PAGE學(xué)校部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各部門檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各部門的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理各部門在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、學(xué)校機密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理工作。檔案管理室配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保本部門檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.對各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期檢查各部門檔案管理工作情況，提出改進(jìn)意見和建議。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。（四）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理室。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各部門應(yīng)收集以下各類檔案：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材編寫、教學(xué)改革、學(xué)生學(xué)籍管理、考試管理等方面的文件材料。4.科學(xué)研究類：包括科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。5.學(xué)生工作類：包括學(xué)生思想政治教育、學(xué)生管理、學(xué)生獎勵與處分、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)等方面的文件材料。6.外事工作類：包括國際合作與交流、留學(xué)生管理等方面的文件材料。7.其他類：包括學(xué)校與社會各界的往來文件、重要會議記錄、統(tǒng)計報表、榮譽證書等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和工作流程，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，對本部門工作中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像等不同載體的材料，都應(yīng)進(jìn)行收集。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、偽造或損毀。4.對于重要文件和具有保存價值的檔案，應(yīng)收集原件；對于無法收集原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價值，按照重要程度和保存期限進(jìn)行分類整理。3.便于檔案的保管、查閱和利用，采用科學(xué)合理的分類方法和編號系統(tǒng)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、科學(xué)研究類、學(xué)生工作類、外事工作類、其他類等一級類目；在一級類目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點，設(shè)置若干二級類目和三級類目。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保存的第1份檔案。對于電子檔案，應(yīng)在編號的基礎(chǔ)上，建立電子檔案的命名規(guī)則，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案編號對應(yīng)，便于查找和管理。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便于檔案的檢索和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或密集架中，確保檔案排列有序，并便于查找和利用。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于檔案的鑒定和銷毀工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更、銷毀等情況，做到賬物相符。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲設(shè)備的正常運行，防止電子檔案因硬件故障、軟件問題或病毒感染等原因而損壞。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子檔案，防止電子檔案信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，了解檔案在學(xué)校工作中的作用和地位，從而確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法：從檔案對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊進(jìn)行檔案銷毀工作，銷毀檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案利用工作的合法性、安全性和有效性。（二）利用范圍學(xué)校各部門、教職工、學(xué)生以及其他需要查閱檔案的單位和個人，均可按照規(guī)定利用學(xué)校檔案。利用范圍包括查閱、借閱、復(fù)制檔案等。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案：需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，還需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.校外單位或個人查閱檔案：需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，還需按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案：需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理室審批。借閱重要檔案或涉及機密的檔案，還需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制檔案：需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制重要檔案或涉及機密的檔案，還需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理室應(yīng)按照規(guī)定對復(fù)制的檔案進(jìn)行登記，并注明復(fù)制份數(shù)、復(fù)制日期等信息。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需帶出檔案管理室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.復(fù)制檔案時，應(yīng)使用檔案管理室提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理室印章，并注明“復(fù)制件”字樣。4.利用檔案完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)?，F(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行集中存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全和保密。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實施步驟和保障措施等。2.準(zhǔn)備階段：開展檔案數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作，包括檔案整理、設(shè)備采購、人員培訓(xùn)等。3.實施階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化、檔案管