PAGE黃石港檔案管理制度一、總則（一）目的為加強黃石港檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黃石港內(nèi)各部門、各單位以及與黃石港相關的各類業(yè)務活動中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則黃石港檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映黃石港各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理黃石港在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對涉及黃石港機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置黃石港設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善黃石港檔案管理制度，并組織實施。2.負責黃石港各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架以及數(shù)字化處理等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全存儲，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行價值評估，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極提供檔案利用服務，根據(jù)公司內(nèi)部各部門和外部相關單位的需求，及時、準確地提供檔案資料，做好檔案查閱、借閱登記和跟蹤管理工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司重大項目和重要活動的檔案管理工作，確保項目檔案和活動檔案的完整、準確歸檔。9.負責與上級檔案管理部門以及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，及時了解檔案管理的新政策、新要求，推動黃石港檔案管理工作的不斷發(fā)展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類黃石港檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、規(guī)章制度；會議文件、紀要；工作計劃、總結(jié)；人事檔案、勞動工資檔案；行政事務管理文件等。2.業(yè)務管理類檔案涵蓋港口規(guī)劃、建設、運營等方面的文件；生產(chǎn)調(diào)度、作業(yè)計劃、統(tǒng)計報表；貨物運輸合同、協(xié)議；安全管理文件、應急預案；設備管理檔案、技術資料；環(huán)保管理文件等。3.財務管理類檔案包含會計憑證、賬簿、報表；財務預算、決算文件；審計報告、稅務資料；資金管理文件等。4.基本建設類檔案涉及港口工程建設項目的立項、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。5.科研項目類檔案包括科研項目立項申請書、研究報告、成果鑒定文件、專利證書等。6.聲像檔案如照片、錄音、錄像等資料，記錄黃石港重要活動、工程建設、生產(chǎn)運營等方面的情況。7.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用分類號與流水號相結(jié)合的方式，具體如下：1.行政管理類檔案：XG001[流水號]其中，“XG”為行政管理類檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，根據(jù)具體檔案內(nèi)容可進一步細分二級類目代碼等，流水號按檔案形成時間順序依次編排。2.業(yè)務管理類檔案：YW001[流水號]“YW”為業(yè)務管理類檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，后續(xù)同樣可根據(jù)需要細分二級類目代碼，流水號編排規(guī)則同行政管理類檔案。3.財務管理類檔案：CW001[流水號]“CW”為財務管理類檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，流水號編排規(guī)則同前。4.基本建設類檔案：JS001[流水號]“JS”為基本建設類檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，流水號編排規(guī)則同前。5.科研項目類檔案：KY001[流水號]“KY”為科研項目類檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，流水號編排規(guī)則同前。6.聲像檔案：SX001[流水號]“SX”為聲像檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，流水號編排規(guī)則同前。7.電子檔案：DZ001[流水號]“DZ”為電子檔案的分類代碼，“001”為該類檔案下的一級類目代碼，流水號編排規(guī)則同前。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的各類檔案移交至檔案管理部門。2.對于黃石港重大項目、重要活動等產(chǎn)生的檔案，相關部門應在項目結(jié)束或活動完成后的規(guī)定時間內(nèi)，及時整理并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應主動收集黃石港在各個歷史時期形成的具有保存價值的檔案資料，包括上級文件、與外部單位往來文件、內(nèi)部文件等。4.對于零散的、不完整的檔案材料，檔案管理人員應及時與相關部門或人員溝通，進行補充和完善，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應進行編號，并編制相應的目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。4.對于電子檔案，應按照電子文件管理規(guī)范進行整理，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并建立相應的電子目錄，便于檢索和利用。5.聲像檔案應進行分類整理，標注拍攝（錄制）時間、地點、內(nèi)容摘要、拍攝（錄制）者等信息，并制作相應的文字說明，與聲像資料一同保存。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.庫房應具備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，以滿足檔案保管的要求。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應保持相對獨立，便于管理和操作。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案應根據(jù)其載體形式進行分類存儲，如照片可存放在相冊或檔案盒中，錄音、錄像資料可存儲在光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，并做好標識和保護。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映黃石港主要職能活動和歷史面貌的，對本港、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重要會議記錄、重大項目檔案、涉及港史的檔案等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對黃石港工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性業(yè)務文件、重要設備檔案、中期規(guī)劃文件等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對黃石港工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。如一般性事務文件、臨時性項目檔案等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、存儲狀態(tài)良好，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人等組成的鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對于經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者等信息。（二）檔案銷毀1.銷毀檔案必須嚴格按照規(guī)定的程序進行，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報黃石港分管領導批準后方可實施。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.在檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。4.銷毀完成后，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊存檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案資料。2.外部單位因工作需要，經(jīng)黃石港相關部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)后，可查閱、借閱與業(yè)務相關的檔案資料。3.涉及黃石港機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得對外提供利用。（二）利用方式1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。外部單位查閱檔案，除填寫《檔案查閱申請表》外，還需提供單位介紹信、查閱人員有效身份證件等證明材料，經(jīng)黃石港檔案管理部門審核同意，報分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，確保檔案資料的安全。2.借閱檔案借閱檔案應嚴格控制借閱期限，借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。利用登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，形成檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應準確反映黃石港檔案管理工作的實際情況，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計報表應按時報送黃石港相關領導和部門。（二）檔案移交1.黃石港因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，需要對檔案進行移交的，應按照國家有關檔案移交的規(guī)定，