PAGE儲(chǔ)運(yùn)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)儲(chǔ)運(yùn)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于儲(chǔ)運(yùn)部在物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：儲(chǔ)運(yùn)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映儲(chǔ)運(yùn)部業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善儲(chǔ)運(yùn)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理儲(chǔ)運(yùn)部各類檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，對(duì)違規(guī)借閱行為進(jìn)行處理。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位業(yè)務(wù)活動(dòng)中各類文件資料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本崗位檔案的日常管理工作，確保檔案的妥善保管。3.配合檔案管理部門開展檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱手續(xù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)合同、訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票等。2.存儲(chǔ)檔案：庫(kù)存盤點(diǎn)記錄、倉(cāng)庫(kù)布局圖、貨物出入庫(kù)記錄等。3.運(yùn)輸檔案：運(yùn)輸合同、運(yùn)輸單據(jù)、貨物跟蹤記錄等。4.質(zhì)量檔案：貨物檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。5.財(cái)務(wù)檔案：與儲(chǔ)運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用結(jié)算憑證、賬目記錄等。6.其他檔案：如部門工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位大寫字母表示（如CG表示采購(gòu)檔案，CC表示存儲(chǔ)檔案等）；流水號(hào)為三位數(shù)，從001開始依次編排。例如，23CG001表示2023年的第一份采購(gòu)檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)崗位應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)確保其原件的完整性，如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期備份。（二）整理方法1.檔案管理部門收到移交的文件資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單。3.去除文件資料上的訂書釘、回形針等金屬物品，對(duì)紙張進(jìn)行平整處理。4.按照文件資料的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。5.對(duì)于同一事項(xiàng)的多份文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)保持文件的順序不變，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊。五、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案的安全性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及商業(yè)秘密、重要業(yè)務(wù)信息等敏感檔案的借閱，應(yīng)報(bào)儲(chǔ)運(yùn)部負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并注明借閱期限。（三）借閱登記1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案和敏感檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)控制，原則上不得超過[X]個(gè)工作日。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記記錄上注明歸還日期，并將《檔案借閱申請(qǐng)表》歸檔保存。（六）檔案利用1.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，借閱人不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在其監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由儲(chǔ)運(yùn)部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)儲(chǔ)運(yùn)部業(yè)務(wù)活動(dòng)的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要程度和形成時(shí)間等因素確定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提交的鑒定意見進(jìn)行審核，召開鑒定會(huì)議，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審查。3.根據(jù)審查結(jié)果，檔案鑒定小組形成鑒定結(jié)論，確定檔案的存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（五）銷毀審批1.《檔案銷毀清單》經(jīng)儲(chǔ)運(yùn)部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)信息、商業(yè)秘密等敏感檔案的銷毀，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案。（六）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀工作完成后，《檔案銷毀清單》應(yīng)歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。八、檔案保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案存儲(chǔ)、傳輸、利用等過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（二）保密教育1.定期對(duì)儲(chǔ)運(yùn)部員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技能等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反檔案保密制度給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記和歸還等手續(xù)，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)