PAGE交通路政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強交通路政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司交通路政管理工作中形成的各類檔案，包括路政審批文件、巡查記錄、養(yǎng)護資料、執(zhí)法文書、工程檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類路政檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映路政管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為路政管理工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)公司設(shè)立檔案管理室，負責(zé)路政檔案的日常管理工作。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司檔案管理制度并組織實施。負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用路政檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門路政檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。明確一名兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的日常管理工作，并接受檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理室的要求，及時提供所需的檔案資料，積極配合檔案管理室開展檔案利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政審批文件，包括路政許可申請書、審批表、決定書、許可證等。2.巡查記錄，包括日常巡查、專項巡查、應(yīng)急巡查等記錄。3.養(yǎng)護資料，包括道路養(yǎng)護計劃、養(yǎng)護記錄、維修工程資料等。4.執(zhí)法文書，包括行政處罰決定書、行政強制措施決定書、案件卷宗等。5.工程檔案，包括道路新建、改建、擴建工程的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工資料、竣工驗收資料等。6.設(shè)備檔案，包括路政管理所需的各類設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢處置記錄等。7.人事檔案，包括員工的入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。8.財務(wù)檔案，包括路政管理經(jīng)費的預(yù)算、決算、收支憑證、審計報告等。9.其他與路政管理工作有關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將本部門產(chǎn)生的路政檔案收集齊全，整理規(guī)范，并定期移交檔案管理室。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。3.對于重要的路政檔案，應(yīng)實行實時收集，確保檔案信息的及時性和準確性。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的路政檔案進行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.路政檔案一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等類別。每個類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行細分。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照路政管理業(yè)務(wù)的不同類型進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案臺賬。工程檔案應(yīng)按照工程項目的不同階段進行分類整理，編制工程檔案索引。設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備的型號、規(guī)格等進行分類整理，建立設(shè)備檔案清單。人事檔案應(yīng)按照員工的類別、崗位等進行分類整理，建立人事檔案名冊。財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度、財務(wù)報表類型等進行分類整理，編制財務(wù)檔案索引。4.檔案整理過程中，應(yīng)確保每份檔案材料的齊全、完整，對破損、褪色的檔案材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。同時，應(yīng)按照規(guī)定編寫檔案頁碼，制作檔案目錄和備考表。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、種類和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行存儲和備份，確保電子檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風(fēng)換氣，控制溫濕度在適宜的范圍內(nèi)。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負責(zé)人、各部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合路政管理工作的實際情況，對檔案進行逐卷審查，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值。對于具有重要歷史價值、查考利用價值或涉及法律糾紛等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定報告，詳細記錄鑒定的過程、結(jié)果及處理意見。鑒定報告應(yīng)由檔案鑒定小組全體成員簽字確認。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等詳細信息。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，嚴禁將檔案出售或贈送他人。4.檔案銷毀后，檔案管理室應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由檔案鑒定小組組長簽字確認。同時，應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）利用工作1.檔案管理室應(yīng)積極開展檔案利用工作，為路政管理工作提供便捷的服務(wù)。檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.路政管理人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理室負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時提供檔案復(fù)制服務(wù)。檔案復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理室負責(zé)人批準，并做好復(fù)制記錄。5.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞，檔案利用者應(yīng)及時向檔案管理室報告。檔案管理人員應(yīng)及時進行處理，確保檔案的安全和完整。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立完善的路政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和自動化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合路政檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：建立檔案管理專用網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息的安全傳輸和共享。4.安全保密體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保密制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、防火墻等安全技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。2.需求調(diào)研階段：對路政檔案管理業(yè)務(wù)流程進行全面調(diào)研，梳理檔案管理需求，確定信息化管理系統(tǒng)的功能模塊和技術(shù)要求。3.系統(tǒng)選型與開發(fā)階段：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇合適的信息化管理系統(tǒng)或進行自主開發(fā)。在系統(tǒng)選型或開發(fā)過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的兼容性、擴展性和安全性。4.數(shù)據(jù)錄入與遷移階段：組織人員對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將檔案數(shù)據(jù)錄入信息化管理系統(tǒng)，并完成歷史檔案數(shù)據(jù)的遷移工作。5.系統(tǒng)測試與上線階段：對信息化管理系統(tǒng)進行全面測試，確保系統(tǒng)功能的