PAGE路政檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)路政檔案管理工作，確保路政檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織路政檔案管理工作，包括路政管理過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則路政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映路政管理工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于路政管理人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織路政檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全路政檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)路政檔案的信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢。5.積極開展檔案利用工作，為路政管理工作提供檔案資料支持，做好檔案借閱、查閱登記等工作。6.定期對路政檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）路政業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門路政檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.指導(dǎo)和督促本部門工作人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)路政檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.熟悉路政業(yè)務(wù)，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案泄密。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.路政管理工作中形成的各類文件，包括上級文件、本級文件、下級文件等。2.路政管理業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各種記錄，如路政巡查記錄、案件處理記錄、許可審批記錄等。3.路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)等方面的文件和資料，如工程圖紙、竣工驗(yàn)收報告等。4.路政管理工作中涉及的各種統(tǒng)計(jì)報表、數(shù)據(jù)資料等。5.路政管理工作中形成的聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和歸檔。（三）收集時間1.路政管理工作中形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)等項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收合格后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和計(jì)算機(jī)管理。（二）整理方法1.分類路政檔案分為行政管理類、路政業(yè)務(wù)類、設(shè)施管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等類別。每個類別下再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。行政管理類：包括路政管理工作中形成的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。路政業(yè)務(wù)類：包括路政巡查記錄、案件處理記錄、許可審批文件、路政宣傳資料等。設(shè)施管理類：包括路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、更新等方面的文件和資料，如工程圖紙、竣工驗(yàn)收報告、設(shè)施巡查記錄等。財(cái)務(wù)管理類：包括路政管理工作中的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證等文件。人事管理類：包括路政管理人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度+類別+流水號的形式，如2023LZYW001，表示2023年路政業(yè)務(wù)類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.上架將裝訂好的檔案按照編號順序上架存放，每個檔案架應(yīng)標(biāo)明類別和編號范圍，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序整理存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限路政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及路政管理工作中的重大決策、重要事件、法律法規(guī)等文件材料，以及具有歷史查考價值的文件材料，應(yīng)永久保管。2.長期保管路政管理工作中形成的一般性文件材料，以及在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管路政管理工作中形成的臨時性文件材料，以及在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同路政業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.路政管理人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱路政檔案的，應(yīng)持單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（二）利用方式1.查閱路政管理人員查閱檔案時，應(yīng)填寫《路政檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供檔案，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱外單位借閱路政檔案時，應(yīng)填寫《路政檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表提供檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.復(fù)制路政管理人員或外單位因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《路政檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照復(fù)制申請表提供檔案，并辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、單位、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記冊應(yīng)定期整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立路政檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，確保檔案信息的長期保存和有效利用。3.建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查詢和利用。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立路政檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等功能，方便路政管理人員查閱和利用檔案信息。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)路政檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱管理、備份恢復(fù)等功能，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶認(rèn)證與授權(quán)、病毒防范等措施，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求