PAGE資產(chǎn)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資產(chǎn)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司資產(chǎn)部在資產(chǎn)購置、使用、處置等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：資產(chǎn)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資產(chǎn)部業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)資產(chǎn)部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體要求。2.審批檔案管理工作計(jì)劃、制度和流程。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)資產(chǎn)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和流程，建立檔案管理臺賬。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的有序存放。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。（三）各業(yè)務(wù)崗位人員1.在業(yè)務(wù)活動中及時形成、收集和整理相關(guān)檔案資料，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)購置相關(guān)檔案：包括采購合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。2.資產(chǎn)使用檔案：資產(chǎn)臺賬、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。3.資產(chǎn)處置檔案：處置申請、評估報(bào)告、處置合同、審批文件等。4.其他與資產(chǎn)部業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、報(bào)表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)崗位人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照資產(chǎn)類別、業(yè)務(wù)類型等對檔案進(jìn)行分類。2.編號：為每類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照分類和編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。（二）保管期限1.資產(chǎn)購置檔案：長期保管，保管期限為自資產(chǎn)處置完畢后[X]年。2.資產(chǎn)使用檔案：長期保管，直至資產(chǎn)報(bào)廢或處置。3.資產(chǎn)處置檔案：長期保管，保管期限為自處置完成后[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)并登記。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的和內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱記錄。4.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人、檔案名稱、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.資產(chǎn)部定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立資產(chǎn)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的