PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度山東一、總則（一）目的為加強(qiáng)山東鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合山東鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東轄區(qū)內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及其所屬部門、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位形成的檔案，由本單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，不得分散保存。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位應(yīng)明確負(fù)責(zé)檔案管理工作的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。3.檔案管理人員的主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和工作計(jì)劃。負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。組織開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位和人員的檔案意識(shí)。參與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)和重要工作的文件材料收集、整理和歸檔工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、材料、會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)表、圖表、照片、音像等各種載體的資料。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革、重大事件、重要活動(dòng)等形成的相關(guān)檔案。4.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有關(guān)的文件、材料。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.各單位在工作中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行收集，不得擅自銷毀或留存。3.對(duì)重要文件材料和具有特殊保存價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案的安全和完整。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位應(yīng)定期將收集的文件材料移交本單位檔案管理部門進(jìn)行整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。按照分類方案進(jìn)行組卷，并編制案卷目錄。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。對(duì)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等形成的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。按照分類方案進(jìn)行組卷，并編制案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限等進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。按照分類方案進(jìn)行組卷，并編制案卷目錄。4.聲像檔案的整理按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類。對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。按照分類方案進(jìn)行組卷，并編制案卷目錄。5.電子檔案的整理按照年度、保管期限、類別等進(jìn)行分類。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集、整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。按照分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)鼠、防盜、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的安全保管。2.檔案密集架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查閱。3.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保管環(huán)境符合要求。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.確保檔案鑒定工作的公正性和客觀性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。3.方便快捷原則檔案利用應(yīng)簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，方便利用者查閱檔案。4.安全保密原則檔案利用應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位在工作中需要查閱檔案的。2.公民、法人和其他組織因工作、學(xué)習(xí)、科研等需要查閱檔案的。3.涉及國(guó)家利益、公共利益和法律訴訟等需要查閱檔案的。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度,對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位名稱、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、檢索和利用。3.確保檔案信息的安全和保密，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和管理。對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集、整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能。與上級(jí)檔案管理部門的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化建設(shè)的合法性和規(guī)范性。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的建設(shè)方案，確保建設(shè)工作的順利實(shí)施。3.檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用，不斷提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。4.檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.上級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門每年對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門不定期對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)某項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)