PAGE檔案資料管理制度組織一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案資料的安全。6.組織開(kāi)展檔案資料的鑒定、銷(xiāo)毀工作。7.對(duì)各部門(mén)的檔案資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。(二)檔案管理人員檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，責(zé)任心強(qiáng)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。3.掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。(三)各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案資料的管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案資料的查詢、借閱等工作。4.對(duì)本部門(mén)檔案資料的安全負(fù)責(zé)，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。三、檔案資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案資料分類(lèi)1.行政檔案：包括公司/組織的章程、制度、決議、決定、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、通報(bào)、函件等。2.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.工程檔案：包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備檔案：包括設(shè)備的購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等。7.合同檔案：包括各類(lèi)合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)資料。8.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。（二）檔案資料編號(hào)為便于檔案資料的管理和查詢，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.檔案編號(hào)由字母和數(shù)字組成，共[X]位。2.第一位字母表示檔案類(lèi)別，如“A”表示行政檔案，“B”表示人事檔案，“C”表示財(cái)務(wù)檔案等。3.第二位至第[X1]位數(shù)字表示檔案的年度和順序號(hào)，年度用四位數(shù)字表示，順序號(hào)按檔案形成的先后順序依次編排。4.最后一位數(shù)字為校驗(yàn)碼，用于檢驗(yàn)編號(hào)的準(zhǔn)確性。例如：“A2023001”表示2023年形成的第1份行政檔案。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并注明文件的形成日期和來(lái)源。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于紙張檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián)。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案資料的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案資料編號(hào)規(guī)則一致。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。4.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重要的、緊急的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門(mén)的檔案資料進(jìn)行整理、編號(hào)、編目。2.填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案資料：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案資料：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案資料：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案資料應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存放于不同的地點(diǎn)。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案資料的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案資料。外部單位因工作需要查閱、借閱檔案資料的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案資料應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案資料名稱、日期、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合要求，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱、借閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱、借閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。5.查閱、借閱結(jié)束后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，對(duì)查閱、借閱檔案資料的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查閱。七、檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，予以銷(xiāo)毀。2.對(duì)雖未超過(guò)保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案資料，經(jīng)鑒定工作小組研究決定后，也可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密且已解密的檔案資料，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定工作小組的意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等內(nèi)容。2.將檔案銷(xiāo)毀清單報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料徹底銷(xiāo)毀，無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，銷(xiāo)毀人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。八、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程的信息化管理，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案資料錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括文件的標(biāo)題、日期、來(lái)源、內(nèi)容等信息。2.檔案資料查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。3.檔案資料借閱：實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線借閱申請(qǐng)、審批和管理，提高借閱效率。4.檔案資料統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案資料的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案資料的安全。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案資料信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案資料管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案資料信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案資料的安全保