的歸檔工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地保存。2.歸檔方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容順序進(jìn)行裝訂，編制頁碼，填寫檔案目錄，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、年度等信息。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查閱和管理。3.檔案存儲(chǔ)：檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況發(fā)生。同時(shí)，要建立檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。四、責(zé)任追究檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱責(zé)任追究檔案的，應(yīng)填寫《責(zé)任追究檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政監(jiān)管部門等外部單位依法需要查閱責(zé)任追究檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。檔案管理部門在審核查閱函件和審批手續(xù)無誤后，按照查閱函件要求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好外部查閱記錄。外部查閱人員應(yīng)遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得將檔案用于非法定用途。（二）使用規(guī)定1.僅限工作用途：責(zé)任追究檔案的查閱和使用應(yīng)嚴(yán)格限于與工作相關(guān)的目的，不得用于個(gè)人私利或其他非法目的。2.保密要求：查閱和使用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來源，確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.歸還與銷毀：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。對(duì)于不再需要保存的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照公司/組織的檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、責(zé)任追究檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限責(zé)任追究檔案的保管期限根據(jù)事件性質(zhì)、影響程度等因素確定。一般情況下，涉及重大責(zé)任事故、違法違規(guī)行為等對(duì)公司/組織有較大影響的責(zé)任追究檔案，保管期限為[X]年；一般性責(zé)任追究檔案，保管期限為[X]年。保管期限自責(zé)任追究事件處理完畢之日起計(jì)算。（二）銷毀程序1.鑒定：在保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)責(zé)任追究檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的重要性、保存價(jià)值等因素，確定是否可以銷毀。2.審批：經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)填寫《責(zé)任追究檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由