PAGE機(jī)關(guān)檔案材料統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案材料管理，確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本統(tǒng)計(jì)制度。本制度旨在規(guī)范機(jī)關(guān)檔案材料統(tǒng)計(jì)工作，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)，保障檔案工作的順利開展，使其更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在檔案材料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的統(tǒng)計(jì)工作。涵蓋機(jī)關(guān)內(nèi)部所有涉及檔案材料管理的科室、單位及人員，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等各類檔案的統(tǒng)計(jì)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案材料管理的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，保證統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對統(tǒng)計(jì)過程中涉及的機(jī)密信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案材料數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.年度檔案材料形成數(shù)量：統(tǒng)計(jì)各部門每年新形成的各類檔案材料的數(shù)量，包括文件、報(bào)表、合同、圖紙等。2.累計(jì)檔案材料數(shù)量：統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)自成立以來累計(jì)形成的檔案材料總量，并按年度進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。3.不同載體檔案數(shù)量：分別統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體檔案的數(shù)量。（二）檔案材料類別統(tǒng)計(jì)1.文書檔案類別統(tǒng)計(jì)：按照文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)各類別文書檔案的數(shù)量，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.業(yè)務(wù)檔案類別統(tǒng)計(jì)：根據(jù)機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門的工作特點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案的數(shù)量，如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程項(xiàng)目檔案等。3.特殊載體檔案類別統(tǒng)計(jì)：對照片、錄音、錄像、光盤等特殊載體檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，記錄其數(shù)量和保管情況。（三）檔案材料整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理完成率：統(tǒng)計(jì)已完成整理的檔案材料數(shù)量占應(yīng)整理檔案材料數(shù)量的比例。2.檔案整理合格率：對整理后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，統(tǒng)計(jì)合格檔案數(shù)量占整理檔案數(shù)量的比例。3.檔案整理進(jìn)度：按季度或年度統(tǒng)計(jì)各部門檔案整理工作的進(jìn)展情況，包括已整理檔案的數(shù)量、正在整理的檔案數(shù)量及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。（四）檔案材料保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫房面積及使用情況：統(tǒng)計(jì)檔案庫房的總面積、實(shí)際使用面積以及各類檔案存放區(qū)域的面積。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)量及容量：統(tǒng)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的數(shù)量，如檔案柜、光盤庫、磁帶庫等，并記錄其存儲(chǔ)容量。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)：按檔案保管期限的不同，統(tǒng)計(jì)短期、中期、長期檔案的數(shù)量及占比。4.檔案安全檢查情況：記錄檔案安全檢查的次數(shù)、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。（五）檔案材料利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱人次及利用目的：統(tǒng)計(jì)每年檔案查閱的總?cè)舜?，并按查閱目的進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如工作查考、解決糾紛、歷史研究等。2.檔案借閱數(shù)量及歸還情況：記錄檔案借閱的數(shù)量、借閱時(shí)間及歸還情況，統(tǒng)計(jì)逾期未還檔案的數(shù)量及原因。3.檔案復(fù)制份數(shù)及用途：統(tǒng)計(jì)檔案復(fù)制的份數(shù)，并注明復(fù)制用途，如提供給上級部門、其他單位或內(nèi)部使用等。三、統(tǒng)計(jì)方法（一）定期統(tǒng)計(jì)1.月度統(tǒng)計(jì)：各部門每月末對當(dāng)月形成的檔案材料進(jìn)行初步統(tǒng)計(jì)，填寫月度檔案材料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送至檔案管理部門。2.季度統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門每季度末對各部門報(bào)送的月度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成季度檔案材料統(tǒng)計(jì)報(bào)告，報(bào)送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。3.年度統(tǒng)計(jì)：每年年末，檔案管理部門對全年檔案材料的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面匯總和分析，編制年度檔案材料統(tǒng)計(jì)年鑒，作為機(jī)關(guān)檔案工作的年度總結(jié)和參考依據(jù)。（二）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)根據(jù)檔案管理工作的需要，不定期開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。例如，在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施期間，對數(shù)字化檔案的數(shù)量、進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)；在檔案清查工作中，對特定時(shí)間段內(nèi)的檔案材料進(jìn)行全面清查統(tǒng)計(jì)等。專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)制定詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)方案，明確統(tǒng)計(jì)范圍、方法、時(shí)間要求等，并及時(shí)形成專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.設(shè)計(jì)統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)報(bào)表：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容設(shè)計(jì)規(guī)范、統(tǒng)一的檔案材料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表應(yīng)包括報(bào)表名稱、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)部門、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、數(shù)據(jù)來源、填報(bào)人等基本信息。2.報(bào)表填報(bào)要求：各部門應(yīng)按照報(bào)表的填報(bào)說明和要求，認(rèn)真填寫統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。報(bào)表填寫完畢后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)送檔案管理部門。3.報(bào)表審核與匯總：檔案管理部門收到各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)報(bào)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的邏輯性、準(zhǔn)確性、完整性等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)送部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行更正。審核無誤后，檔案管理部門對統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行匯總，形成各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。四、統(tǒng)計(jì)流程（一）數(shù)據(jù)收集1.部門內(nèi)部收集：各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)收集本部門檔案材料形成、整理、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)信息。通過日常工作記錄、檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)臺(tái)賬等渠道獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行初步整理。2.檔案管理部門收集：檔案管理部門除接收各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)報(bào)表外，還應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)、庫房盤點(diǎn)、利用登記等方式收集其他相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)整理1.數(shù)據(jù)審核：對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對于不符合要求的數(shù)據(jù)，及時(shí)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通核實(shí)，要求其補(bǔ)充或更正數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)分類：按照統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核后的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理。將各類數(shù)據(jù)分別歸類，便于后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析。3.數(shù)據(jù)錄入：將整理好的數(shù)據(jù)錄入到檔案材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫或統(tǒng)計(jì)報(bào)表中。錄入過程中要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，確保錄入數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致。（三）數(shù)據(jù)分析1.常規(guī)分析：運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法對整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行常規(guī)分析，如計(jì)算各類檔案材料的數(shù)量占比、增長率、利用率等指標(biāo)，分析檔案材料的數(shù)量變化趨勢、利用規(guī)律等。通過常規(guī)分析，了解檔案管理工作的基本情況和發(fā)展態(tài)勢。2.專題分析：根據(jù)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，開展專題分析。例如，針對檔案利用率低的問題，分析原因，提出改進(jìn)措施；對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案管理情況進(jìn)行深入分析，為業(yè)務(wù)工作提供支持等。專題分析應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需求，運(yùn)用多種分析方法，得出有針對性的結(jié)論和建議。3.對比分析：將不同時(shí)期、不同部門的檔案材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，找出差異和變化原因。通過對比分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的優(yōu)勢和不足，為制定改進(jìn)措施提供參考依據(jù)。（四）統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制1.報(bào)告內(nèi)容：統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)目的、統(tǒng)計(jì)范圍、統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)結(jié)果、數(shù)據(jù)分析結(jié)論以及相關(guān)建議等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)語言簡潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析透徹，能夠清晰地反映檔案材料管理的實(shí)際情況和存在的問題。2.報(bào)告格式：統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)采用規(guī)范的格式，包括封面、目錄、正文、附件等部分。封面應(yīng)注明報(bào)告名稱、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、編制部門等信息；目錄應(yīng)列出報(bào)告各部分的標(biāo)題及頁碼；正文應(yīng)按照上述報(bào)告內(nèi)容要求進(jìn)行撰寫；附件可包括相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)圖表、分析模型等。3.報(bào)告審核與發(fā)布：統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制完成后，應(yīng)提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，按照機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件發(fā)布流程，將統(tǒng)計(jì)報(bào)告發(fā)送至機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。同時(shí)，將統(tǒng)計(jì)報(bào)告歸檔保存，作為檔案管理工作的重要資料。五、統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)（一）檔案管理部門統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)1.制度執(zhí)行與監(jiān)督：負(fù)責(zé)組織實(shí)施機(jī)關(guān)檔案材料統(tǒng)計(jì)制度，監(jiān)督各部門統(tǒng)計(jì)工作的執(zhí)行情況，確保統(tǒng)計(jì)工作按照規(guī)定的流程和方法進(jìn)行。2.數(shù)據(jù)收集與整理：具體負(fù)責(zé)收集、整理和匯總各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、分類、錄入等工作，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)分析與報(bào)告編制：運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法對整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為機(jī)關(guān)檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持和分析建議。4.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)和管理，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)庫的正常運(yùn)行。5.統(tǒng)計(jì)工作培訓(xùn)與指導(dǎo)：對各部門檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作培訓(xùn)，指導(dǎo)其正確填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表和開展統(tǒng)計(jì)工作，解答統(tǒng)計(jì)工作中遇到的問題。（二）部門檔案管理人員職責(zé)1.數(shù)據(jù)收集與報(bào)送：負(fù)責(zé)本部門檔案材料相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、整理和初步統(tǒng)計(jì)工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并報(bào)送至檔案管理部門。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)性保證：確保本部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。積極配合檔案管理部門的統(tǒng)計(jì)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.統(tǒng)計(jì)工作溝通協(xié)調(diào)：及時(shí)與檔案管理部門溝通本部門統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的問題和情況，反饋統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際需求和建議，促進(jìn)統(tǒng)計(jì)工作的順利開展。六、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)管理與保密（一）數(shù)據(jù)管理1.建立統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫：檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫，對各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等功能，方便統(tǒng)計(jì)工作的開展和數(shù)據(jù)的利用。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。3.數(shù)據(jù)安全防護(hù)：采取必要的安全防護(hù)措施，防止統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，對數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制；安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺。（二）保密措施1.保密制度制定：制定嚴(yán)格的檔案材料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍，規(guī)定統(tǒng)計(jì)人員在統(tǒng)計(jì)工作中應(yīng)遵守的保密紀(jì)律和操作規(guī)程。2.人員保密教育：對參與統(tǒng)計(jì)工作的人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)，使其了解統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)保密的重要性和相關(guān)法律法規(guī)要求。與統(tǒng)計(jì)人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.保密技術(shù)手段：在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)傳輸過程中，采用加密技術(shù)等保密手段，確保數(shù)據(jù)的安全性。對涉及機(jī)密