PAGE社區(qū)檔案室相關(guān)檔案制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案室檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映社區(qū)工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理與社區(qū)工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及社區(qū)機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本社區(qū)檔案室的檔案管理制度和工作流程。2.負責社區(qū)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.對社區(qū)各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責檔案資料的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。5.協(xié)助做好檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。（三）各部門職責1.負責本部門文件資料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與社區(qū)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.社區(qū)黨組織、居委會形成的各類文件、決議、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.社區(qū)各類活動的方案、記錄、照片、視頻等資料。4.社區(qū)居民的基本信息、訴求記錄、調(diào)解糾紛記錄等。5.社區(qū)財務(wù)收支憑證、固定資產(chǎn)登記等財務(wù)檔案。6.其他與社區(qū)工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件資料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理，定期移交檔案室。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在文件辦理完畢后立即移交檔案室。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、財務(wù)檔案類等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用年份+類別代碼+流水號的方式。3.編目：對每一份檔案進行編目，包括檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案進行認真核對和整理，確保檔案質(zhì)量。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認。3.檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管：凡是反映社區(qū)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和社區(qū)實際情況，由檔案管理人員提出初步意見，報檔案室負責人審核批準。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案室應(yīng)建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫時間、數(shù)量、保管期限等信息，便于對檔案進行跟蹤管理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.社區(qū)居民因個人需要查閱與其自身利益相關(guān)的檔案，如個人信息、調(diào)解記錄等，經(jīng)檔案室負責人批準后可查閱。3.外單位因工作需要查閱本社區(qū)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案室負責人批準后可查閱。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負責人或社區(qū)居民委員會負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。3.檔案室負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后方可查閱檔案。4.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱批準范圍內(nèi)的檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或銷毀檔案。5.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用反饋1.檔案查閱人員應(yīng)在查閱結(jié)束后及時將檔案歸還檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認。2.檔案室應(yīng)定期對檔案的查閱和利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.鼓勵檔案查閱人員對檔案管理工作提出意見和建議，檔案室應(yīng)認真對待，及時改進工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，結(jié)合社區(qū)實際情況，對檔案進行全面審查和分析。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、檔案管理人員和相關(guān)部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值和保存意義。3.效益評估法：從檔案的利用效益和社會效益等方面進行評估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案室負責人審核批準后，報社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立社區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為社區(qū)工作人員和居民提供便捷的檔案查閱服務(wù)。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.對檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進行分類、編號、編目等管理。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息和全文信息，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。4.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、維護、查詢、利用等操作流程。5.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，防止檔案信息泄露和丟失。（三）信息化培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其計算機操作技能和檔案信