PAGE企業(yè)歷史檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范企業(yè)歷史檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，為企業(yè)的決策、管理、研究及文化傳承提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史檔案。（三）定義1.企業(yè)歷史檔案：指企業(yè)自成立以來，在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)研發(fā)、文化建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對企業(yè)具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理部門：指負(fù)責(zé)企業(yè)歷史檔案集中管理的專門機(jī)構(gòu)，本企業(yè)為[具體檔案管理部門名稱]。3.歸檔部門：指產(chǎn)生或形成檔案的各部門、分支機(jī)構(gòu)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)歷史檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：各部門應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映企業(yè)歷史發(fā)展過程和各項(xiàng)工作實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于企業(yè)內(nèi)部各部門及員工查閱利用，同時(shí)兼顧對外提供檔案信息服務(wù)的需求，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.企業(yè)各部門、分支機(jī)構(gòu)及員工在日常工作中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)形成各類具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如企業(yè)章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告等。業(yè)務(wù)管理文件，如合同協(xié)議、市場調(diào)研報(bào)告、銷售記錄、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。財(cái)務(wù)管理文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理文件，如員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。技術(shù)研發(fā)文件，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)圖紙、專利文件等。企業(yè)文化建設(shè)文件，如企業(yè)宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書等。2.檔案形成過程中，應(yīng)使用耐久性強(qiáng)、字跡清晰的書寫材料和記錄工具，確保檔案的原始性和可讀性。（二）檔案收集1.歸檔部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋本部門工作活動(dòng)的各個(gè)方面，確保重要文件材料不遺漏。對于具有連續(xù)性或關(guān)聯(lián)性的文件材料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)收集，保持其內(nèi)在聯(lián)系。3.涉及多個(gè)部門共同形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。其他協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)文件材料。4.企業(yè)員工在離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于企業(yè)歷史檔案范疇的文件材料全部移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。5.檔案管理部門應(yīng)定期對各歸檔部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理要求1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類、企業(yè)文化建設(shè)類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)規(guī)則：對每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號(hào)規(guī)則由檔案管理部門制定。3.裝訂要求：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固整齊，不影響文件的查閱和復(fù)制。對于幅面較大的圖紙等文件，可采用折疊方式進(jìn)行整理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編目要求：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于檢索利用。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，編制全宗指南、分類目錄、專題目錄等多種檢索工具。（三）整理流程1.檔案管理部門接收歸檔部門移交的檔案后，首先對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，對于不符合要求的檔案，及時(shí)退回歸檔部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.對分類編號(hào)后的檔案進(jìn)行裝訂和編目，形成規(guī)范的檔案整理成果。4.在整理過程中，應(yīng)建立檔案整理工作記錄，詳細(xì)記錄檔案的整理情況，包括檔案數(shù)量、分類情況、編號(hào)情況等，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理編目區(qū)、查閱接待區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，避免相互干擾影響檔案管理工作。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案柜或密集架上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的電子目錄和索引，便于檢索利用。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音錄像帶、實(shí)物檔案等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)采取相應(yīng)的保管方式。照片應(yīng)進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理后分類存放，并注明編號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、拍攝者等信息；錄音錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行檢查和轉(zhuǎn)錄，防止磁帶老化損壞；實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，建立實(shí)物檔案清單，記錄實(shí)物的名稱、來源、日期等信息。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要是反映企業(yè)歷史發(fā)展全貌、具有重要憑證作用和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如企業(yè)章程、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長期保管的檔案：一般是在一定時(shí)期內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案：是在較短時(shí)間內(nèi)對企業(yè)工作具有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如臨時(shí)性的文件材料、一般性的通知等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同審核確定，并在檔案整理過程中予以標(biāo)注。3.定期對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對于保管期限已滿且確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（四）保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案保管工作的規(guī)范有序。2.保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)確保庫房門窗關(guān)閉，設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.做好檔案保管環(huán)境的監(jiān)測和記錄工作，定期記錄庫房的溫濕度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)，根據(jù)環(huán)境變化及時(shí)調(diào)整保管措施，確保檔案處于適宜的保管條件。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與企業(yè)當(dāng)前及未來發(fā)展的關(guān)聯(lián)程度。3.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用。4.檔案的保管狀況，包括載體是否老化損壞等。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，判斷其價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合企業(yè)發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、檔案形成規(guī)律等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析評(píng)估。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以判斷的檔案，咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家意見。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限與原檔案保管期限相同。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如分類數(shù)量、編號(hào)數(shù)量等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱人次、查閱檔案數(shù)量等。4.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如庫房溫濕度數(shù)據(jù)、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)檔案管理工作的進(jìn)展情況、存在問題及改進(jìn)措施等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析客觀，以書面形式提交，并附相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和圖表。七、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全和合法使用。2.服務(wù)企業(yè)原則：以服務(wù)企業(yè)發(fā)展、滿足企業(yè)內(nèi)部各部門及員工工作需求為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案利用服務(wù)。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用制度和流程，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用行為，確保利用工作的有序進(jìn)行。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門或與本人工作相關(guān)的檔案。2.企業(yè)外部單位因履行法定職責(zé)、合作交流等需要，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)后，可查閱、借閱企業(yè)相關(guān)檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案，利用時(shí)應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)保密制度進(jìn)行審批和管理，防止信息泄露。（三）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱需求提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，并向借閱人員提供檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批情況，安排專人進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對