PAGE工傷職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工傷職工檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)工傷職工合法權(quán)益，保障公司工傷保險(xiǎn)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司內(nèi)所有工傷職工檔案的管理工作。工傷職工檔案是指公司在職工工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、工傷待遇支付等過程中形成的，記錄職工工傷情況及相關(guān)權(quán)益保障信息的各類文件材料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工傷職工的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與工傷職工相關(guān)的各類文件材料，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)工傷職工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進(jìn)行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案內(nèi)容（一）工傷認(rèn)定申請材料檔案1.工傷認(rèn)定申請表：詳細(xì)記錄職工個人基本信息、事故發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過等情況，由職工本人填寫并簽字確認(rèn)。2.勞動關(guān)系證明材料：包括勞動合同、工資發(fā)放記錄、工作證、考勤記錄等，用以證明職工與公司存在勞動關(guān)系。3.醫(yī)療機(jī)構(gòu)診斷證明：首次診斷工傷的醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的診斷證明書、病歷等，明確職工受傷部位、程度及診斷結(jié)論。4.事故現(xiàn)場證明材料：如事故現(xiàn)場照片、視頻、證人證言等，能夠直觀反映事故發(fā)生的真實(shí)情況。5.其他相關(guān)材料：根據(jù)具體工傷情況，可能需要提供的其他證明材料，如事故報(bào)告、安全檢查記錄等。（二）勞動能力鑒定檔案1.勞動能力鑒定申請表：職工按照規(guī)定填寫的申請勞動能力鑒定的表格，注明工傷認(rèn)定情況及申請鑒定的具體事項(xiàng)。2.工傷認(rèn)定決定書：由社會保險(xiǎn)行政部門出具的工傷認(rèn)定決定書，確認(rèn)職工工傷的性質(zhì)和結(jié)論。3.完整的病歷資料：包括工傷治療期間的所有病歷、檢查報(bào)告、診斷證明等，全面反映職工工傷治療過程及恢復(fù)情況。4.勞動能力鑒定結(jié)論書：勞動能力鑒定委員會作出的鑒定結(jié)論，明確職工的勞動能力等級，如傷殘等級、生活自理障礙程度等。5.復(fù)查鑒定材料：如果職工對初次鑒定結(jié)論不服申請復(fù)查鑒定，需提供復(fù)查鑒定過程中產(chǎn)生的相關(guān)材料，如復(fù)查申請、新的病歷資料等。（三）工傷待遇支付檔案1.工傷待遇申請表：職工或其家屬填寫的申請工傷待遇支付的表格，詳細(xì)列出申請支付的待遇項(xiàng)目、金額及相關(guān)依據(jù)。2.工傷認(rèn)定決定書和勞動能力鑒定結(jié)論書復(fù)印件：作為確認(rèn)工傷及勞動能力情況的重要依據(jù)，用于審核工傷待遇支付資格。3.醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷憑證：包括工傷治療期間的門診發(fā)票、住院費(fèi)用清單、出院小結(jié)等，證明職工實(shí)際發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)用支出。4.傷殘津貼、一次性傷殘補(bǔ)助金等支付記錄：記錄公司按照規(guī)定向工傷職工支付各項(xiàng)待遇的憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支付憑證等。5.其他相關(guān)材料：根據(jù)不同工傷待遇項(xiàng)目的要求，可能需要提供的其他材料，如工傷職工身份證明、供養(yǎng)親屬證明等。（四）工傷職工動態(tài)管理檔案1.工傷職工康復(fù)情況記錄：跟蹤記錄工傷職工的康復(fù)治療過程、康復(fù)效果評估等信息，為調(diào)整康復(fù)方案提供依據(jù)。2.工傷職工工作安排及變動記錄：記錄工傷職工傷后返回工作崗位的情況，包括工作崗位調(diào)整、工作能力適應(yīng)情況等，以及后續(xù)因身體原因?qū)е碌墓ぷ髯儎忧闆r。3.工傷職工定期復(fù)查記錄：按照規(guī)定對工傷職工進(jìn)行定期復(fù)查的結(jié)果記錄，了解工傷職工身體恢復(fù)狀況及病情變化。4.工傷職工訴求及處理記錄：記錄工傷職工提出的各類訴求，如對工傷待遇的疑問、康復(fù)需求等，以及公司對這些訴求的處理過程和結(jié)果。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.及時收集：在工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、工傷待遇支付等工作流程啟動后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時收集與工傷職工相關(guān)的各類文件材料，確保檔案資料的完整性。2.全面收集：涵蓋工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、工傷待遇支付等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的所有文件材料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確收集：收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，將工傷職工檔案分為工傷認(rèn)定申請材料檔案、勞動能力鑒定檔案、工傷待遇支付檔案和工傷職工動態(tài)管理檔案四大類。2.編號：為每一份檔案建立唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份及順序號，便于查詢和管理。例如，工傷認(rèn)定申請材料檔案編號格式為：GD[年份][順序號]；勞動能力鑒定檔案編號格式為：LD[年份][順序號]；工傷待遇支付檔案編號格式為：DY[年份][順序號]；工傷職工動態(tài)管理檔案編號格式為：DT[年份][順序號]。3.裝訂：將同一類別的文件材料按照時間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于快速查找和核對檔案內(nèi)容，并將目錄置于檔案首頁。四、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管場所安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案保管室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號進(jìn)行分類存放。（二）保管期限1.工傷認(rèn)定申請材料檔案：長期保存，直至工傷職工工傷保險(xiǎn)關(guān)系終止后滿一定期限（如10年），經(jīng)公司檔案管理部門審核同意后，可進(jìn)行銷毀處理（銷毀前需按照規(guī)定進(jìn)行登記備案）。2.勞動能力鑒定檔案：長期保存，作為工傷職工勞動能力狀況的重要依據(jù)，以備后續(xù)復(fù)查、工傷待遇調(diào)整等工作查閱。3.工傷待遇支付檔案：長期保存，詳細(xì)記錄工傷職工待遇支付情況，確保財(cái)務(wù)核算和審計(jì)等工作的準(zhǔn)確性和可追溯性。4.工傷職工動態(tài)管理檔案：自工傷職工工傷保險(xiǎn)關(guān)系終止后保存一定期限（如5年），以便跟蹤工傷職工后續(xù)情況及處理可能出現(xiàn)的遺留問題。（三）保管措施1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)工傷職工檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷查詢和利用，同時備份電子檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案保管場所的安全防護(hù)措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人力資源部門、工傷保險(xiǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)工作人員因工作需要，可查閱工傷職工檔案。查閱時應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容及用途等信息。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、勞動監(jiān)察部門等依法履行職責(zé)需要查閱工傷職工檔案的，須出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工傷職工檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限及歸還時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在申請表上注明批準(zhǔn)意見和借閱期限。借閱期限一般不得超過[具體期限]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明原因。3.借閱登記：借閱人憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、檔案編號、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收回檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記表上注明歸還日期。（三）復(fù)印與摘錄1.復(fù)印申請：因工作需要復(fù)印工傷職工檔案部分內(nèi)容的，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請表，注明復(fù)印內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.復(fù)印審批：檔案管理部門對復(fù)印申請進(jìn)行審核，對于符合復(fù)印條件的，予以批準(zhǔn)，并在申請表上注明批準(zhǔn)意見和復(fù)印份數(shù)。復(fù)印份數(shù)一般不得超過工作所需的合理數(shù)量，如需大量復(fù)印檔案內(nèi)容的，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.復(fù)印登記：復(fù)印申請人憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄復(fù)印申請人姓名、部門、檔案編號、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)、復(fù)印日期等信息，并要求復(fù)印申請人簽字確認(rèn)。復(fù)印完成后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)印件與申請表進(jìn)行核對，無誤后將復(fù)印件交予復(fù)印申請人。4.摘錄規(guī)定：如需摘錄工傷職工檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義或篡改檔案信息。摘錄完成后，摘錄人應(yīng)在摘錄記錄上簽字確認(rèn)，并將摘錄記錄交檔案管理部門存檔。六、檔案保密與銷毀管理（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對涉及工傷職工檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識，明確保密責(zé)任，使其熟悉保密規(guī)定和操作流程。2.保密協(xié)議簽訂：與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理工作中的保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.檔案查閱限制：嚴(yán)格限制檔案查閱范圍，除經(jīng)批準(zhǔn)的查閱和借閱人員外，其他人員不得接觸工傷職工檔案。在查閱和借閱過程中，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。4.電子檔案安全：加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，對涉及工傷職工個人隱私的信息進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。（二）檔案銷毀1.銷毀條件：工傷職工檔案保管期滿，經(jīng)公司檔案管理部門審核，確無保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀審批：檔案管理部門填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，并附上擬銷毀檔案的清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。3.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、銷毀檔案類別及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督