PAGE征遷項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)征遷項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在征遷工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所承擔(dān)的各類征遷項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。征遷項(xiàng)目檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映征遷項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則。按照征遷項(xiàng)目的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定征遷項(xiàng)目檔案管理的具體辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)征遷項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)征遷項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與征遷項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在征遷項(xiàng)目過(guò)程中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)將涉及征遷項(xiàng)目的重要文件、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議合同等資料提交給檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門做好征遷項(xiàng)目檔案的利用工作，提供必要的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)征遷項(xiàng)目檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和完整性。對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)要求項(xiàng)目部門補(bǔ)充完善。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為征遷項(xiàng)目的決策、管理和后期工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.征遷項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、土地征收批復(fù)、規(guī)劃許可證等文件材料。2.征遷項(xiàng)目實(shí)施階段：包括征遷公告、補(bǔ)償安置方案、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議合同、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄、影像資料等。3.征遷項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算審計(jì)報(bào)告、檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。（二）收集要求1.項(xiàng)目部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體符合要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照征遷項(xiàng)目的工作流程和階段，進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）整理方法1.分類：按照征遷項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等階段，將檔案分為三大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目部門將整理好的檔案移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回項(xiàng)目部門重新整理。3.審核合格的檔案，按照分類編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.征遷項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：包括征遷項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、土地征收批復(fù)、規(guī)劃許可證、重要協(xié)議合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為30年，包括征遷項(xiàng)目的補(bǔ)償安置方案、評(píng)估報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料。4.短期保管的檔案：保管期限為10年，包括征遷項(xiàng)目的一般性工作記錄、影像資料等在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的文件材料。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬物相符。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于征遷項(xiàng)目的決策、管理和后期工作，為公司/組織和相關(guān)部門提供有效信息支持。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀清單。（三）鑒定方法1.逐卷審查：對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，核對(duì)檔案的內(nèi)容、保管期限、完整性等情況。2.綜合評(píng)估：根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和項(xiàng)目部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中注銷，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立征遷項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為征遷項(xiàng)目提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)征遷項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用系統(tǒng)，為利用者提供在線查閱、借閱、下載等服務(wù)，提高檔案利用的效率和便捷性。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，及時(shí)更新檔案信息。3.檔案利用系統(tǒng)應(yīng)具備良好的用戶界面和操作性能，方便利用者使用。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)征遷項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織制度的要求。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案利用的及時(shí)性等。3.檔案管理設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫(kù)房的安全管理情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次對(duì)征遷項(xiàng)目檔案管理工作的全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求限期整改。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)項(xiàng)目部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中的不規(guī)范行為。（四）整改要求1.項(xiàng)目部門對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)高度重視，制定