PAGE全國檔案事業(yè)系統(tǒng)年制度一、總則（一）制定目的為加強(qiáng)全國檔案事業(yè)系統(tǒng)的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和效率，保障檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于全國各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)，包括國家綜合檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、事業(yè)單位檔案館以及其他專門檔案館等，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作在法治軌道上運(yùn)行。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：全國檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)在上級(jí)主管部門的指導(dǎo)下開展工作。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，建立健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系。4.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.服務(wù)利用原則：以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）國家檔案行政管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)全國檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理，組織協(xié)調(diào)檔案業(yè)務(wù)工作，監(jiān)督檢查檔案法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)檔案理論研究、檔案宣傳教育、檔案人員培訓(xùn)等工作，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)利用和共享。5.指導(dǎo)、監(jiān)督中央和國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案工作。（二）地方檔案行政管理部門1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際，制定本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施辦法，并組織實(shí)施。2.對(duì)本地區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，依法查處檔案違法行為。3.組織開展本地區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案宣傳教育等工作，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平和社會(huì)檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)本地區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)，推進(jìn)檔案信息資源的整合與利用。5.指導(dǎo)、監(jiān)督本地區(qū)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案工作，組織開展檔案工作考核評(píng)價(jià)。（三）檔案管理機(jī)構(gòu)1.綜合檔案館負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用本地區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的各類檔案，依法接收應(yīng)進(jìn)館的檔案。開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。對(duì)館藏檔案進(jìn)行科學(xué)管理，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，確保檔案的安全與完整。指導(dǎo)本地區(qū)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案業(yè)務(wù)工作，開展檔案人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。2.部門檔案館收集、整理、保管本部門及其所屬單位形成的檔案，為本部門工作提供檔案支持。負(fù)責(zé)本部門檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。開展本部門檔案的編研和利用工作，為部門決策、業(yè)務(wù)工作和社會(huì)公眾提供服務(wù)。接受同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.企業(yè)檔案館集中統(tǒng)一管理本企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開發(fā)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類檔案，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。建立健全企業(yè)檔案管理制度，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平。開展企業(yè)檔案的編研和利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等提供檔案信息服務(wù)。加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通協(xié)作，指導(dǎo)各部門做好檔案工作。4.事業(yè)單位檔案館負(fù)責(zé)收集、整理、保管本事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案，為單位發(fā)展提供檔案保障。做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目等基礎(chǔ)工作，提高檔案管理的規(guī)范化程度。開展檔案利用工作，為事業(yè)單位的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，同時(shí)向社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)。接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實(shí)物等。2.反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面發(fā)展情況的檔案資料。3.與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)且具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的各類專門檔案，如科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。（二）收集要求1.各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)本單位形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集，及時(shí)整理歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集管理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、存儲(chǔ)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（三）收集程序1.各單位檔案部門應(yīng)制定檔案收集計(jì)劃，明確收集的范圍、時(shí)間、責(zé)任人等。2.檔案人員定期對(duì)本單位各部門的文件材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，督促各部門及時(shí)移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步整理，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.將收集整理好的檔案按照規(guī)定的保管期限和分類方案進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊(cè)，填寫卷皮。編制全宗卷，記錄全宗的歷史沿革、檔案整理情況等。2.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。建立電子文件的命名規(guī)則，保證文件名的規(guī)范性和可讀性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理質(zhì)量要求1.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。2.編號(hào)連續(xù)、準(zhǔn)確，編目清晰、規(guī)范。3.裝訂牢固、整齊，卷皮填寫完整、準(zhǔn)確。4.電子檔案的整理應(yīng)符合電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，一般溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，確保檔案安全。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和搬運(yùn)，能夠有效保護(hù)檔案。3.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，盒面應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)等信息。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整與可讀。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則，嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的規(guī)定和程序辦理檔案利用手續(xù)。2.服務(wù)優(yōu)先原則，以滿足利用者需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則，在檔案利用過程中，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱開放的檔案，檔案人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：對(duì)不宜公開的檔案，利用者可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理機(jī)構(gòu)可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。4.咨詢：利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理機(jī)構(gòu)咨詢，檔案人員應(yīng)及時(shí)給予解答。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并告知利用者利用的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。3.利用者按照約定的時(shí)間和方式到檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案利用，檔案人員應(yīng)做好利用登記和服務(wù)工作。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有問題及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存意義的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理機(jī)構(gòu)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施設(shè)備等基本情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，如電子檔案數(shù)量、存儲(chǔ)容量、利用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)等手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期開展檔案統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)上報(bào)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋全國檔案事業(yè)系統(tǒng)的檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享。2.提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)字化處理。3.加強(qiáng)檔案信息安全保障，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：包括檔案管理機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施建設(shè)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合檔案管理業(yè)務(wù)需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。4.檔案數(shù)字化加工：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。