PAGE地下管線檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司地下管線檔案的管理，確保地下管線檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地下管線檔案在公司生產(chǎn)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有地下管線檔案的管理，包括但不限于給排水、燃?xì)?、熱力、電力、通信等各類地下管線的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行維護(hù)等過程中形成的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司地下管線檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.全程跟蹤原則對(duì)地下管線從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到運(yùn)行維護(hù)的全過程進(jìn)行檔案跟蹤管理，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保地下管線檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮地下管線檔案的作用，為公司的生產(chǎn)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)等工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司地下管線檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)地下管線檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)地下管線檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.負(fù)責(zé)地下管線檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、修復(fù)和維護(hù)，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門及外部單位提供地下管線檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。6.負(fù)責(zé)對(duì)地下管線檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在地下管線規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行維護(hù)等過程中形成的檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好地下管線檔案的數(shù)字化處理、安全保管、查閱借閱等工作。3.負(fù)責(zé)在開展涉及地下管線的項(xiàng)目時(shí)，提前向檔案管理部門查詢相關(guān)檔案資料，避免對(duì)地下管線造成破壞。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織編制地下管線工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理方案，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中嚴(yán)格按照方案進(jìn)行檔案管理。2.負(fù)責(zé)對(duì)地下管線工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)在地下管線工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。4.負(fù)責(zé)在地下管線工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后，按照規(guī)定向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.地下管線規(guī)劃階段形成的規(guī)劃文件、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃審批文件等。2.地下管線設(shè)計(jì)階段形成的設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更文件等。3.地下管線施工階段形成的施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工記錄、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件等。4.地下管線運(yùn)行維護(hù)階段形成的運(yùn)行記錄、維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)報(bào)告、故障處理記錄、管線檢測(cè)報(bào)告等。5.與地下管線相關(guān)的其他文件資料，如地下管線普查報(bào)告、地下管線探測(cè)成果報(bào)告、地下管線應(yīng)急預(yù)案等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)地下管線檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的地下管線檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或繪制。3.收集的地下管線檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的管理和利用。4.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范統(tǒng)一，存儲(chǔ)介質(zhì)安全可靠，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）收集時(shí)間1.地下管線規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等階段形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.地下管線運(yùn)行維護(hù)階段形成的檔案資料，應(yīng)每月定期移交檔案管理部門，遇特殊情況應(yīng)及時(shí)移交。3.與地下管線相關(guān)的其他文件資料，應(yīng)在文件資料形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)地下管線檔案按照專業(yè)類別分為給排水管線檔案、燃?xì)夤芫€檔案、熱力管線檔案、電力管線檔案、通信管線檔案等；按照形成階段分為規(guī)劃?rùn)n案、設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、運(yùn)行維護(hù)檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。2.電子檔案整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的電子檔案進(jìn)行分類，建立電子文件夾，文件夾名稱應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類一致。對(duì)每份電子檔案進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和檢索。建立電子檔案索引，索引應(yīng)包括檔案名稱、存儲(chǔ)路徑、日期、保管期限等內(nèi)容。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地備份或多種存儲(chǔ)介質(zhì)備份的方式，確保電子檔案的安全。（三）整理要求1.整理后的地下管線檔案應(yīng)分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰，便于查閱和利用。2.整理過程中應(yīng)確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案資料。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的地下管線檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.地下管線檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式，確保檔案資料的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案密集架上，便于查閱和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行備份。（三）保管期限地下管線檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括地下管線規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等階段形成的重要文件資料，如規(guī)劃審批文件、設(shè)計(jì)變更文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括地下管線運(yùn)行維護(hù)階段形成的主要文件資料，如運(yùn)行記錄、維護(hù)報(bào)告、故障處理記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括地下管線運(yùn)行維護(hù)階段形成的一般性文件資料，如日常巡檢記錄、維修工單等，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的地下管線檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展涉及地下管線的項(xiàng)目時(shí)，可查閱相關(guān)的地下管線檔案資料，如規(guī)劃圖紙、設(shè)計(jì)文件、施工記錄等，以便了解地下管線的分布情況和現(xiàn)狀，避免對(duì)地下管線造成破壞。2.公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行地下管線運(yùn)行維護(hù)、故障搶修、應(yīng)急處置等工作時(shí)，可查閱相關(guān)的地下管線檔案資料，如運(yùn)行記錄、維護(hù)報(bào)告、故障處理記錄等，以便及時(shí)掌握地下管線的運(yùn)行狀況，采取有效的措施進(jìn)行處理。3.外部單位因工作需要查閱公司地下管線檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱利用公司內(nèi)部各部門及外部單位查閱地下管線檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記和記錄。2.借閱利用公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱地下管線檔案資料的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用。3.復(fù)制利用公司內(nèi)部各部門及外部單位因工作需要復(fù)制地下管線檔案資料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為復(fù)制人員提供相應(yīng)的檔案資料，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制人員應(yīng)確保復(fù)制的檔案資料與原件一致，并妥善保管復(fù)制的檔案資料。（三）利用要求1.查閱、借閱、復(fù)制地下管線檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借檔案資料，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損。2.查閱、借閱、復(fù)制地下管線檔案資料的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.查閱、借閱地下管線檔案資料的人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱、借閱，不得將檔案資料帶出檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)地下管線檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的地下管線檔案電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.利用信息技術(shù)手段，對(duì)地下管線檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程管理，提高檔案管理工作的效率和水平。3.實(shí)現(xiàn)地下管線檔案信息與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為公司的生產(chǎn)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)等工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)地下管線檔案進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，使其清晰、完整。對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行分類、命名、編號(hào)等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)地下管線檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。建立檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)地下管線檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供決策支持。3.檔案信息安全保障建立地下管線檔案信息安全管理制度，明確信息安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化建設(shè)要求1.地下管線檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.地下管線檔案信息化建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案管理工作的實(shí)際需求，注重系統(tǒng)的實(shí)用性和可操作性。3.地下管線檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。4.地下管線檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司地下管線檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.檔案管理部門應(yīng)建立監(jiān)督檢查檔案，對(duì)每次監(jiān)督檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果、整改情況等信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立地下管線檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)