PAGE預(yù)結(jié)算檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)結(jié)算檔案管理，確保預(yù)結(jié)算檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與預(yù)結(jié)算相關(guān)的檔案管理工作，包括工程建設(shè)項(xiàng)目、采購(gòu)項(xiàng)目等各類涉及預(yù)結(jié)算業(yè)務(wù)的檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則預(yù)結(jié)算檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)確保預(yù)結(jié)算檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，不得擅自篡改、偽造檔案資料。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的檔案，要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.有效利用原則充分發(fā)揮預(yù)結(jié)算檔案的作用，為公司的決策、成本控制、項(xiàng)目管理等提供有力的支持和依據(jù)。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善預(yù)結(jié)算檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好預(yù)結(jié)算檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)預(yù)結(jié)算檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定對(duì)預(yù)結(jié)算檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將預(yù)結(jié)算檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。7.組織開展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門預(yù)結(jié)算檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，配合做好檔案管理工作。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范檔案的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。工程合同，包括施工合同、采購(gòu)合同、監(jiān)理合同等。工程變更文件，如設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等。工程預(yù)結(jié)算文件，包括工程預(yù)算書、結(jié)算書、審核報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃文件，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)預(yù)算等。采購(gòu)招標(biāo)文件，如招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。采購(gòu)合同，包括采購(gòu)合同、補(bǔ)充協(xié)議等。采購(gòu)驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。采購(gòu)預(yù)結(jié)算文件，包括采購(gòu)預(yù)算書、結(jié)算書、審核報(bào)告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)預(yù)結(jié)算檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類按照預(yù)結(jié)算檔案的形成領(lǐng)域、項(xiàng)目類型等進(jìn)行分類，如工程建設(shè)項(xiàng)目檔案可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同文件、變更文件、預(yù)結(jié)算文件及竣工驗(yàn)收文件等類別；采購(gòu)項(xiàng)目檔案可分為采購(gòu)計(jì)劃文件、招標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收文件及預(yù)結(jié)算文件等類別。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如工程建設(shè)項(xiàng)目編號(hào)可按照項(xiàng)目名稱、年份、檔案類別等進(jìn)行編制，采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)可按照采購(gòu)項(xiàng)目名稱、年份、檔案類別等進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂將檔案資料按照一定順序進(jìn)行排列，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的牢固和整齊。對(duì)于紙張較大或較多的檔案，可采用折疊等方式進(jìn)行整理后再裝訂。四、檔案的保管（一）保管期限1.預(yù)結(jié)算檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括：公司重要的預(yù)結(jié)算文件、涉及重大經(jīng)濟(jì)利益的項(xiàng)目檔案、具有歷史查考價(jià)值的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，包括：一般工程項(xiàng)目的預(yù)結(jié)算文件、重要采購(gòu)項(xiàng)目的檔案等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，包括：一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)的預(yù)結(jié)算檔案等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門共同研究決定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.建立檔案庫(kù)房管理制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)、借閱等進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒等措施。4.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱預(yù)結(jié)算檔案。涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用手續(xù)辦理1.查閱檔案查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱及編號(hào)等內(nèi)容。2.借閱檔案借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于涉及重要檔案的利用情況，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和監(jiān)督，確保檔案的安全和合理利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容已被其他更完整、更準(zhǔn)確的資料所替代，且原檔案不再具有參考價(jià)值的。3.檔案保管不善，已經(jīng)破損、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)或失去利用價(jià)值的。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交檔案鑒定小組，鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。3.鑒定小組對(duì)每一份檔案出具鑒定意見，確定檔案的存毀。對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)詳細(xì)注明銷毀原因和依據(jù)。4.檔案鑒定小組將鑒定結(jié)果報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行整理。2.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)