PAGE金融機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)金融機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在金融業(yè)務(wù)活動(dòng)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本金融機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本金融機(jī)構(gòu)總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則金融機(jī)構(gòu)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映金融機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)檔案管理工作。2.集中管理本金融機(jī)構(gòu)的各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和便捷查詢(xún)。5.組織檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案鑒定、查閱等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.遵守檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作流程。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、編目、保管等工作，保證檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.金融業(yè)務(wù)文件，包括各類(lèi)合同、協(xié)議、交易記錄、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.行政管理文件，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案，涵蓋員工入職、離職、考核、晉升等相關(guān)材料。5.信息技術(shù)檔案，如系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)配置文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體符合要求。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類(lèi)別，如業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用流水號(hào)或分類(lèi)編號(hào)相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案，可采用多種保管方式相結(jié)合，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存，不同載體的備份分別存放等。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和金融行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本金融機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)綜合考慮檔案的重要性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性、法律時(shí)效性等因素。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)決策、法律糾紛、長(zhǎng)期資產(chǎn)核算等方面的檔案，應(yīng)確定為永久保管。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成清查報(bào)告，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和金融行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本金融機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀(guān)、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律合規(guī)部門(mén)等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.考慮檔案的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性、法律時(shí)效性等因素，確定其保管期限是否需要調(diào)整。3.查閱相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照檔案實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)本金融機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并存檔備查。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，并經(jīng)本金融機(jī)構(gòu)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）復(fù)制與摘錄1.本金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制或摘錄檔案的，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要復(fù)制或摘錄檔案的，應(yīng)提交復(fù)制申請(qǐng)函，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，并經(jīng)本金融機(jī)構(gòu)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明用途和日期。3.復(fù)制或摘錄檔案時(shí)，應(yīng)保證復(fù)制或摘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，不得擅自篡改檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、查詢(xún)、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為金融機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能能夠快速、準(zhǔn)確地錄入檔案的基本信息，包括編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等，并支持批量錄入。2.分類(lèi)管理功能按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，方便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。3.查詢(xún)檢索功能提供多種查詢(xún)檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢(xún)，能夠快速定位所需檔案。4.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份功能定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并異地存放。6.安全審計(jì)功能記錄和審計(jì)用戶(hù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作行為，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和