PAGE仲裁文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織仲裁文書檔案的管理，確保仲裁文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在仲裁活動中形成的各類文書檔案，包括但不限于仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁決書等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：仲裁文書檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、準確，與仲裁活動實際情況相符。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護措施，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善仲裁文書檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)仲裁文書檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)仲裁文書檔案的日常收集、整理和歸檔工作，確保檔案的及時、完整和準確。2.嚴格按照檔案管理規(guī)定和操作流程進行檔案管理，做好檔案的分類、編號、裝訂等工作。3.妥善保管檔案，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.為檔案查閱人員提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱情況。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案鑒定、銷毀等工作。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在仲裁活動中形成的文書材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案材料的真實性、完整性負責(zé)，不得擅自涂改、銷毀檔案材料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.仲裁申請書及相關(guān)附件，包括當事人主體資格證明、仲裁協(xié)議、證據(jù)清單等。2.答辯書及相關(guān)證據(jù)材料。3.仲裁過程中提交的補充材料、代理意見等。4.庭審筆錄、質(zhì)證筆錄等。5.仲裁裁決書、調(diào)解書等法律文書。6.與仲裁活動有關(guān)的其他文件、資料，如仲裁機構(gòu)的通知、函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在仲裁活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門形成的相關(guān)文書材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)及時對收集到的文書材料進行核對，確保材料的完整性和準確性。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門補充或更正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照仲裁程序的先后順序進行整理，同一案件的材料集中排列。3.區(qū)分不同保管期限，分別進行整理。（四）整理方法1.分類：按照仲裁文書的性質(zhì)、內(nèi)容等進行分類，可分為仲裁申請類、答辯類、證據(jù)類、庭審記錄類、裁決類等。2.編號：對每一份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+流水號的方式，如“20XX001”。3.裝訂：將每份檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。對于紙張較大或較多的材料，可采用折疊、粘貼等方式進行整理后再裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容。同時，根據(jù)檔案內(nèi)容編制索引，方便查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求及流程1.檔案管理人員對整理好的檔案材料進行審核，審核無誤后進行歸檔。2.歸檔時，應(yīng)按照檔案分類方案，將不同類別的檔案分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案存放索引，便于查找。（二）保管期限1.仲裁文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括仲裁裁決書、調(diào)解書等具有重要歷史價值和法律意義的文件。長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括仲裁過程中的重要文件、證據(jù)等。短期保管的檔案期限為[X]年，一般為仲裁活動中的一般性文件。2.保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。對于保管期限不明確的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進行鑒定，確定合理的保管期限。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限及范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱仲裁文書檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱范圍僅限于與本人工作相關(guān)的檔案材料，不得查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、仲裁案件機密等重要檔案，未經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并簽字確認。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人的工作需要進行審核，簽署意見并蓋章。3.查閱人持經(jīng)批準的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱范圍，為查閱人提供相應(yīng)的檔案材料。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進行核對后，辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱仲裁文書檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況，對檔案進行鑒定。對于已到保管期限且確無保存價值的檔案，予以銷毀。2.對于仍有一定保存價值，但已不具備查考利用價值的檔案，可進行降密處理或短期保存。3.對于涉及公司/組織重大利益、重要歷史事件等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.將擬鑒定檔案清單提交檔案鑒定小組，鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見。3.對于確定銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，一般采用焚燒、粉碎等方式。2.在銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，與檔案鑒定意見等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立仲裁文書檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲與管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份等，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等基本功能，能夠快速準確地檢索到所需檔案信息。2.提供權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限和操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.支持數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。（四）信息安全保障1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置