PAGE合同歸檔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同歸檔檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于合同的查閱、利用和監(jiān)督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同的歸檔管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.集中管理原則：合同檔案由公司統(tǒng)一集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查閱、檢索和利用。二、合同歸檔管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同歸檔檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)為公司各部門提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案的安全保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門合同檔案的整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.按照檔案管理部門的要求，配合做好合同檔案的歸檔工作。4.負(fù)責(zé)本部門合同檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，并對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批，并簽署審批意見。2.負(fù)責(zé)將合同審批過程中形成的相關(guān)資料提交給檔案管理部門。3.根據(jù)工作需要，查閱合同檔案。三、合同歸檔范圍（一）合同文本1.合同的正式文本，包括合同正本、副本及附件。2.合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（二）合同相關(guān)資料1.合同的審批文件，如立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、合同審批表等。2.合同的談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。3.合同的招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.合同的履行過程記錄，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證等。5.合同的終止或解除文件，如終止協(xié)議、解除通知等。6.其他與合同相關(guān)的資料。四、合同歸檔流程（一）合同簽訂前1.合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。2.將整理好的合同資料提交給合同審批部門進(jìn)行審批。3.合同審批部門在審批過程中形成的相關(guān)資料，由審批部門負(fù)責(zé)整理后一并提交給檔案管理部門。（二）合同簽訂后1.合同承辦部門在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本及附件一式兩份提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)合同文本進(jìn)行審核，檢查合同內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知合同承辦部門進(jìn)行整改。3.檔案管理部門對(duì)審核通過的合同文本進(jìn)行編號(hào)、登記，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。4.將合同副本及相關(guān)資料與合同正本一并歸檔保存。（三）合同履行過程中1.合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同履行過程中的相關(guān)資料，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證等。2.合同承辦部門應(yīng)定期將合同履行資料提交給檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行整理后與合同檔案一并歸檔。3.合同履行過程中如有變更或補(bǔ)充協(xié)議，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更或補(bǔ)充協(xié)議文本及相關(guān)資料提交給檔案管理部門，檔案管理部門按照合同歸檔流程進(jìn)行處理。（四）合同終止或解除后1.合同承辦部門在合同終止或解除后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同終止或解除文件及相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)合同終止或解除文件進(jìn)行審核，確認(rèn)后與合同檔案一并歸檔保存。3.對(duì)已歸檔的合同檔案進(jìn)行清理，對(duì)于不再具有保存價(jià)值的合同檔案，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。五、合同檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)合同檔案按照合同類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.采購合同：包括原材料采購合同、設(shè)備采購合同、辦公用品采購合同等。2.銷售合同：包括產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。3.租賃合同：包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。4.服務(wù)合同：包括技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、勞務(wù)服務(wù)合同等。5.技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。6.其他合同：包括合作協(xié)議、投資合同、借款合同等。（二）編號(hào)規(guī)則合同檔案編號(hào)采用“年份+合同類別+流水號(hào)”的方式。例如：2023CG001，表示2023年采購合同第1號(hào)。（三）裝訂要求合同檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，一般包括合同封面、目錄、正文、附件、審批文件等。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。（四）編目要求合同檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、合同簽訂日期、合同當(dāng)事人、合同金額（或標(biāo)的）、合同期限、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨合同檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。六、合同檔案保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)和實(shí)際需要確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等重要合同檔案，以及具有歷史查考價(jià)值的合同檔案應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般性的采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.短期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括臨時(shí)性的服務(wù)合同、一次性的采購合同等。（二）保管方式合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案分類順序進(jìn)行排列存放，并建立檔案存放索引。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，限制無關(guān)人員進(jìn)入，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。七、合同檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，對(duì)查閱人員的身份和查閱權(quán)限進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供查閱服務(wù)。3.涉及公司機(jī)密的合同檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，填寫《合同檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將合同檔案歸還原位，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱人員的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。4.涉及公司機(jī)密的合同檔案，借閱人員應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)領(lǐng)取合同檔案，并與檔案管理人員辦理交接手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，填寫《合同檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還給檔案管理部門，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的合同檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、合同檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同檔案的內(nèi)容和信息。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。4.在合同檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密，不得擅自復(fù)制、傳播合同檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同檔案的安全管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.如發(fā)生合同檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、合同檔案銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.合同檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無利用價(jià)值的。3.合同檔案涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且已無保密要求的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)合同檔案的保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《合同檔案銷毀清單》。2.《合同檔案銷毀清單