PAGE評估所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強評估所檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在評估工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本評估所全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于評估業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則評估所設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映評估所的工作實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存評估所工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則建立科學合理的檔案檢索和利用體系，方便員工查閱和利用檔案，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門評估所設(shè)立檔案管理部門，負責檔案管理的日常工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案利用服務(wù)，為評估所各項工作提供檔案支持。5.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.具有檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.具備較強的責任心和保密意識，能夠認真履行檔案管理職責。3.經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，取得相應(yīng)的資格證書。（三）各部門職責各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.配合檔案管理部門開展檔案利用服務(wù)工作，提供必要的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.評估業(yè)務(wù)檔案包括評估項目委托書、評估業(yè)務(wù)約定書、評估對象的產(chǎn)權(quán)證明文件、評估報告、評估工作底稿等。2.行政管理檔案包括各類會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請示報告、批復、通知、信函等。3.財務(wù)檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利文件、培訓記錄、考核評價材料、獎懲文件等。5.其他檔案包括與評估所工作相關(guān)的各類合同協(xié)議、資質(zhì)證書、榮譽證書、業(yè)務(wù)宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的檔案，并確保檔案的完整性和準確性。2.檔案收集責任人應(yīng)定期對收集的檔案進行整理，剔除重復、無效的文件，確保檔案質(zhì)量。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時間順序、重要程度等因素進行分類，建立科學合理的檔案分類體系。例如，評估業(yè)務(wù)檔案可按照評估項目類型、評估對象行業(yè)等進行分類；行政管理檔案可按照文件類型、發(fā)文時間等進行分類。2.編號對每一類檔案進行編號，以便于檔案的管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號的科學性和規(guī)范性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的檢索和利用。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況一致。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案內(nèi)容，避免損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案整理完畢后，按照檔案管理部門的要求及時將檔案移交歸檔。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。3.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時進行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案涉及國家機密、重大評估項目、重要財務(wù)決策、核心人事信息等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.長期保管的檔案一般評估項目檔案、重要行政管理文件、主要財務(wù)檔案、員工基本人事檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案一般性行政管理文件、臨時性評估業(yè)務(wù)檔案、日常財務(wù)資料等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲和備份。電子檔案應(yīng)采用加密存儲、定期備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保檔案庫房的安全。3.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結(jié)合評估所的實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，準確判斷檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免人為因素的干擾。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負責對擬銷毀的檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，確定檔案是否需要銷毀。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、保管期限、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進行清理，編制擬銷毀檔案清單，報檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行審核，提出鑒定意見，經(jīng)評估所領(lǐng)導批準后，確定銷毀檔案清單。3.對批準銷毀的檔案，應(yīng)采取適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、檔案的利用與查詢（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和評估所的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和合規(guī)性。2.服務(wù)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞評估所的工作實際，為評估業(yè)務(wù)開展、行政管理、財務(wù)決策、人事管理等工作提供有力支持。3.保密原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.評估業(yè)務(wù)為評估項目提供相關(guān)的檔案資料，作為評估依據(jù)和參考。2.行政管理為制定工作計劃、決策參考、處理文件等提供檔案支持。3.財務(wù)審計為財務(wù)審計工作提供相關(guān)的財務(wù)檔案資料。4.人事管理為員工考核、晉升、培訓等提供人事檔案信息。5.其他根據(jù)評估所工作需要，為其他相關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)。（三）查詢流程1.員工因工作需要查詢檔案時，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢檔案的名稱、編號、查詢目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門收到檔案查詢申請表后，對申請進行審核。審核通過后，安排專人負責提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.檔案查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查詢，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或借閱檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案查詢完畢后，檔案查詢?nèi)藛T應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查詢記錄上簽字確認查詢結(jié)果。（四）借閱管理1.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門根據(jù)批準的檔案借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案借閱證，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)按照檔案借閱申請表上注明的借閱期限及時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。5.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行清查盤點，確保檔案的按時歸還和安全保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為評估所的發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式的文件上傳，并自動生成檔案目錄。2.檔案檢索提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便員工快速查找所需檔案。3.檔案利用支持在線查閱、下載、打印檔案，同時提供檔案借閱、歸還等功能，實現(xiàn)檔案的遠程利用。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有授權(quán)人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。6.統(tǒng)計分析對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為評估所的決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理系統(tǒng)維護