PAGE農(nóng)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級、各班級在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的機密性和完整性。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對各部門、各年級、各班級移交的檔案進行整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負責(zé)檔案的收集、征集、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等工作，編制各類檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項工作提供服務(wù)。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保護設(shè)備，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.參與學(xué)校重大活動和重要項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）各部門、各年級、各班級檔案管理職責(zé)1.建立健全本部門、本年級、本班級的檔案管理制度，指定專人負責(zé)檔案管理工作。2.負責(zé)收集、整理、保管本部門、本年級、本班級在工作和活動中形成的各類檔案，并按照規(guī)定定期向?qū)W校綜合檔案室移交。3.積極配合學(xué)校綜合檔案室開展檔案管理工作，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、黨員名冊、入黨材料等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、印章管理、外事活動等方面的材料。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教材、教案、教學(xué)日志、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)改革等方面的材料。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲材料、助學(xué)金與獎學(xué)金材料、畢業(yè)生檔案等。5.科研管理類：科研項目申報書、研究成果、學(xué)術(shù)論文、著作、科研獎勵等方面的材料。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)管理、物資采購、維修記錄、水電管理、餐飲服務(wù)等方面的材料。8.聲像檔案類：學(xué)校重大活動、重要會議、教學(xué)實踐、校園風(fēng)貌等方面的照片、錄音、錄像等資料。9.實物檔案類：學(xué)校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物。（二）收集要求1.各部門、各年級、各班級應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本年級、本班級在工作和活動中形成的各類檔案材料。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備，具有保存價值。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行初步整理，分類存放，并編制檔案目錄。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的檔案，在工作結(jié)束后及時歸檔。3.重大活動、重要項目的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各年級、各班級檔案管理人員將整理好的檔案材料進行匯總，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交學(xué)校綜合檔案室。2.學(xué)校綜合檔案室對移交的檔案進行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。3.審核無誤后，學(xué)校綜合檔案室對檔案進行編號、編目、裝訂等整理工作，將檔案存入檔案庫房，并在檔案移交清單上簽字確認。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。3.機構(gòu)：按照學(xué)校內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類，同一機構(gòu)形成的文件集中在一起。4.保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以學(xué)校為一個全宗，將學(xué)校各部門、各年級、各班級形成的檔案分別整理。2.分類排列：按照年度機構(gòu)保管期限的順序，對檔案進行分類排列。3.編號編目：對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項目。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行修整、裱糊和裝訂，保持檔案的整齊美觀。5.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息，然后將檔案盒上架存放。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤柜等，確保檔案存放安全有序。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，保障檔案庫房的環(huán)境安全。（三）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.根據(jù)檔案的保管期限，定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，對檔案的保存價值進行科學(xué)鑒定，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負責(zé)對檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式特征，確定其保存價值。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)校的歷史發(fā)展、工作重點、教學(xué)科研需求等因素，綜合考慮檔案的價值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存的檔案：反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、教學(xué)、科研等有長遠利用價值的檔案。2.長期保存的檔案：在一定時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案。3.短期保存的檔案：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，一式兩份，一份留存，一份報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案目錄，包括全宗指南、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于查找檔案。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，將檔案目錄信息錄入計算機，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）利用服務(wù)1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)積極主動地為全校教職工和學(xué)生提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案一般不外借，如有特殊情況需要外借，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。4.利用檔案時，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化技能和業(yè)務(wù)水平。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化流程、信息系統(tǒng)操作流程、數(shù)據(jù)安全管理等工作。3.定期對檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)進行維護和更新，確保其正常運行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門、綜合檔案室等相關(guān)人員組成，負責(zé)對全校檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案信息化管理工作情況。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對全校檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門、年級