PAGE堤防所檔案收集制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強堤防所檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在堤防建設(shè)、管理、維護等工作中的作用，特制定本檔案收集制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于堤防所各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則堤防所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則檔案收集應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映堤防所各項工作的真實情況，不得遺漏重要文件和資料。3.及時歸檔原則各部門及工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案歸檔的及時性，避免檔案積壓和散失。二、檔案收集范圍（一）工程建設(shè)檔案1.堤防工程項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件等。2.工程設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。3.工程招投標(biāo)文件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。4.工程合同文件建設(shè)工程合同、監(jiān)理合同、施工合同、材料設(shè)備采購合同等。5.工程施工文件施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程質(zhì)量檢驗報告、工程進(jìn)度報表等。6.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等。7.工程竣工驗收文件竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。（二）運行管理檔案1.堤防巡查記錄日常巡查記錄、專項巡查記錄、安全檢查記錄等。2.水位觀測資料水位觀測記錄、水位變化分析報告等。3.工程維修養(yǎng)護文件維修養(yǎng)護計劃、維修養(yǎng)護合同、維修養(yǎng)護記錄、工程維修預(yù)算等。4.防汛抗旱檔案防汛預(yù)案、抗旱預(yù)案、防汛物資管理資料、防汛值班記錄、抗旱工作記錄等。5.水情測報資料水情站觀測數(shù)據(jù)、水情分析預(yù)報報告等。（三）行政管理檔案1.機構(gòu)設(shè)置與人員管理文件單位機構(gòu)設(shè)置文件、人員編制文件、干部任免文件、人員考核文件等。2.會議文件各類會議通知、會議紀(jì)要、會議決議等。3.工作計劃與總結(jié)年度工作計劃、工作總結(jié)、專項工作計劃與總結(jié)等。4.規(guī)章制度文件單位制定的各項規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公文處理文件收文登記、發(fā)文登記、文件傳閱記錄、文件歸檔清單等。（四）科技檔案1.堤防科研項目文件科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告等。2.新技術(shù)、新材料、新工藝應(yīng)用文件技術(shù)引進(jìn)合同、技術(shù)應(yīng)用方案、應(yīng)用效果評估報告等。（五）其他檔案1.聲像檔案堤防工程建設(shè)、運行管理過程中的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料，包括文檔、表格、圖紙、影像等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度規(guī)范，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門及工作人員做好檔案收集工作，明確檔案收集的范圍、要求和程序。3.定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案及時、完整歸檔。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和利用全所檔案，建立健全檔案管理臺賬。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員按照檔案收集制度規(guī)范的要求，及時收集、整理本部門工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，負(fù)責(zé)對本部門檔案材料進(jìn)行分類、整理、裝訂，確保檔案材料的齊全、完整、規(guī)范，并按時向檔案管理部門移交。3.在項目建設(shè)、管理等工作中，各部門應(yīng)明確檔案收集的具體要求，將檔案收集工作納入工作流程，確保檔案材料隨工作進(jìn)程同步形成和積累。四、檔案收集程序（一）文件材料形成部門收集1.各部門工作人員在工作過程中應(yīng)及時將形成的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案收集范圍的要求，確定需歸檔的文件材料。2.對收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。審核內(nèi)容包括文件材料的內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全、格式是否規(guī)范等。3.將審核后的文件材料按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如按照年度、項目、問題等分類，便于后續(xù)整理和查找。（二）定期移交檔案管理部門1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案材料移交檔案管理部門，移交時間原則上為每季度末。如遇特殊情況，可提前或推遲移交，但需提前向檔案管理部門說明原因。2.移交檔案材料時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收檔案材料時，應(yīng)對移交清單進(jìn)行核對，檢查檔案材料的數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。（三）特殊情況處理1.對于一些重大項目或緊急工作中形成的檔案材料，檔案管理部門可提前介入，與相關(guān)部門共同做好檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整歸檔。2.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案材料損壞、丟失的，相關(guān)部門應(yīng)及時采取補救措施，盡量恢復(fù)檔案材料的原貌，并將情況及時報告檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況，對受損檔案材料進(jìn)行妥善處理。五、檔案整理要求（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案收集范圍，將檔案分為工程建設(shè)檔案、運行管理檔案、行政管理檔案、科技檔案和其他檔案五大類。2.每大類檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類，如工程建設(shè)檔案可分為前期文件、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件等。3.二級分類下可根據(jù)實際情況進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，但應(yīng)保持分類的系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的整理、保管和利用。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號，便于識別和管理。2.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023GC001”，其中“2023”表示年度，“GC”表示工程建設(shè)檔案類別代碼，“001”表示該類別檔案的流水號。3.類別代碼按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定，并保持相對穩(wěn)定。對于新增的檔案類別或檔案內(nèi)容變化較大的情況，應(yīng)及時修訂類別代碼和編號規(guī)則。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行打印或復(fù)印，對于小于A4紙張的材料，應(yīng)粘貼在A4紙張上，并留出適當(dāng)?shù)难b訂邊距。2.檔案材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如文件材料的正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后等。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于閱讀和保管。裝訂采用左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過15mm。（四）編目要求1.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、檔案名稱、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊作為檔案檢索工具。3.對于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲和管理。六、檔案保管期限（一）永久保管1.堤防所的重要法規(guī)性文件、年度綜合計劃、機構(gòu)演變文件、干部任免文件等。2.堤防工程建設(shè)項目的可行性研究報告、初步設(shè)計文件、竣工驗收報告等。3.涉及重大事件、重要會議的文件材料，以及具有歷史查考價值的文件材料。（二）長期保管1.堤防工程運行管理中的重要文件，如防汛抗旱預(yù)案、工程維修養(yǎng)護計劃、水情測報資料等，保管期限為30年。2.行政管理中的一般性文件，如年度工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等，保管期限為10年。（三）短期保管1.臨時性工作形成的文件材料，如一般性會議通知、會議紀(jì)要等，保管期限為5年。2.工程建設(shè)中的一般性施工記錄、工程進(jìn)度報表等，保管期限為3年。七、檔案利用與保密（一）檔案利用1.本所工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的等。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位人員因工作需要查閱本所檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)按照上述規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止查閱人員擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.對涉及國家機密和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用權(quán)限。八、檔案信息化管理（一）電子檔案收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案收集制度規(guī)范的要求進(jìn)行收集，并及時移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，如DOC、XLS、PPT、PDF、JPEG、TIFF等，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識別和查找。命名規(guī)則可參照紙質(zhì)檔案編號規(guī)則，結(jié)合電子文件的特點進(jìn)行設(shè)定。（二）電子檔案整理與存儲1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對收集到的電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)建立完善的索引系統(tǒng)，便于快速檢索和查詢電子檔案。索引內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、關(guān)鍵詞、日期等信息。（三）電子檔案利用與安全1.本所工作人員可通過檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，查閱操作應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行，確保電子檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)加強對電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子檔案。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護和檢查，及時更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集、整理、移交等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合制度規(guī)范的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、及時性，檔案整理的規(guī)范性，檔案移交的手續(xù)是否齊全等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）考核評價1.將檔案管理