PAGE少年宮檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)少年宮檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地服務(wù)于少年宮的各項(xiàng)工作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于少年宮各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：少年宮檔案室對(duì)全宮檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映少年宮各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集與少年宮工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施少年宮檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全宮檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，維護(hù)檔案的安全與完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為少年宮的教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交檔案室集中管理，并協(xié)助檔案室做好檔案的整理、核對(duì)等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中正確使用和保護(hù)檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室查閱、借閱檔案，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)定。2.認(rèn)真做好檔案的日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、保管安全、利用便捷。3.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目等工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確錄入和存儲(chǔ)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，及時(shí)催還檔案。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋少年宮行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等工作中產(chǎn)生的文件。3.教學(xué)業(yè)務(wù)類：教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)成果、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)研究等相關(guān)材料。4.活動(dòng)競(jìng)賽類：少年宮組織的各類活動(dòng)、競(jìng)賽的策劃方案、活動(dòng)記錄、獲獎(jiǎng)情況等文件。5.師資隊(duì)伍建設(shè)類：教師培訓(xùn)、考核、專業(yè)發(fā)展等方面的資料。6.設(shè)施設(shè)備類：少年宮設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置、維護(hù)、更新等過(guò)程中形成的文件。7.其他類：與少年宮工作相關(guān)的重要文件、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲(chǔ)規(guī)范，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用為主。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)業(yè)務(wù)、活動(dòng)競(jìng)賽、師資隊(duì)伍建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、其他等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)采用年度類別流水號(hào)的形式，如“2023行政001”。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.做好檔案保管環(huán)境的監(jiān)測(cè)和記錄，如溫濕度記錄等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）安全防護(hù)1.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、擋鼠板等。2.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。3.檔案管理人員離開檔案室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等，確保安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。五、檔案的利用（一）利用范圍1.少年宮內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作聯(lián)系需要查閱檔案。3.因教學(xué)、科研、文化交流等活動(dòng)需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，寫明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案室。檔案室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（可根據(jù)實(shí)際情況確定），并向利用者提供檔案。3.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。利用者歸還檔案后，檔案室退還借閱押金。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，確因特殊情況需要外借的，須經(jīng)少年宮主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和少年宮檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案反映的工作活動(dòng)、重要程度、歷史意義等，判斷其價(jià)值。3.參考檔案形成時(shí)間：一般來(lái)說(shuō)，年代久遠(yuǎn)的檔案具有較高的歷史價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：反映少年宮主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)少年宮工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)、憑證等檔案。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。定期保管的檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)少年宮工作有查考利用價(jià)值的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)少年宮領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或作為廢品處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全與保密，防止信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合長(zhǎng)期保存要求。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：選用合適的檔案管理軟件，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限、密碼管理、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)、篡改和破壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確